Курсовая с практикой на тему Методика и практика архивоведения

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИНЦИПОВ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИИ.. 4

1.1 Методика
организации архивоведения. 4

1.2 Принципы
организации документов архивов организации. 10

2 АНАЛИЗ
ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВОВЕДЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ЧЕЛЯБИНСКА.. 18

2.1
Характеристика организации архивного дела. 18

2.2
Организация документов в пределах архивов Администрации. 22

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ   31

Введение:

Актуальность выбранной
темы обусловлена низкой степенью ее изученности. Архивы и архивные документы,
сохраняемые ими, являются важной и неотъемлемой частью культурной памяти
общества и человеческого наследия. С древних времен архивное хранение выступало
в качестве одной из основных задач государственного управления. Устойчивая
государственность не была способна к существованию без письменности и документа
в качестве базы управления и права.

Для нормального
функционирования любой государственный аппарат и любая научная дисциплина
должны иметь особый механизм, где текущая документация могла быть сохранена. В
качестве научной дисциплины архивоведение возникло относительно недавно. Это
произошло на стыке государственно-правовой практики и исторической науки, частью
которых стало архивное дело. Архивные документы являются бесценным хранилищем
информации о прошлом, для настоящего и будущего. Они занимаются сохранностью
ответов на множество вопросов историков и современников.

Объект исследования – практика
архивоведения.

Предмет исследования –
документы в пределах архивов организации.

Цель работы – исследовать
методику и практику архивоведения.

Задачи:

— рассмотреть методику
организации архивоведения;

— описать принципы
организации документов архивов организации;

— рассмотреть
характеристику организации;

— описать организацию
документов в пределах Администрации г. Челябинска.

Методы исследования –
анализ, обобщение полученной информации.

Структура работы состоит
из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.

Заключение:

В результате проделанной
работы решены следующие задачи: рассмотрена методика
организации архивоведения; описаны принципы организации документов архивов
организации; рассмотрена характеристика организации; описана организация
документов в пределах архивов Администрации.

Используя жизненный цикл
записей, можно надлежащим образом определить, каким образом организация должна
управлять и систематизировать свои документы, улучшить ли используемую систему
или построить совершенно новую.

Наличие системы
электронного документооборота (СЭД) свидетельствует о внедрении технологий в
бизнес организации. Для предприятий, в том числе и малого бизнеса, важны
открытость и прозрачность хранящейся информации.

Технология электронного
документооборота, такая как СЭД, позволит сотрудникам предприятия открывать
доступ ко всей оптимально расположенной информации в соответствии с их уровнями
доступа пользователей.

Эта система должна
облегчить процесс передачи знаний от одного пользователя другому. Что,
безусловно, повысит возможности сотрудничества между пользователями системы,
улучшит работу персонала, поскольку работает с управлением информацией.

В случае, если сотрудники
предприятия должны его покинуть, новые сотрудники могут легко отслеживать все
необходимые документы и действия с ними через систему.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПРИНЦИПОВ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИИ 1.1 Методика организации
архивоведения Архив организации — это
комплекс мер по обеспечению временного хранения документов, которые уже не используются
в повседневной деятельности компании, но имеют важное значение[1].

Архив является:
структурным подразделением компании; системой, обеспечивающей длительную
сохранность бумажных и электронных документов; комплексом мер по
систематизации, хранению и дальнейшей передаче документов в госархивы. Архивное
хранилище может быть создано в подразделении, отвечающем за организацию
документооборота в компании, либо выделено в отдельную структурную единицу —
архив.

В небольших фирмах
формирование и функционирование архива может быть возложено на секретаря,
кадровика или бухгалтера. Начиная с бизнеса среднего размера целесообразно
вводить в штатное расписание отдельных сотрудников, которые будут заниматься
только архивом. Крупные компании, с разветвленной структурой и большим
количеством бизнес-направлений, могут выделять архив в отдельные подразделения.
Конкретные решения по организации архивов необходимо принимать исходя из объема
документооборота.

При организации архивного
хранения документации необходимо руководствоваться правилами, утвержденными
Минкультом еще в 2015 году (Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г.
№ 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных
документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и
организациях»). В первую очередь, архив необходимо обеспечить помещениями для
хранения и приема-выдачи документов, а также рабочим местом для архивариуса[2].

Начиная с самого первого
дня функционирования любой фирмы, в ее деятельности образуются различные
документы. Для их сортировки и хранения используют номенклатуру дел. По мере
надобности документы раскладываются по отдельным папкам — делам. После того, как
документация перестает использоваться в работе, ее передают в архив.

В обязательном порядке
архивируют документы с длительными (более десяти лет) сроками хранения.
Документация со сроками хранения менее десяти лет может оставаться в том
подразделении, где эти документы использовались в работе. Вместе с тем,
руководство компании, исходя из объема документации, может принять решение о
сдаче в архив и дел с короткими сроками хранения.

Архив организации не
хранится постоянно. Он является составной частью системы архивов. По мере
необходимости архивы компаний передаются в соответствующий госархив.
Принадлежность архива организации тому или иному госархиву устанавливается
нормативными актами местных органов власти. Документы передаются в госархив: по
окончании срока хранения; при ликвидации компании; по договору между компанией
и архивом. После того, как закончится срок хранения дела в архиве, проводится
его экспертиза.

Таким образом, для
хранения неиспользуемых в повседневной деятельности документов в организациях
создают архивы. Они предназначены для временного нахождения в них бумажных и
электронных документов. Компания должна обеспечить особые условия для
сохранности своих архивов. Это и повышенные меры противопожарной безопасности,
и поддержание определенных температурно-влажностных условий, и определенный
учет [1] Сокова, А. Н. Архивы и управление
документацией за рубежом: основные проблемы. Аналитический обзор / А. Н.
Сокова. — М.: Зарубежиздат, 2018. – С. 56. [2] Кузнецова Т. В. Документооборот и
его анализ // Секретарское дело. – 2017. – № 3. – С. 12.