Курсовая с практикой на тему Критерии отбора документов с повторяющейся информацией

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ», ЕГО ФУНКЦИИ РОЛЬ НА ПРЕДПРИЯТИИ 5

1.1. Сущность понятия «документ» и его функции 5

1.2. Сущность документов с повторяющейся информацией 13

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КРИТЕРИЕВ ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ С ПОВТОРЯЮЩЕЙСЯ ИНФОРМАЦИЕЙ 17

2.1. Закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией 17

2.2. Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение 21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 33

Введение:

Актуальность работы. В современное время, чтобы повысить эффективность управления в социальной сфере нужно совершенствовать работы с документами, ведь принимая решение, которое затрагивает все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалисты обязаны опираться на служебный документ, на информацию.

Организация работы с документами влияет на эффективность работы аппарата управления, организацию и условия труда работников. От того, как целесообразно и профессионально ведется документация, зависят успехи управленческой деятельности любой организации. В процессе любого предприятия создаются огромные массивы документов. Они считаются неотъемлемой частью любой организации, ведь считаются основным носителем информации, они обеспечивают решение вопросов как финансовой деятельности, так и правового статус.

Специалисты Запада ориентируются на ликвидирование организационного и технологического разрыва между ведомственным хранением документов и делопроизводством, а в России есть собственные сложившиеся исторически традиции в сфере работы с документацией. Именно этим обусловлена актуальность выбранной темы и важность изучения проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства, с целью оценки и анализа достигнутого уровня для решения вопросов о путях и возможности применения ключевых методов и принципов управления документацией.

Объект исследования – отбор документов с повторяющейся информацией.

Предмет исследования – критерии отбора документов с повторяющейся информацией.

Цель исследования – изучить основные критерии отбора документов с повторяющейся информацией

Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда взаимосвязанных задач:

1. Раскрыть сущность понятия «документ»;

2. определить основные функции документа;

3. рассмотреть сущность документов с повторяющейся информацией;

4. выявить закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией;

5. проанализировать основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на постоянное хранение.

Методы исследования. Анализ и обобщение научной и методической литературы по проблеме исследования.

Методологической основой для исследования послужили научные труды известных отечественных и зарубежных исследователей, а именно труды по делопроизводству авторов Абрамкина В.А., Березиной Н.М., Воронцовой Е.П., Лысенко Л.М., Кирсановой М.В. Кондратьевой Т.Н., Панфиловой Т.А., Кузнецовой Т.В. и труды по архивоведению авторов Вовкотруба О.В., Фионовой Л.Р. и др.

Обзор источников и литературы. При написании работы были использованы учебные пособия, статьи и научные исследования, авторы которых рассматривают вопросы выбранной нами темы, а именно работы Абрамкина В.А. «Основы делопроизводства», Березиной Н.М., Воронцовой Е.П., Лысенко Л.М. «Современное делопроизводство», Кузнецовой Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», труды Закарян М. Р. «Введение в общую теорию систем документации», Грицына А.А «Основные понятия о документах», а также ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125‐ФЗ (ред. от 18.06.2017), которые регламентируют деятельность каждой организации.

Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение и список используемой литературы.

Заключение:

Таким образом, главным для пополнения Архивного фонда Российской Федерации документной информацией явилось изучение проблемы повторения информации.

Архивоведение всегда опиралось на представления о ценностных приоритетах, сложившихся в обществе, постоянно корректируемых, но сохраняющих базовое начало — ценность документов, содержащих сведения о жизни общества во всех ее проявлениях.

С 20-х гг. XX в. архивисты, документоведы, источниковеды, историки разрабатывали признаки определения этой ценности. В их числе были и понятия о дублетных документах, затем о поглощенности содержания документа Представление о ценности документов получило общенаучную основу с применением положений информатики, в то же время проявилась и специфика архивного характера. Именно архивного, с учетом целей и задач архивов в системе органов государственного управления.

Представления о видах и формах повторения информации — прямое проявление этого, основанное на общих положениях о «свертыванииразвертывании» информации, ее передаче во времени и пространстве. Обратимся к базовым положениям: простой вид повторения (формальное повторение информации), сложный вид повторения (аналити-косинтетическая переработка информации).

По сути дела это уже деление документов на два класса (ценные и малоценные документы), так как повторяющиеся явления, в нашем случае документы, относятся к менее ценным, а переработка информации ведет к новому качеству, то есть повышает ценность документа.

Тоже и с формами повторения информации, где дублетность, цитирование, изложение — та же информация, суммирование, обобщение, вариантность — уже переход к новой информации.

Архивисты говорили и о характере повторения информации: внутри фонда, внутри ведомства и между ведомствами, в каждом из которых имеют место те же виды и формы повторения, а следовательно тот же качественный уровень информации

Архивоведение пока не ставит вопрос о повторяемости документной информации в свете электронных документов.

Однако хотелось бы обратить внимание на то обстоятельство, что применение ЭВТ, а следовательно электронных документов ставит архивистов перед проблемой соотношения первичной и вторичной информации. Возможность получения сводных документов из первичных документов, их всевозможные комбинации в рамках определенных программ — не новость. Но это обстоятельство изменяет отношение архивов к первичным документам с точки зрения отбора, что не является отказом от сводных документов, если они уже существуют.

На наш взгляд, проблема состоит в определении баз данных (БД), заслуживающих постоянного хранения. Из известных в настоящее время массивов первичных данных в электронных формах часть относится к конфиденциальной информации или информации, составляющей коммерческую тайну. Следовательно, может быть ограничен не только доступ к документам, но и прием на хранение в архивы документов. Решение, на наш взгляд, будет приниматься на основе совместного обсуждения государственными исполнительными органами разного профиля, в том числе Росархивом.

Вопрос повторения документной информации в цепочке: информация-запись-информация сложен при отборе записей тем, что запись не имеет соответствующих реквизитов оформления, позволяющих ее идентифицировать. Число таких записей все более расширяется как в системе управления, так и в жизни граждан, то есть в комплексах документов личного происхождения. В последних, на наш взгляд, будет трудно определить источники информации и ее подлинность, так как «скачивание» информации с разных сайтов стало реальностью.

Фонды личного происхождения — наглядный пример проявления повторения информации в различных видах и категориях документов. Однако следует четко разграничить проблему (ее проявление) применительно к фондам публичных и рядовых граждан, а также к фондам прошлых лет и современного периода.

Интересен с этой точки зрения и аспект приема в архивы вещественных памятников, особенно в свете их уникальности.

Если подводить итог всему сказанному, то видно, что в современный период времени не все проблемы решены, многие из них как бы раскрыли новые грани, или у нас появилось новое видение того или иного аспекта вопроса.

Ясно, что теория ценности изначально имела в своей основе положения повторения документной информации. Ясно, что усложнение информационного мира или наших представлений о нем не ведет к кардинальному пересмотру сложившихся положений отбора документов, но делает проблему многограннее.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ», ЕГО ФУНКЦИИ РОЛЬ НА ПРЕДПРИЯТИИ

1.1. Сущность понятия «документ» и его функции

Успех каждых начинаний в какой-нибудь сфере деятельности зависит от большинства факторов. В их число входит умение нужным образом предоставить информацию в письменном виде, т. е. верно оформить и документ составить. Но это только одна из проблем, которые возникают перед каждой организацией, учреждением, заведением, предприятием при работе с документацией.

В каждодневной практической деятельности им приходится решить большое количество вопросов, которые связаны с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, определением срока хранения, формированием документов в дела, передачей в архив или уничтожением и пр.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, удостоверение, свидетельство) является материальным объектом с информацией, которая закреплена созданным людьми способом, для ее передачи в пространстве и времени .

Документ – 1. Деловая бумага, которая подтверждает какой-либо факт либо право на что-либо. Расходные документы. Проездной документ – 2. То, что официально удостоверяет личность предъявителя (паспорт и т.д.). Проверка документов. Предъявить свой документ. – 3. Письменное свидетельство о чем-либо. Древнерусские грамоты являются историческими документами .

Документ – (от лат. documentum – свидетельство) является материальным носителем записи (бумага, кино- и фотопленка, перфокарта, магнитная лента, и т.д.) зафиксированной на нем информацией, которая предназначена для ее передачи в пространстве и времени. Документы способны содержать тексты, звуки, изображения и т.п. В узком понимании документом является деловая бумага, которая юридически подтверждает какой-нибудь факт либо право на что-нибудь .

Документ, который создан предприятием либо должностными лицами и оформлен в установленном порядке, имеет название – официальный (управленческий)

В состав любого документа входят некоторые элементы (реквизиты): текст, названия вида, автор, адресат, дата, подпись и пр. Главный реквизит –это текст, т.е. «речевая информация, которая зафиксирована любым типом (методом/способом) письма или всевозможной звукозаписывающей системой».

Все документы классифицируются по разнообразным признакам. В первую очередь, документы можно разделять на типы по времени возникновения. В тоже время, документация любого исторического периода разделяется по происхождению на: внутреннюю и внешнюю, служебную (официальную) и личную.

По сложности содержания, которое отражено в документах, они разделяются на простые и сложные, по воспроизведению – на подлинники (оригиналы) и копии. Главной считается типология документов по видам и разновидностям. Видом является определение, которое употребляется для обозначения группы документов одного названия, к примеру, записка, приказ, акт.

Разновидность документации детализирует понятие «вид», уточняет характер деятельности, которая документирована этим видом, к примеру докладная записка, служебная записка, пояснительная, объяснительная записка.

В состав организационно-распорядительных документов входят :

– организационные документы (устав организации, должностная инструкция работнику, положение о структурном подразделении организации, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, структура и штатная численность, положение об организации);

– распорядительные документы (постановление, решение, указание, распоряжение, приказ);

– справочно-информационные документы (справка, объяснительная и докладная записка, акт, протокол, письмо, телефонограмма, телеграмма и пр.).

Из выше сказанного сведений можно резюмировать наиболее точное понятие, что является документом. Документ – это информация, которая записана любым способом на любом материале, которая издана либо получена любым юридическим либо физическим лицом в любой либо специализированной организации для использования в своей деятельности. Итак, понятия документ, делопроизводство, информация, управление, имеют тесную органическую связь.

Понятие «документ» (от лат. «documentum – свидетельство или доказательство. Данным словом обозначаются любые письменные источники, которые необходимым образом оформлены и потому носят юридическую силу .

В толковых словарях предлагаются разнообразные определения понятия «документ», которые подчеркивают разнообразные аспекты данного понятия: «Письменное официальное удостоверение, которое свидетельствует о личности предъявителей»; «Исторические документы – записки, хроники, летописи, и т.д., которые свидетельствуют о каких-нибудь исторических событиях, эпохах, лицах и т.д.»; «Вещественное доказательство; остаток старины, который является историческим материалом» .

При развитии научно-технической информации, вычислительной техники, когда появлялись новейшие формы документов, стали создаваться архивы перфолент, перфокарт и магнитных лент, фото-, кино-, фонодокументов, термин «документ» наполнялся новейшим смыслом. В это время, документальной считали и всю печатную, опубликованную информацию – брошюры, журналы, книги, и т.п.