Курсовая с практикой на тему Контроль исполнения документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. Теоретические основы организации контроля за исполнением документов 5

1.1 Общие понятия контроля за исполнением документов 5

1.2 Виды контроля за исполнением документов 8

1.3 Сроки исполнения документов 12

ГЛАВА 2. Исследование организационной части контроля за исполнением документов Министерства иностранных дел 16

2.1 Общая характеристика Министерства иностранных дел 16

2.2 Анализ и препятствия в организации контроля за исполнением документов Министерства иностранных дел 23

ГЛАВА 3. Электронное правительство как метод усовершенствования контроля за исполнением документов Министерства иностранных дел 27

3.1 Общие сведения традиционной «бумажной» технологии и формы организационной деятельности контроля за исполнением документов государственной власти «электронное правительство» 27

3.2 Усовершенствование контроля за исполнением документов посредством использования инновационного метода «электронное правительство» в рамках Министерства иностранных дел 33

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 39

ПРИЛОЖЕНИЕ 43

Введение:

Актуальность рассматриваемого вопроса связана с тем, что в настоящее время для большинства российских государственных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы делопроизводства, несмотря на то, что рациональное и хорошо организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение руководства организации, может значительно повысить эффективность работы. Чаще всего при централизованной подготовке делопроизводственных документов используют специальную технику, которая в условиях несовершенства автоматизированной системы позволяет обобщать различные виды информации, фиксируя при этом все факты, подлежащие документальному оформлению.

Контроль за исполнением документов и решений является одной из важнейших функций, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Основная задача контроля – корректное определение и выявление причин недостатков и препятствий, мешающих достижению поставленных целей. Контроль за исполнением документов также включает борьбу с бюрократизмом, возложение на соответствующие органы ответственности обязанностей по надлежащему осуществлению процесса принятия решений.

Контроль за исполнением документов и решений является одной из важнейших функций государственной власти, и проведение такой работы является одним из важнейших условий обеспечения эффективного управления и взаимодействия всех звеньев системы, в которой обеспечивается государственный контроль за исполнением документов и решений. Сложность этой деятельности в том, что в современных условиях осуществляется множество противоречивых действий и решений. Объем ответственности и ответственность должностных лиц за принятие решений крайне велики.

Как правило, основная проблема, которая приводит компании к необходимости автоматизации контроля за исполнением документов, связана со стремительным ростом компании, когда важно сохранять контроль над процессами. Зачастую необходимо внедрять систему контроля производительности из-за постоянных задержек в исполнении исполнительных распоряжений или запросов клиентов, и выяснить, а тем более исключить причину задержек непросто. Однако отсутствие в организации такой системы и общая неясность ситуации могут быть оправданы только при условии получения как можно более полных знаний о принципах, технологии и эффективности автоматизированных процедур управления, что приводит к разработке новой системы контроля, которую потом внедряют.

Объект исследования: исполнение документов в органах государственного управления

Предмет исследования: контроль исполнения документов

Цель исследования: изучить особенности контроля исполнения документов

Основные задачи исследования:

— рассмотреть теоретические основы организации контроля за исполнением документов;

— исследовать организационную часть контроля за исполнением документов Министерства иностранных дел;

— проанализировать специфику «электронного правительства» как метод усовершенствования контроля за исполнением документов Министерства иностранных дел.

Заключение:

Контроль исполнения — это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов своевременного исполнения контролируемых документов. Принято различать два вида контроля – контроль действий и контроль местонахождения документов: контроль действий, а также контроль местоположения направлены на обеспечение контроля за выдачей документов, их передачей между сотрудниками, возвратом документов на место их нахождения или хранения, а также как «их удаление из системы управления документами для уничтожения или для передачи другой уполномоченной третьей организации, включая архивные органы, для дальнейшего хранения.

Главный критерий контроля — эффективность. Персональные компьютеры используются для повышения эффективности оформления документов. Эта автоматизированная информационная система контроля исполнения документов позволяет определять более надежные результаты и эффективность контроля, повышая эффективность контроля исполнения документов.

Сроки оформления документа могут быть стандартными и индивидуальными.

Стандартные сроки его реализации устанавливаются законами и нормативными актами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при принятии решения. В то же время при определении индивидуального срока исполнения того или иного документа руководитель может руководствоваться «лучшими практиками» – примерными сроками исполнения основных видов документов.

Доказано, что автоматизированный контроль исполнения документов помогает сотрудникам в трудоемких процедурах: отслеживание карточек, контроль времени, отправка напоминаний, ведение журнала, установка и снятие документа с контроля. Но все же эта система не может полностью заменить сотрудников, но она помогает значительно облегчить их работу, а также способствует повышению эффективности контроля за исполнением документов.

С момента внедрения автоматизированных систем в управлении документационного обеспечения работа в Министерстве иностранных дел Российской Федерации стала намного проще, что экономит время, трудозатраты и деньги. Использование «Электронного правительства» позволяет выполнять следующие задачи:

— подготовка документов в соответствии с персональными и общими шаблонами, созданными пользователем, утверждение и передача документов для регистрации;

— планирование, подготовка и организация совещаний, а также контроль за выполнением принятых решений;

— подготовка инструкций, резолюций для всех типов документов и возможность записи ответов на них;

— сканирование большого количества документов, создание и ведение электронных архивов документов и др.

При использовании «электронного правительства» в контроле исполнения документов ожидаются следующие результаты: выход на новый уровень регламентации исполнения, повышение управляемости, совершенствование процессов в Министерстве иностранных дел Российской Федерации.

Процедура контроля за исполнением документов и принятых решений связана с выполнением одной из основных задач управления и направлена на содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений Министерства иностранных дел Российской Федерации. Российская Федерация.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. Теоретические основы организации контроля за исполнением документов

1.1 Общие понятия контроля за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и решений является одной из важнейших функций менеджмента, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

При проверке оформления документов можно выделить:

— контроль за содержанием решения вопроса, исполнением поручения;

— контроль сроков выполнения поставленной задачи .

Контроль за содержанием выпуска осуществляется руководителем (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченным лицом. Контроль, по сути, это оценка того, насколько правильно, успешно и полностью решена проблема .

Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

— отслеживание хода и регистрация фактического выполнения входящих, исходящих и внутренних документов достаточной важности, записанных инструкций руководства;

— обобщение информации, полученной в ходе мониторинга процесса и результатов его реализации, предоставление этой информации руководству в удобной формализованной форме;

— разработка предложений по ускорению документооборота и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за оформлением документов может быть возложен на сотрудника, не входящего в штат службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке административных документов, когда контроль за ее выполнением может быть возложен на одного из сотрудников или взят на себя руководителем. Но централизация контроля за исполнением документов в то же время является важным фактором его эффективной формулировки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

— подготовка контрольных документов;

— проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

— предварительный мониторинг и контроль за ходом реализации;

— снятие документов с контроля;

— учет и обобщение результатов контроля за исполнением документов.

Начало контрольных операций, то есть постановки документов на контроль, совпадает с моментом регистрации документов, полученных или произведенных в организации. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ включен в список документов со стандартными сроками, он имеет право поставить его под контроль сразу после регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками подачи берутся под контроль после рассмотрения руководителем, который устанавливает конкретный срок в своем решении.

Во время декларирования документа для проверки в верхнем поле ставится галочка. Такая же отметка должна быть проставлена на регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с того момента, как оно находится под контролем, после чего документ должен быть передан исполнителю. В то же время желательно, чтобы контрольная группа или сотрудник, ответственный за контроль, проверяли, своевременно ли документ доставлен конкретному подрядчику .

В период оформления документа должны проводиться предварительные проверки и регулирование хода его исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Исполнители несут ответственность за точность предоставленной информации.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае служба контроля готовит письменные напоминания. Они могут быть посвящены конкретной задаче, а также отдельному документу или исполнителю. Также можно готовить и отправлять напоминания с информацией о документах, которые находятся в одном или нескольких структурных подразделениях .

Сроки проведения предварительных проверок хода оформления документов должны быть установлены в регламенте организации (или, в противном случае, в инструкциях по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляется руководителем, установившим контроль, или от его имени службой или уведомлением, снятие документа с контроля оформляется с отметкой об исполнении документа и ссылкой на дело. Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического исполнения поручений по существу, документального подтверждения исполнения и доведения результатов до заинтересованных организаций и лиц, или если в материалах, представленных по исполнению, не даны дополнительные указания и материалы не возвращены на рассмотрение. Передача исполнительных документов другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если служба контроля обнаружит, что содержание, форма и порядок исполнения не соответствуют задаче, она должна иметь право вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны приниматься во внимание и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, информация о состоянии исполнительской дисциплины обобщается ежемесячно и представляется в виде сводок со структурой, установленной в организации.

По результатам анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению оформления документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.