Курсовая с практикой на тему Электронный документ: история возникновений, особенности правового регулирования и использования в Российской Федерации

Содержание:

Оглавление
Введение. 3
1 Теоретические аспекты
и значение электронного документа. 6
1.1 Понятие электронного
документа. 6
1.2 Виды электронных
документов. Преимущества и недостатки электронных документов. 11
2 Современное состояние
документооборота на предприятии. 23
2.1 Характеристика
предприятия и основные показатели его деятельности. 23
2.2 Анализ действующей
системы документооборота. 25
2.3 Предложения по
совершенствованию системы документооборота. 32
Заключение. 39
Список использованных источников и литературы.. 42
Приложение. 46

Введение:

Актуальность
темы исследования определяется следующими положениями. Документ является
основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов
предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и
вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка
зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления
предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление
документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной
информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.
Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего,
потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом
предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или
поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения
значительных объемов информации.

Сегодня
электронные документы приобретают все большее значение. С электронными
материалами гораздо проще и удобнее работать: нет бумажной волокиты,
существенно облегчается поиск документов посредством применения электронной
базы данных. И всё более актуальным становится вопрос о переходе от технологии
традиционной, бумажной – к электронной.

На
современном этапе развития делопроизводства важно правильно выявить особенности
работы с электронными документами, их создания, хранения и защиты. Актуальность темы исследования
объясняется и тем, что применение современных информационных технологий имеет
важное значение для:

—
оптимизации внутренних процессов организации;

—
оперативного доведения информации до исполнителей;

—
улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе
работы с документами;

—
 контроля исполнения документов и
поручений;

—
поиска информации и определения стадии исполнения документов и их
местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и
качественному решению вопросов, которым посвящены документы.

Объектом
исследования является электронный документ.

Предметом
исследования выступают теоретические вопросы электронного документа – понятие,
сущность, структура, связь с электронным документооборотом на примере ООО
«Вектор».

Цель
работы – исследование существующей системы документооборота на предприятии ООО
«Вектор».

Задачи
исследования:

1.
Рассмотреть теоретические основы электронного документа.

2.
Провести анализ современного состояния документооборота на предприятии.

3.
Разработать рекомендации по совершенствованию системы документооборота на
предприятии.

Источниковая
база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам
информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства.

Также
затронута тема особенностей работы с электронными документами в работах М.С.
Агафоновой, Н.Н. Анодиной, Л.Н. Демидова, 
Л.И. Зининой, М.В. Ларина, Ю.Н. Столярова и др.

В
ходе исследования применялись метод изучения нормативной документации, метод
описания, метод сравнения, классифицирование, метод логического анализа.

Структура
исследования. Исследование состоит из введения, двух глав, заключения, списка
использованных источников и литературы.

В
первой главе «Теоретические аспекты и значение электронного документа» рассмотрены
понятие электронного документа, виды электронных документов, преимущества и
недостатки электронных документов.

Во
второй главе «Современное состояние электронного документооборота на
предприятии» представлена характеристика предприятия, проведен анализ организации
действующей системы документооборота, представлены предложения по
совершенствованию системы документооборота.

Заключение:

Заключение

Федеральное
законодательство понятие электронного документа определяет как документированную
информацию, которая представлена в электронной форме – в виде, который пригоден
для восприятия человеком с применением электронных вычислительных машин, а
также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям, обработки в информационных
системах. Из данного определения можно выделить функцию электронного документа
как средства фиксации информации.

Свойства
электронных документов значительно отличаются от свойств документов на бумажных
носителях:

–
аутентичность;

–
достоверность;

–
целостность;

–
пригодность для использования.

В
документы, записанные в электронной форме, можно вносить изменения. Их можно
редактировать, переформатировать, соединять с другими документами.

В
широком смысле электронные документы делятся на формализованные и
неформализованные. Для этих определений важен тип (сила) электронной подписи,
используемой для их подписания.

К
первой категории относятся бумаги, которые направляются в ФНС, суд и другие
государственные органы.

Документы
второй группы, которые используются в межкорпоративном документообороте,
составляются в условно-произвольной форме.

Электронные
документы существенно отличаются от своих традиционных аналогов невозможностью
непосредственного восприятия документированной информации человеком,
отсутствием жесткой привязки к конкретному материальному носителю,
существованием в виде множества взаимосвязанных представлений (реализаций),
неприменимостью понятия оригинала (копии, дубликата), иным физическим
расположением элементов (содержания, контекста и структуры), и, наконец, особой
ролью метаданных.

В
отличие от традиционного для делопроизводства понятия «реквизит» метаданные
предполагают не только идентификацию электронного документа, но и отражение его
внешних и внутренних связей, а также контекста создания, получения и
использования для обеспечения аутентичности и достоверности документа.

Использование
электронных документов, с одной стороны, — удобное и современное средство
документирования, но с другой – имеет и ряд серьёзных недостатков.

Преимущество
электронной документации перед привычными бумажными носителями – лёгкость её
хранения: вместо отдельных помещений для архивов могут использоваться один–два
компьютера с подходящим для этого объёмом памяти или набор дисков.

Негативная
сторона такого архивирования – ненадёжность, бренность таких носителей
информации и, следовательно, большая вероятность потери сразу значительного
объёма данных.

Важнейшую
роль для улучшения работы компании составляют системы электронного
документооборота (СЭД).

Современные
системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов
автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки
бизнес-процессов. Все больше компаний отдают предпочтение в пользу электронного
документооборота. Однако к процессу внедрения СЭД стоит подходить со всей
ответственностью, как и к внедрению любой информационной системы, тщательно
анализируя объект внедрения, подбирая подходящую систему.

Подробно
изучив характеристику компании ООО «Вектор», организационно-методические
документы, имеющиеся в ней, автор приходит к следующим выводам.

Вторая
глава была посвящена детальному изучению объекта исследования – предприятию ООО
«Вектор». Организационно-финансовый анализ позволил сделать вывод, что
предприятие относится к малому бизнесу, но показывает неплохие экономические
результаты.

Согласно
нами проведенному исследованию были выявлены проблемы, связанные с
недостаточной оптимизацией документооборота организации ООО «Вектор». Было
выявлено, что за последний год зарегистрировано 194 входящей корреспонденции и 384
исходящей в электронном виде. Большинство архивов и документов передается и
хранится в бумажном виде, а программы по работе с электронными ресурсами не
всегда оптимизированы и связаны между собой. Вследствие этого, было решено
провести подбор и настройку программного обеспечения для решения выявленных
проблем.

Для
устранения выявленных и описанных проблем в ООО «Вектор» было выбрано следующее
решение – внедрение системы электронного документооборота.

Выдвинуты
требования к системе, определена подходящая система электронного
документооборота и проведена экономическая оценка предложенных мероприятий.

По
результатам расчетов, после внедрения СЭД показатели эффективности при работе с
документами возрастут на 73%. Данный результат полностью соответствует
поставленным в этой работе целям. Помимо точных результатов, также стоит
отметить повышение уровня коммуникации между сотрудниками разных отделов, что
позволит работать над совместными процессами более эффективно.

Внедрение
системы электронного документооборота позволяет сделать процессы в организации
более прозрачными, что в конечном итоге дает возможность руководителям
эффективнее контролировать процессы организации и своих сотрудников в
частности.

Таким
образом, все задачи, поставленные в данной работе, выполнены.

Фрагмент текста работы:

1 Теоретические аспекты и значение электронного документа

1.1 Понятие электронного документа

Переход
к электронному делопроизводству привел к росту его понятийного аппарата, а также
потребовал уточнения содержания новых понятий, которые получили распространение,
как в нормативных документах, так и в практике управленческой: электронный
документ, электронное делопроизводство, электронный документооборот, оцифрование,
электронный вид документа.

Понятие
документа закрепляет Федеральный Закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном
экземпляре документов». Так, документ – материальный носитель, который содержит
текстовую, графическую, аудио- или видеоинформацию, а также реквизиты
владельца, предназначенную для передачи, хранения и использования физическими и
юридическими лицами[1].

Соответственно,
с точки зрения закона бумажные и электронные документы практически не
отличаются, только электронный формат подразумевает хранение информации на
CD-дисках, FLASH- или USВ-накопителях, винчестерах, а бумажный, соответственно,
на бумаге. Но это не значит, что электронный и бумажный документ –
тождественные понятия.

Термин
электронного документа дан в Федеральном законе от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, электронный
документ – это информация, изначально созданная и представленная в электронном
виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других
электронно-вычислительных систем[2].

Таким образом, Федеральное
законодательство понятие электронного документа определяет как документированную
информацию, которая [1]Федеральный Закон «Об обязательном экземпляре документов» от
29.12.1994 № 77-ФЗ [Электронный
ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (Дата обращения
17.01.2020); [2]Федеральный закон
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006
г. №149-ФЗ ФЗ [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (Дата обращения
17.01.2020);