Курсовая с практикой на тему Экономическое обоснование разработки автоматизированного системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже

Содержание:

Введение 3

1. Актуальность разработки автоматизированной системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже 5

2. Расчет основных экономических показателей 9

2.1. Расчет стоимости комплекта основного и периферийного оборудования 9

2.2. Расчет трудоемкости разработки 10

2.3. Расчет сметы затрат на создание разработки 14

2.4. Расчет себестоимости разработки 14

3. Производственные риски и их оптимизация 19

4. Информационная безопасность 23

5. Сопровождение и продвижение программного продукта 28

Заключение 38

Список использованных источников 40

Введение:

Актуальность темы работы обусловлена тем, что в последнее время в сфере документационного обеспечения произошли значительные изменения в условиях стремительного развития электронных технологий. Внедрение вычислительных систем в оформление и обработку документов в процессе деятельности учреждений, организаций, требуют переноса информации с бумажных носителей на электронные носители.

Особенностью бумажного документа является его привязка к материальному носителю. В случае уничтожения носителя – теряется и непосредственно документ. Электронный документ не привязан к носителю. Оригинал и копия электронного документа неразличимы – они могут существовать на многих носителях и являться одним и тем же документом. Для обеспечения достоверности, физической и информационной целостности документов такого типа следует принимать специальные меры по защите и разграничению доступа.

Целью работы является экономическое обоснование разработки автоматизированного системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже.

Задачи:

 Изучить актуальность разработки автоматизированной системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже;

 Рассчитать основные экономические показатели экономического обоснования разработки автоматизированного системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже;

 Исследовать производственные риски и информационную безопасность автоматизированной системы;

 Изучить способы продвижения автоматизированной системы.

Предметом работы являются процессы и расчет экономического обоснования автоматизированной системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже.

Объектом работы является экономическое обоснование разработки автоматизированного системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже.

Работа состоит из введения, пяти глав, заключения и списка использованных источников.

Заключение:

Информационное обеспечение (ИО) представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в АИС. Оно включает в себя совокупность показателей, справочных данных, классификаторов и кодификаторов информации, унифицированные системы документации, специально организованные для массового обслуживания, массивы информации на соответствующих носителях.

При проектировании ИО необходимо основываться на основных принципах создания АИС: системности, развития, совместимости, стандартизации и унификации, эффективности.

Принципы дополняются не менее важными организационно-технологическими, без которых невозможна разработка новых информационных технологий.

В проекте проанализирована работа и изучена документация колледжа в сфере приёма абитуриентов и дальнейший контроль, и учета успеваемости соискателей, зачисленных в число студентов. Результатом анализа является составление функциональной модели учебного заведения. Так же были изучены аналоги информационной системы, представленные на рынке. Аналоги не отвечали требованиям и специфике конкретного колледжа. Поэтому появилась необходимость разработки индивидуального проекта. В проекте представлены диаграммы вариантов использования системы. Разработан простой и понятный дизайн интерфейса информационной системы с учетом медицинских рекомендаций при работе с дисплеем.

Предусмотрена идентификация пользователей информационной системы. Для верности выбранной стратегии в разработке произведено экономическое обоснование проекта. Бюджет разработки с учетом внедрения и последующей эксплуатации составил 125587,19 рублей, что выше стоимости типовых аналогов – 112800 рублей. Но в силу отдаленности региона понадобятся дополнительные расходы для внедрения типового проекта (перелет представителей фирмы, проживание, питание). Расчет организационной эффективности показывает увеличение приблизительно в 3,5 разработки от эффективности аналога.

Фрагмент текста работы:

1. Актуальность разработки автоматизированной системы контроля и учета входящей корреспонденции в колледже

Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.

Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может: по почте, курьерской, фельдъегерской доставкой, при помощи электронных средств связи, как голосовое сообщение по телефону, телеграфом.

Все входящие и исходящие документы обязательно регистрируют, поэтому входящие документы имеют два регистрационных номера — сначала документ регистрирует организация-отправитель как исходящий, затем — организация-адресат как входящий.

Существуют следующие виды входящих документов:

Информационно-справочные материалы, в том числе:

— законы,

— указы,

— постановления.

Распорядительные документы, среди которых:

— инструкции,

— рекомендации,

— решения,

— указания,

— распоряжения,

— поручения,

— приказы.

Письма, в том числе сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, с предложениями и запросами.

Договоры и акты.

Доверенности.

Подтверждающие оплату документы.

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи. Все виды отчетности. Обращения организаций и граждан, депутатские запросы и обращения, ходатайства, коллективные обращения. Жалобы и обращения от физических лиц.

Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывается входящая и исходящая корреспонденция организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте. В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать.

Приём входящей корреспонденции осуществляется по правилам: Входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично» также не вскрывают.

После регистрации их передают в руки адресатам. Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают.

Его нужно подколоть к документу. Если на документе стоит пометка «Срочное», на нем проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю. Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись.

На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.

Основной принцип, в соответствии с которым производится регистрация входящих документов — однократность. Все поступающие документы регистрируются в день поступления.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, уникальный номер регистрации — часть реквизита № 27 «Отметка о поступлении документа». Кроме регистрационного номера реквизит включает дату поступления. Место расположения реквизита № 27 — нижний правый угол лицевой стороны первого листа документа.

Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Для сокращения времени регистрации входящих документов на крупных предприятиях часто используется печать входящих документов — специальный штамп входящей корреспонденции. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

Входящие документы, которые не регистрируют:

— рекламные буклеты и коммерческие предложения;

— приглашения на выставки и презентации;

— поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы;

— документация по материально-техническому обеспечению;