Курсовая с практикой на тему Документооборот, организация, хранение личных дел обучающихся на примере учебной части «Уральского железнодорожного техникума».

Содержание:

Введение 3
Глава 1. Теоретические аспекты формирования документооборота образовательной организации 5
1.1. Документооборот образовательной организации 5
1.2. Личное дело учащегося 7
Глава 2. Личные дела обучающихся учебной части «Уральского железнодорожного техникума» 12
2.1. Принципы заполнения и хранения личных дел обучающихся 12
2.2. Совершенствование процесса документооборота 17
Заключение 26
Список литературы 28

Введение:

Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Личное дело студента служит показателем успешности преодоления им всех этапов школьного учебно-воспитательного процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, образовательных достижений и воспитательных проблем. Перечень документов личных дел учащихся образовательного учреждения российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник образовательного учреждения вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.
Объект исследования – документооборот образовательной организации.
Предмет исследования — документооборот, организация, хранение личных дел обучающихся на примере учебной части «Уральского железнодорожного техникума»
Целью данной работы является анализ организации документооборота, организации, хранения личных дел обучающихся на примере учебной части «Уральского железнодорожного техникума».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
— Документооборот образовательной организации.
— Личное дело учащегося.
— Принципы заполнения и хранения личных дел обучающихся.
— Совершенствование процесса документооборота.
Структура работы представлена введением, двумя главами, заключением и списком использованных источников литературы.

Заключение:

Формирование и ведение личных дел образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для всех студентов.
В образовательных организациях личные дела формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным студента, может служить основанием для привлечения к ответственности.
Принимая решение о необходимости ведения личных дел, директор образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных студентов.
Правовым основанием ведения личного дела студента образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт. Это может быть положение или порядок ведения личного дела студента образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.
При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 Федерального Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа образовательной организации.
Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно введение электронного формирования личного дела студента.
В личном деле целесообразно консолидировать следующие документы:
— согласие на обработку персональных данных;
— документ, подтверждающий факт ознакомления с локальными нормативными актами;
— копию приказа о зачислении;
— документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
— итоги аттестации (действующей).
Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если студент дал согласие на хранение и обработку информации о себе, образовательное учреждение вправе хранить копии документов в личном деле студента.

Фрагмент текста работы:

Теоретические аспекты формирования документооборота образовательной организации

1.1. Документооборот образовательной организации

Образовательные организации начинают свою деятельность с организации нормативно-правовой базы. Именно документацию организации проверяют в первую очередь. Сегодня образовательную деятельность контролирует не только Рособрнадзор, но и прокуратура, и финансовые органы.
Нормативные акты, регулирующие документооборот в образовательной организации
На федеральном уровне интерес для профессиональной образовательной организации представляют акты Правительства РФ и акты Минобрнауки – то, чем руководствуются учреждения СПО при разработке локальных нормативных актов.
С 2018 года начинает действовать новый стандарт ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», но эксперт считает, что готовиться к изменениям нужно уже сейчас[7].
Главное, насколько системно и своевременно обновляется ваша документация, насколько грамотно она составлена, насколько руководитель защитил себя опорными точками, в том числе и переданными полномочиями. В организации должен быть назначен юрист или другой человек, который будет нести ответственность за обновление нормативной базы.
Без знания вышеописанной документации, регламентирующей образовательную деятельность, в локальных документах могут обнаруживаться некоторые «фантазии. Они не соотносятся с региональными и федеральными пакетами документов. Расширять свои полномочия мы не можем, поскольку они чётко оговорены и прописаны уставной деятельностью.
Состав документов образовательной организации определяется[3]:
— её компетенцией и функциями;
— кругом управленческих действий;
— порядком разрешения вопросов (единоначальным или коллегиальным);
— характером взаимодействия между образовательной организацией и другими организациями.
Образовательная организация принимает организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются административные решения. Эти документы подразделяются на группы[12]:
— организационные – устав, положения, инструкции;
— распорядительные – приказы, распоряжения, решения;
— информационно-справочные – акты, справки, письма, докладные, протоколы.
В уставе образовательной организации указывают:
— полное наименование организации;
— тип организации: автономное, бюджетное или казённое;
— сведения о собственнике его имущества;
— исчерпывающий перечень видов деятельности, которые организация осуществляет;
— информация о структуре, компетенции органов управления организации, порядке их формирования, сроках полномочий и порядке деятельности этих органов.
На практике коллегиальные органы управления не совсем правильно понимаются и в итоге создаются рамочные комиссии по регулированию споров.
Это проявляется, когда возникают ситуации обращений с жалобами и проверками. Чем лучше будет прописан порядок обращения, рассмотрения, порядок работы самой комиссии, какие случаи она регулирует, тем проще снять ответственность с себя. На практике руководитель, являясь высшим должностным лицом учреждения, не всегда лучшим образом возглавляет комиссию. Возможно, эту работу лучше переложить на заместителя или сотрудника кадровой службы. Если будут не удовлетворены решения этой комиссии, то к вам могут обратиться ещё раз для рассмотрения вопроса.
Сайт образовательной организации – визитная карточка учреждения и способ проинформировать абитуриентов и их родителей об образовательных программах, материально-технической базе и вакантных местах приёма. Официальные сайты образовательной организации также подлежат проверке.
Открывая сайт колледжа, достаточно зарекомендовавшего себя, иногда можно обнаружить, что даже коды специальностей указаны неверно. Совершенно не обновляется лента по преподавателям, хотя там жёсткие требования. Не обновляется нормативная база. Хорошо, что обновляется приёмная кампания. Чем более презентабельно и правильно будет оформлен сайт образовательной организации, тем лучше[9].
Есть ли документ, регламентирующий оснащение кабинетов, лабораторий, мастерских?
Да, есть документы, которые называются минимальными требованиями. В основном они касаются общего образования – это лаборатории и учебные кабинеты, которые относятся к общему образованию. Конкретно по кабинетам, лабораториям, мастерским по нашему среднему профессиональному образованию единого документа нет.

1.2. Личное дело учащегося

Личное дело студента техникума — список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения студента[5]. Полномочия ОУ в отношении личных дел обучающихся регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации студента должно соответствовать нормам организации документооборота[13]: