Курсовая с практикой на тему Документооборот как составная часть делопроизводства в организации

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ» 5

1.1 Понятие, функции, значение документа 5

1.2. Классификация документов и информации 9

2 АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИИ НА ПРИМЕРЕ ООО «ВИСТА-ТУР» 14

2.1 Общая характеристика ООО «Виста-тур» 14

2.2 Анализ персонала ООО «Виста-тур» 15

2.3 Документооборот ООО «Виста-тур» 18

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «ВИСТА-ТУР» 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 32

ПРИЛОЖЕНИЯ 35

Введение:

Актуальность темы исследования. Деятельность человека в различных областях сопровождается созданием документов. Правильная организация работы с документами предполагает, прежде всего, их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные и информационно-справочные документы, порядок их подготовки и оформления.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что на современном этапе развития общества требуется грамотное составление и обработка документов. Четкая организация делопроизводства позволяет добиться высокой эффективности результата деятельности в любой отрасли.

Информационно-документационное обеспечение управления любого предприятия выступает сегодня важнейшей обслуживающей функцией управления. От рациональной организации документирования зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности организации.

Объектом исследования является организация ООО «Виста-тур», предметом работы выступает документирование деятельности ООО «Виста-тур».

Цель работы – провести анализ организации документооборота компании ООО «Виста-тур» и предложить мероприятия его совершенствования.

Задачи работы:

1. Рассмотреть понятие, функции, значение документа.

2. Определить признаки классификации документов и информации.

3. Дать характеристику компании ООО «Виста-тур».

4. Проанализировать организацию документирования основной деятельности ООО «Виста-тур».

5. Предложить меры по совершенствованию организации документирования деятельности ООО «Виста-тур».

Практическая значимость работы заключается в том, что полученные результаты могут быть использованы в деятельности ООО «Виста-тур» в качестве мер совершенствования работы.

Структура работы: введение, три главы, заключение, список использованной литературы.

Первая глава посвящена вопросам, связанным с понятием «документ», его роли, исследованию признаков классификации документов и информации.

Во второй главе проводится анализ деятельности компании и документооборота ООО «Виста-тур».

В третьей главе даются рекомендации по совершенствованию организации документооборота.

Заключение:

В заключение следует отметить, что на сегодняшний день делопроизводство на территории РФ является достаточно развитой категорией. На современном этапе жизни человека в эту деятельность включается обеспечение грамотного и своевременного формирования необходимых документов, а также организация работы с актами (а именно, получение, передача, обработка, подготовка, контроль, хранение, регистрация, систематизация, подготовка к сдаче в архив и уничтожение). Регламентация технологии делопроизводства реализуется в соответствии с целым рядом направлений. Сюда целесообразно включить стандартизацию, законодательное регулирование, а также формирование правовых и нормативно-методических актов общегосударственного значения. Так или иначе организация и последующее ведение делопроизводства предполагают обязательное наличие специальных навыков и профессиональных знаний. Так, для реализации данной работы в компаниях создаются соответствующие отделы или службы. Стоит отметить, что в небольших фирмах делопроизводством занимаются секретари, а сотрудники, уполномоченные руководителем, являются ответственными за состояние документов предприятия. В любом случае каждая группировка документов должна иметь свое место. Обычно они хранятся в специальных несгораемых шкафах. И наконец, за ненадлежащее ведение документов к сотрудникам могут применяться дисциплинарные взыскания.

В работе был проведен анализ организации документирования деятельности компании ООО «Виста-тур».

В ООО «Виста-тур» документационное обеспечение деятельности организации осуществляет отдел канцелярии.

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением ООО «Виста-тур» и подчиняется непосредственно директору организации.

В своей деятельности канцелярия руководствуется действующим законодательством, нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области делопроизводства и архивного дела, организационно-распорядительными документами самой организации и положением.

Проведенный анализ делопроизводства было выявлено, что компания не использует систему электронного документооборота, что увеличивает время на документооборот. В качестве совершенствования было предложено внедрение СЭД «Дело», которая систематизирует документооборот и облегчит работу предприятия.

Преимущества для помощников руководителей, секретарей:

 вся информация и документы в одном месте, удобная работа с ними;

 простые процедуры приёма, отправки и регистрации документов, включая использование шифрования сообщений и электронной подписи;

 автоматическая отправка поручений и документов сотрудникам, уведомления о поступлении новых входящих документов, напоминания сотрудникам по поручениям;

 контроль за исполнением поручений, в т. ч. уведомления всех членов совместной работы о состоянии документа на настоящий момент;

 автоматическое оповещение о несоблюдении сроков рассмотрения или реализации документа.

Таким образом, документ играет огромную роль в различных областях деятельности людей, т.к. документ сопровождает человека от рождения до его смерти, документы содержат в себе права деятельности, собственности, управления и т.д. Также документ играет роль в производственной деятельности человека, без которой невозможна жизнь общества.

Фрагмент текста работы:

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»

1.1 Понятие, функции, значение документа

Сфера делопроизводства, как отдельная область деятельность, подразумевает качественное составление документации и организацию работы с ней. В современном делопроизводстве участвует множество документов разных видов. Все они требуют правильного оформления, обработки и хранения. Документирование деятельности помогает компаниям принимать управленческие решения, вести справочно-информационную работу и учет, поддерживать коммуникацию с клиентами и партнерами, юридически защищать свои права [6, c. 8].

В современной делопроизводственной практике встречается несколько определения понятия «документ». В основном, они в делопроизводстве сводятся к тому, что результатом документирования считается материальный носитель любого вида (бумага, цифровые носители, пленки) с зафиксированной на нем информацией. В качестве способа закрепления данных в делопроизводстве может использоваться письмо, печать, графика, звуко- и видеозапись. Цели документирования можно определить следующим образом [15, c. 17]:

— хранение данных и их накопление; учет информации;

— многократное использование;

— передача другим лицам;

— возвращение к данным во времени;

— доказательство информации;

Документ — это средство закрепления на специальном материале (бумаге) результатов деятельности предприятия или учреждения [4].

Действующие стандарты в сфере делопроизводства определяют понятие документа следующим образом: это информация, зафиксированная на материальном носителе, обладающая реквизитами для идентификации; это идентифицируемая информация, зафиксированная на материальном носителе, созданная или полученная организацией или физическим лицом и сохраняемая ими в качестве доказательства для подтверждения обязательств, а также сопровождения деловой деятельности [10, c. 34].

Различные виды документации обладают собственной информационной сущностью. Они являются обязательным элементом внутренней организации любого предприятия и обеспечивают взаимодействие его структурных подразделений. Актуальная и достоверная информация — это база для принятия управленческих решений. Документы различных видов одновременно выполняют в делопроизводстве функции предмета труда и его результата [7, c. 41].

Любая служебная бумага обладает рядом внешних признаков, позволяющих однозначно идентифицировать ее принадлежность к тому или иному виду. Это может быть форма и размер, тип материального носителя, способ фиксации данных, элементы оформления. Элементы документа (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения) называются его реквизитами.

В сфере делопроизводства они являются обязательными элементами оформления официальной документации. Цели ее создания, в свою очередь, определяют количество реквизитов и их состав. От правильного оформления реквизитов в большинстве случаев зависит юридическая сила официальной бумаги, т.е. свойство, которым она наделена законодательно. Совокупность реквизитов составляет форму документа (формуляр). Практически для каждого вида документов существует собственная типовая форма — набор обязательных реквизитов и в определенной последовательности.

«Documentum» с латинского – «доказательство». Именно эта роль отведена документам и документообороту. Они позволяют сохранять и передавать информацию как в пространстве, так и во времени. Как только появились первые знаки и символы, которые человек мог оставить, – появились и самые первые документы [24, c. 15].

Главная роль документа в широком смысле – сохранить информацию о деятельности человека. На любом из доступных носителей можно оставить конкретные данные, и их получит (прочтет, распознает) большинство людей, принадлежащих данной культуре. Нет необходимости верить на слово или не верить человеку, который передает распоряжение, требование, пожелание, сведения о количестве чего-либо (товара, переходящей в распоряжение собственности). Вместо этого необходим соответствующий документ.

Каждый человек с самого рождения сталкивается с массой документов:

— справкой из роддома;

— свидетельством о рождении;

— аттестатами;

— свидетельством о браке, о смерти.

Одновременно документом (в идеале) завершается каждая покупка. Каждый кассовый чек – это документ, правда, фискальный. Кассовый чек подтверждает факт купли-продажи. А вот для безналичных расчетов нужны специальные расчетные чеки – они имеют четко определенную, заранее установленную форму. На основании этих документов формируют другие, которые сопровождают деятельность магазина, банка и так далее.

В целом, в делопроизводстве, документом называют материальный носитель любого вида (бумага, пленка, цифровые носители) с отраженной на нем информацией.

Без документооборота не будет функционировать не только отдельное предприятие, но и общество в целом. Идеалистические взгляды и идеи о том, что люди могут быть просто ответственными и выполнять все данные ими обещания, неисполнимы в реальности. А значит, часть документооборота будет работать на то, чтобы зафиксировать обязательства и добиться их исполнения – как простыми гражданами, физическими лицами, так и компаниями, то есть юридическими лицами.

Более того: накапливаемой о людях и их деятельности информации настолько много, что без системы документов не смогла бы работать ни одна отрасль и сфера деятельности, даже самая простая.

Значение документов очень велико, а задач у них немало. К ним относятся [27, c. 21]:

1) хранение и накопление данных;

2) ведение учета;

3) возможность многократного использования;

4) возможность передачи другим людям;

5) возвращение к сведениям в определенном временном периоде;

6) наличие или обеспечение доказательной силы.

Создание и оборот документов позволяют не только создать «внешнюю память» о действиях человека (информационная роль), но и передать сведения, приказы, обязательства, потребовать исполнения (коммуникативная роль) и даже подтвердить его правоту (правовая роль).

К любому документу в любой стране предъявляются следующие общие требования [28, c. 40]:

1) достоверность;

2) актуальность;

3) аргументированность;

4) полнота информации;

5) лаконизм (краткость) изложения.

Любой документ одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные потребности делового общения.

Выделяют общие и специальные функции документа. Общие функции [14, c. 33]:

1) информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2) социальная: документ порожден той или иной социальной потребностью;

3) коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры;

4) культурная: документ – это средство закрепления и передачи культурных традиций, отражения этапов развития цивилизации.

Специальные функции:

1) управленческая: документ является инструментом управления. Это плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы.

2) правовая: документ – средство закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время;

3) исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

Таким образом, документирование — это систематическое и постоянное отражение каждой хозяйственной операции на бумажном носителе и в электронном виде.