Курсовая с практикой на тему «Документационное обеспечение логистических процессов»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 2

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ ДО МОМЕНТА ОПЛАТЫ ЗАКАЗА 5

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ С МОМЕНТА ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ЗА ЗАКАЗ 15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 35

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 37

Введение:

В условиях перехода к рыночным отношениям, направленности приоритета государства на развитие, увеличение и рост малого бизнеса, потребности предпринимателей в увеличении прибыли, необходимо четкое понимание принципов организации процесса управления материальными и связанными с ними информационными потоками для максимальной эффективности деятельности организации. Инструментом этого является логистика.

Актуальность логистики и резко возрастающий интерес к ее изучению и внедрению в организацию обусловлены потенциальными возможностями повышения эффективности функционирования материалопроводяших систем. Логистика позволяет существенно сократить временной интервал между приобретением сырья и полуфабрикатов и поставкой готового продукта потребителю, способствует резкому сокращению материальных запасов, уско¬ряет процесс получения информации, повышает уровень серви¬са.

Логистика связана с управлением большими информационными потоками. Актуальность документационного обеспечения логистических процессов обусловлена необходимостью правильного и четкого закрепления и функционирования данной деятельности.

Деятельность в области логистики многогранна, и включа¬ет управление снабжением, транспортом, складским хозяйством, запасами, организацию информационных систем, коммерческую деятельность, управление логистическим сервисом. Целью логистического подхода является управление материальными потоками, что обусловлено необходимость гибкого реагирования производственных и торговых систем на быстро изменяющиеся приоритеты потре¬бителя. Особое значение при этом имеет правильное составление, оформление, организация работы с документами на каждом этапе и функциональной области логистических процессов.

Для принятия обоснованных решений по упра¬влению материальными потоками необходимы знания. Большая группа определений тракту¬ет логистику как науку или научное направление.

Как наука логистика ставит и решает следующие задачи:

— прогноз спроса и, на его основе, планирование запасов;

— определение необходимой мощности производства и транспорта;

— разработка научных принципов распределения готовой продукции на основе оптимального управления материальными потоками;

— разработка научных основ управления перегрузочными процессами и транспортно-складскими операциями в пунктах производства и у потребителей;

— построение различных вариантов математических моде¬лей функционирования логистических систем;

— разработка методов совместного планирования, снабже¬ния, производства, складирования, сбыта и отгрузки готовой продукции, а также ряд других задач.

Другая группа определений рас¬сматривает логистику как хозяйственную деятельность. В процессе управления материальными потоками в экономике решается множество разнообразных задач: прогнозирования спроса и производства, объ¬ема перевозок; определения оптимальных объемов и направлений материальных потоков; организации складирования, упаковки, транспортировки и многие другие.

Целью курсовой работы является исследование направлений документационного обеспечения логистических процессов, в том числе на примере мебельной фабрики «Аллегро-Классика».

Задачами исследования являются:

1. исследование документационного обеспечения логистических процессов до момента оплаты заказа (на примере конкретной организации);

2. исследование документационного обеспечения логистических процессов после момента оплаты заказа (на примере конкретной организации).

Объектом исследования является логистика, а предметом исследования – документационное обеспечение логистических процессов.

Следует отметить, что логистика как процесс управления материальными потоками в организации изучена в значительной степени –как с точки зрения научного обоснования, так и с точки зрения практического применения. Вместе с тем, документационное обеспечение логистических процессов исследовано недостаточно в связи с тем, что в каждой организации, ввиду специфики деятельности, имеется ряд документов, разработанных и закрепленных на локальном уровне. В связи с этим исследование документационного обеспечения логистических процессов на конкретном примере имеет принципиальное значение.

Структура курсовой работы включает введение, две главы, заключение, список использованной литературы.

Заключение:

В результате проведенного исследования установлено, что логистические процессы охватывают весь жизненный цикл продукции: от этапов подготовки производства до этапа оценки степени удовлетворенности потребителя результатом.

Логистические процессы сопровождаются значительным объемом информации (технической, конструкторской, управленческой и др.). От правильной организации информационно-документационных процессов зависит эффективность логистических процессов.

Особенности документационного обеспечения логистических процессов напрямую обусловлены особенностями деятельности каждой конкретной организации. Это связано как с индивидуальными характеристиками организации (сфера и масштабы деятельности, круг партнеров, организационные принципы деятельности и т.д.), так и с уровнем локального регулирования документационного обеспечения логистических процессов, что имеет принципиальное значение.

На локальном уровне необходимо закрепление: четкой последовательности действий по созданию и организации работы с документами на каждом участке работы; ответственных лиц, участвующих в составлении и работе с конкретными документами; порядок осуществления коммуникаций при работе с документами; состав данных и формы документов и других аспектов.

В исследуемой организации – на мебельной фабрике «Аллегро-Классика» состав документов, процессы создания и организации работы с документами в обеспечении логистических процессов регламентированы в значительной степени, что обуславливает результативность ее работы.

Состав документов, образующихся в логистических процессах на этапе подготовки производства на мебельной фабрике «Аллегро-Классика» обусловлен необходимостью фиксации: характеристик товара, согласованных сторонами (в том числе с целью обеспечения возможности оперативной закупки необходимых материалов, фурнитуры и других недостающих составляющих); условий договорных отношений между покупателем (заказчиком) и продавцом (производителем); рабочего времени сотрудников организации.

Состав документов, образующихся в логистических процессах на этапе производства, транспортировки, установки мебели на мебельной фабрике «Аллегро-Классика» обусловлен необходимостью фиксации: четкой организации производственных процессов, эффективного взаимодействия и коммуникаций (как внутренних, так и внешних), гарантированного перемещения товара, правильной установки, удовлетворенности заказчика результатом, включая вопросы устранения отдельных недостатков.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЛОГИСТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ ДО МОМЕНТА ОПЛАТЫ ЗАКАЗА

В условиях конкуренции на мебельном рынке руководство каждой компании решает, на что делать акцент. Для этого разрабатывается ряд алгоритмов, правил, соответственно возникает ряд документов, сопровождающих данные процессы.

На мебельной фабрике «Аллегро-Классика» движение заказа разделяется на два этапа: 1. действия, проводимые до момента оплаты заказа; 2. действия, проводимые с момента оплаты заказа и поступления заказа на производство.

Прежде, чем заказ поступает на производство, проводится большая работа коммерческого отдела по получению определенного заказа, где и появляется основной комплект документов, который впоследствии передается на производство для выполнения заказа.

В основе логистического процесса ле¬жит обработка информации, циркулирующей в логистических системах. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных доку¬ментов.

Его можно разделить на два основных вида:

1. информационный поток, сопровождающий материальный поток (например, сопроводительные документы для груза, маркировка грузовых единиц продукции);

2. информационный поток, координирующий и управляющий материальным потоком (например, план-график отгрузки продукции со склада, маршрутный лист и т.д.).

Схематично можно выделить этапы прохождения заказа на мебельной фабрике «Аллегро-Классика», с получения заказа до непосредственной отгрузки заказа клиенту (Рис.1):

Для эффективной работы на мебельной фабрике «Аллегро-Классика» разработан локальный нормативный документ «Инструкция № 1 по ведению заказа» (далее – инструкция) с приложениями, в которой описан процесс ведения заказа с момента его получения до непосредственной отгрузки заказчику. Присутствие в названии номера означает не порядковый регистрационный номер документа, а содержательную значимость данного документа в организации. Данная инструкция содержит видовой состав документов, маршрутизацию каждого документа внутри организации на каждом этапе его прохождения, а в приложениях содержатся унифицированные, в основном, на локальном уровне, формы используемых в организации документов, а также дополнительные положения, которые конкретизируют каждый ее пункт.

Анализ Инструкции № 1 с точки зрения видового состава документов и их передачи до момента поступления заказа на производство, то есть до момента оплаты заказа клиентом, позволил выявить недостатки каждого пункта.

1. Предварительная работа с клиентом.

«Стандарт обслуживания клиентов» (приложение к инструкции) – это локальный документ, в котором описываются правила поведения и действия менеджеров с клиентами. Данный документ выступает инструкцией для менеджеров, в котором также прописан алгоритм продажи мебели.

В соответствии с требованиями стандарта, на данном этапе менеджер принимает заказ, заносит данные в Журнал регистрации клиента и передает Офис-менеджеру информацию о реквизитах клиента для оформления Заявки от покупателя в 1С.

«Правила оформления заявки от покупателя» (приложение к инструкции) – это локальный документ, по которому менеджер после принятия заказа обязан записать данные о клиенте в Журнал регистрации заказа. Данный журнал состоит из восьми граф, расположение и название которых было разработано коммерческим отделом для получения более полной информации о заказчике. На основании данных, содержащихся в журнале, экономист-сметчик заводит Заявку от покупателя в 1С-Предприятии.