Курсовая с практикой на тему Автоматизированные системы контроля исполнения документов в медучреждении

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 4

1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ 6

1.1 Основные задачи, функции и нормативно-правовая база службы ДОУ 6

1.2 Организационная структура и численный состав службы ДОУ 17

1.3 Современные автоматизированные системы контроля исполнения документов 20

2 АНАЛИЗ ПРИМЕНЕНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГБУЗ МО «БРОННИЦКАЯ ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА» (ГБУЗ МО «БГБ») 25

2.1 Служба документационного обеспечения управления Государственного бюджетного учреждения здравоохранения Московской области «Бронницкая городская больница» (ГБУЗ МО «БГБ») 25

2.2 Анализ применения автоматизированных систем контроля исполнения документов 27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ (АНАЛИТИЧЕСКАЯ СПРАВКА) 37

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 39

Введение:

Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправ¬ленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие — к невозможности решения управленческих задач.

Существенный путь решения — автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

Целью данной работы является анализ применения автоматизированных систем контроля исполнения документов в медучреждении.

При написании данной работы поставлены следующие задачи:

— изучить характеристика службы документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия;

Изучить современные автоматизированные системы контроля исполнения документов

— провести анализ применения автоматизированных систем контроля исполнения документов

— рассмотреть направления совершенствования применения автоматизированных систем контроля исполнения документов.

Объектом исследования является ГБУЗ МО «БГБ».

Предметом исследования является применения автоматизированных систем контроля исполнения документов в медучреждении.

Теоретической и методологической основой работы являются положения экономической теории, научные труды ученых, законодательные и нормативные акты РФ

Заключение:

Вопрос использования автоматизированных систем контроля в документационном обеспечении управления является актуальным на современном этапе развития предприятий. Работа с документацией является основным бизнес-процессом предприятий различных отраслей экономики. Организация автоматизированных систем контроля исполнения документов является частью процессов управления, существенно влияет на оперативность принимаемых решений. Вопрос повышения эффективности работы служб документационного обеспечения управления (ДОУ) связан с ускорением процессов распределения поручений, контроля за их выполнением, дальнейшее согласование разрабатываемых документов, оповещения в части внесения изменений в разрабатываемые документы, дальнейшее подписание, по возможности, с использованием электронной подписи.

Для того, чтобы решить вопрос повышения эффективности служб ДОУ за счет использования автоматизированных систем контроля за исполнением документов, требуется построить единое информационное пространство организации, всех ее филиалов, дочерних предприятий, представительств. Безусловно, в век информационных технологий, вопросы повышения эффективности служб документационного обеспечения управления (ДОУ) решается посредство внедрения на предприятиях специализированного программного обеспечения.

Документооборот и процесс делопроизводства в ГБУЗ МО «БГБ» являются частью работы всех подразделений. Канцелярия, в частности обеспечивает формирование и передачу документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения и знакомит сотрудников с нормативными и методическими документами по офисной работе.

Проведя анализ применения АСКИД в организации, можно отметить, что весь процесс работы с документами четко регламентирован, но при этом стоит рекомендовать рассмотреть возможность вывода СЭД на более современный уровень, включить в инструкцию по делопроизводству алгоритм согласования документов, разработать пошаговую памятку написания делового письма для сотрудников. Для осуществления предлагаемых мероприятий целесообразно назначить ответственных сотрудников и установить сроки исполнения мероприятий.

Фрагмент текста работы:

1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Основные задачи, функции и нормативно-правовая база службы ДОУ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п.

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде