Курсовая с практикой на тему Аудит организации оперативного хранения документов в службе управления персоналом (на примере любого акционерного общества ХМАО-Югры)

Содержание:

Введение. 3

1 Теоретические и методические аспекты аудита
оперативного хранения документов в службе управления персоналом. 5

1.1 Понятие
и функции службы управления персоналом. 5

1.2 Виды документов, создаваемые в службе
управления персоналом, порядок их оперативного хранения. 10

2 Анализ и аудит организации оперативного хранения
документов в службе управления персоналом АО «Тандер». 19

2.1 Организационно-экономическая характеристика
предприятия. 19

2.2 Проведение аудита организации оперативного
хранения документов в службе управления персоналом АО «Тандер». 26

3 Совершенствование организации оперативного
хранения документов в службе управления персоналом АО «Тандер». 30

3.1 Предложения по совершенствования оперативного
хранения документов  30

3.2 Порядок ведения записей в процессе
оперативного хранения документов  35

Заключение. 40

Список использованных источников.. 43

Введение:

В
процессе формирования и документального оформления трудовых отношений появилось
множество документов под обобщенным названием «документация по управлению
персоналом».

Создание
и дальнейшее ведение кадровой документации является не правом, а обязанностью
работодателя, регламентированной нормативно — правовыми актами.

Комплекс
документации по управлению персоналом подлежит систематизации по различным
признакам.

Таким
образом, каждый работодатель, вне зависимости от того, физическое или
юридическое это лицо, в ходе осуществления хозяйственной деятельности
сталкивается с разнообразными вопросами организации труда, а также управления
трудовыми отношениями и необходимостью эффективного регламентирования данных
процессов.

Наглядным
результатом регламентирования для конкретного работодателя является комплекс
документов, именуемый документацией по управлению персоналом.

Документация
по управлению персоналом представляет собой совокупность документов, которые
отражают как наличие, так и движение персонала. Документированная информация —
это основа управления. Необходимая информация содержится в документах, которые
придают ей конкретную организационную форму.

Объект исследования в
курсовой работе – служба управления персоналом в АО «Тандер».

Предмет исследования –
проведение аудита организации оперативного хранения документов в службе
управления персоналом АО «Тандер».

Цель написания курсовой
работы – разработать пути совершенствования организации оперативного хранения
документов в службе управления персоналом АО «Тандер».

Для достижения
поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие
документационного обеспечения управления и хранения документов.

2. Изучить цель, задачи и
порядок проведения аудита организации оперативного хранения документов в службе
управления персоналом.

3. Проанализировать
деятельность службы управления персоналом в АО «Тандер».

4. Провести аудит
организации оперативного хранения документов в службе управления персоналом АО
«Тандер».

5. Разработать пути
совершенствования организации оперативного хранения документов в службе
управления персоналом АО «Тандер».

Степень теоретической
разработанности проблемы. В научной литературе особое внимание процессу
создания и функционирования службы документационного обеспечения управления и
управления персоналом уделяли М.И. Басаков, А.Н. Белов, О.И. Бондырева, М.В.
Кирсанова, Ю.М. Аксенов, И.К. Корнеев, М.Ю. Рогожин, В.Ф. Янковая, Н.Н. Куняев
и др.

Информационной базой
исследования выступают ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определение», ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

При написании работы
использовались следующие методы исследования: наблюдение, сравнение, обобщение,
группировка, анализ научной литературы.

Структура курсовой
работы: курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка
используемых источников.

Заключение:

В
документационное обеспечение управления персоналом входит работа с различными
бумагами: организационно-распорядительными, распорядительными,
информационно-справочными. В крупных компаниях она распределяется между
кадровиками, секретарями и менеджерами, в небольших фирмах может входить в
обязанности одного человека. Обычно менеджер занимается: оформлением
приема, перевода и увольнения в соответствии с трудовым законодательством;
подготовкой учетной документации по личному составу; выдачей справок о
настоящей, прошлой трудовой деятельности подчиненных; ведением и хранением
трудовых книжек; оформлением документов по пенсионному страхованию; подготовкой
документов для обеспечения льготами и компенсациями; созданием табелей учета
рабочего времени; сбором, регистрацией и хранением информации по кадровому
составу для ведения статистики; разработкой, утверждением и контролем
исполнения документов по персоналу.

При
выборе формы аудита кадровых документов следует помнить, что с одной стороны
при внутреннем аудите работники организации могут не иметь соответствующего
уровня подготовки, чтобы выявить все возможные нарушения законодательства. С
другой стороны, при внешнем аудите существует риск неправильного оформления
обработки персональных данных работников представителями сторонней организации.
Кроме того, цена на услуги аудита довольно высока.

Аудит
кадровых документов может проводиться собственными силами (внутренний аудит)
либо с привлечением сторонней организации (внешний аудит).

Цель
аудита оперативного хранения документов в АО «Тандер»: определить правильность
ведения и хранения кадровой документации в службе управления персоналом.

Аудит
оперативного хранения документов показал, что в отделе кадров организации
хранятся ненужные документы, содержащие персональные данные, такие как:

—
контрольный материал, собеседование кандидатов на должность, допрос;

—
копии документов, удостоверяющих личность сотрудника;

—
личные вещи;

—
документы о военном учете;

—
учебные документы;

—
аттестационные документы сотрудников;

Для
улучшения системы документооборота организации предлагается разработать приказ
по делопроизводству.

В
результате проведения аудита оперативного хранения документов рекомендуется
разработать проект положения о персональных данных, в который рекомендуется
включить следующие разделы:

1.
Общие положения. В этом разделе дать перечень терминов и определений, указать,
зачем принимается Положение, какие вопросы оно регулирует, с какого момента
вступает в силу.

2.
Получение и обработка персональных данных. Привести перечень документов и
сведений, которые необходимо и достаточно получить от сотрудника для
обеспечения трудовых отношений. Указать сроки, в которые он должен сообщать об
изменении персональных данных.

3.
Организация оперативного хранения персональных данных. Установить способы и
сроки хранения информации о работниках, указать меры защиты информации от
несанкционированного доступа. Установить лиц, которым откроется доступ к личным
данным сотрудников, описать порядок и процедуру получения доступа. Как правило,
доступ к таким сведениям ответственные лица получают в соответствии с
Регламентом допуска работников к обработке персональных данных.

4.
Обработка и использование персональных данных. Описать, для чего используются
сведения о работниках, каким образом они обрабатываются. Установить пределы
использования персональных данных сотрудников.

5.
Передача персональных данных третьим лицам. Описать случаи, когда можно
передавать персональных данных сотрудников по запросам третьих лиц, в том числе
госорганов, иных ведомств и организаций, а также граждан.

6.
Гарантии конфиденциальности персональных данных. В разделе представить гарантии
сотрудникам по сохранности их персональных данных, установите ответственность
за разглашение информации, определить права сотрудников, в случае
несанкционированного доступа или неправомерного разглашения сведений личного
характера.

Фрагмент текста работы:

1 Теоретические и методические
аспекты аудита оперативного хранения документов в службе управления персоналом 1.1 Понятие и функции службы управления персоналом В теории современного менеджмента управление персоналом рассматривается как сложный и
многогранный процесс, включающий в себя совокупность приемов, методов,
технологий организации работы со всеми категориями сотрудников. Особенности
развития системы управления персоналом определяют его основные функции:

1) планирование персонала;

2) управление наймом и учётом персонала;

3) оценка, обучение и развитие
персонала;

4) управление мотивацией персонала;

5) проведение психодиагностики состояния
персонала;

6) обеспечение нормальных условий
труда[10, с.191].

Эффективность
деятельности выступает в качестве одного из факторов конкурентоспособности организации. Данное
понятие, возможно, применять не только к финансовой стороне функционирования организации, но и к любой другой деятельности
(например, к управлению персоналом). Эффективность  можно рассматривать как стимул к развитию,
поэтому изучение данного понятия, методов определения (расчета) и трактовки
полученных результатов является одной из наиболее актуальных задач в современной
практике менеджмента.

В современной практике HR-менеджмента можно выделить несколько
основных подходов к управлению персоналом, которые определяют, соответственно,
различие в методах определения эффективности управления персоналом. Среди них
можно выделить три основных подхода [18, c.77]:

оценка всего персонала, определяемая достижением конечного результата. В
рамках данной концепции используется затратно