Курсовая с практикой на тему Анализ системы распорядительных документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1. ТЕОРЕТИЧСЕКИЕ ОСНОВЫ ФОРМИРОВАНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ
ДОКУМЕНТОВ.. 6

1.1 Организация работы с документами. 6

1.2 Понятие, виды и назначение распорядительных документов. 10

2.ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ.. 15

2.1 Правила составления и оформления распорядительных
документов. 15

2.2 Особенности документооборота распорядительных
документов. 19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 23

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 25

Введение:

Актуальность работы. В
современном понимании ДОУ — это деятельность аппарата управления,
обеспечивающая реализацию организациями их функций и соответствующих властных
полномочий, охватывающая документирование деятельности на всех видах носителей
и организацию работы с документами. ДОУ включает в себя деятельность по
созданию документов, обработке, организации их прохождения, исполнению, поиску
и хранению. Особое место в этих процессах занимают вопросы организации
электронного документирования и электронного документооборота. Результатом ДОУ
является документальный фонд организации – совокупность упорядоченных и
взаимосвязанных документов, отражающих деятельность организации и
обеспечивающих ее функционирование и развитие. ДОУ в значительной степени
обеспечивает качество, легитимность и эффективность принимаемых организациями
управленческих решений.

Очевидно, что систем
документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности,
как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота,
развиваются по направлению массовости, так как такой подход удовлетворяет
обеспечивает интересы значительной части целевой аудитории и обеспечивает
максимальные продажи. К недостаткам можно отнести сравнительно высокую
конкуренцию в этом секторе рынка.

В условиях бумажного,
неавтоматизированного документооборота, документы хранятся в подразделениях,
тогда как при хранении электронных документов в СЭД документ может быть
доступен лишь определенным работника, которые получают доступ как:

— работники
подразделения-исполнителя;

— исполнители ролевой
функции по работе с документом.

Эти два подхода являются
основными при управлении доступом к документации, однако такой подход не
позволяет обеспечить безопасность документации, для чего используются
шифрование и электронная подпись, являющаяся в при соблюдении некоторых условий
полым аналогом подписи собственноручной. Именно этот аспект позволяет при
необходимости полностью отказаться от использования бумажной составляющей
документооборота, перейдя на документооборот безбумажный сначала в части работы
с отдельными документами, а затем и полностью, благо законодательство в целом к
этому уже практически готово.

Правовой документацией
принято регулировать деятельность и функционирование любой организации. Прежде
всего, имеется в виду организационная документация. Разрабатывается она самими
учредителями, определяясь при этом как нормативная. Регламентирует такие
организационные документы целый пласт функционирования организации и ее задач,
организацию работы и структуру, права и обязанности, уровни ответственности
руководства и сотрудников, структурных подразделений. Состав организационной
документации определяется целым набором документов. В этом списке все
учредительные документы и устав, штатное расписание и инструкция, расписание и
правила внутреннего распорядка, прочие соответствующие регулирующие документы.

Распорядительная
документация издается только в определенных целях. Их можно было бы
сформулировать как цели решения основных задач для конкретной организации. С
этой целью могут быть изданы приказы и указания, решения и постановления, самые
различные официальные распоряжения. Важно отметить, что организационная
документация и распорядительная документация существуют вместе практически
всегда. Как пример, в котором случай частный из распорядительной документации
дополняется таким же случаем организационной документации, приказ руководителя
организации, который может вводить в действие и активировать регламент
служебного времени. Конечно же, это не единичный пример, такие сочетания
существуют на многих уровнях.

Степень изученности темы
представлена трудами таких авторов, как М.И. Басакова, Е.Н. Басовской, Т.А. Быковой,
М. В. Кузнецовой, Н.В. Кондаковой и др.

Объект исследования –
распорядительные документы.

Предмет исследования –
документооборот.

Информационной базой
исследования послужили научные работы, учебные пособия.

Цель работы – провести
анализ системы распорядительных документов.

Задачи:

— рассмотреть организацию
работы с документами;

— описать понятие, виды и
назначение распорядительных документов;

— проанализировать
правила составления и оформления распорядительных документов;

— выявить особенности
документооборота распорядительных документов .

Методы исследования –
анализ, обобщение полученной информации.

Практическая значимость
работы заключается в применении полученных результатов в деятельности
организаций.

Структура работы состоит
из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Во введении определена
актуальность работы, обозначена цель, поставлены задачи.

В теоретической части
рассмотрены вопросы организации работы с документами, показана классификация
распорядительной документации.

В практической части
показано применение распорядительной документации, описана автоматизация распорядительной
документации.

В заключении сделаны
выводы по теме.

Заключение:

В результате проделанной
работы решены следующие задачи: рассмотрена организация
работы с документами; описано понятие, виды и назначение распорядительных
документов; проанализированы правила составления и оформления распорядительных
документов; выявлены особенности документооборота распорядительных документов.

Общий документооборот
характерен для всех современных организаций. Происходит это, прежде всего,
вследствие единообразия и унифицированности применяемой в них модели
управления. Сам же общий документооборот может быть разделен на несколько видов
документоориентированных процедур, именуемых внешним, внутренним и
обеспечивающим документооборотом.

При формировании и
разработке распорядительной документации по защите информации задачами
Руководства организации являются: инициализация, поддержка и контроль
выполнения процессов. Степень выполнения указанной деятельности со стороны
руководства организации определяется осознанием необходимости обеспечения
информационной безопасности (ИБ) организации. Осознание необходимости
обеспечения ИБ организации  проявляется в
использовании руководством организации бизнес-преимуществ обеспечения ИБ,
способствующих формированию условий для дальнейшего развития бизнеса
организации с допустимыми рисками. 
Осознание необходимости обеспечения ИБ является внутренним побудительным
мотивом руководства организации постоянно инициировать, поддерживать,
анализировать и контролировать систему обеспечения информационной безопасности,
в отличие от ситуации, когда решение о выполнении указанных видов деятельности
либо принимается в результате возникших проблем, либо определяется внешними
факторами.

При разработке документированной
политики информационной безопасности организации обычно рассматриваются четыре
группы процессов: планирование системы обеспечения информационной безопасности
(«планирование»); реализация системы обеспечения информационной безопасности
(«реализация»); мониторинг и анализ системы обеспечения информационной
безопасности («проверка»); поддержка и улучшение системы обеспечения
информационной безопасности («совершенствование»).

Сегодня аналитический
документ служит необходимым инструментом для принятия управленческих решений.
Аналитические документы предназначены не только для информирования по тому или
иному вопросу в процессе принятия решения, но они также могут оказывать влияние
на экспертов и политиков для принятия ими конкретного политического или управленческого
решения.

Создавая аналитический
документ, аналитик должен опираться на актуальную информацию, так как ценность
информации заключается не только в ее истинности, но и в том, насколько она
соответствует сегодняшним проблемам государства, таким как безопасность,
стабильность экономической и социальной систем, а также международные интересы
за пределами страны.

Актуальная информация —
это залог успешной работы аналитика, так как она помогает не только разобраться
в проблеме, но и является важнейшим критерием для принятия обоснованного
политического или управленческого решения.

Информационная
аналитическая деятельность включает в себя поиск, отбор, анализ, обработку
информации в целях оптимизации принятия решений. Основной целью
информационно-аналитического обеспечения управленческой деятельности (ИАОУД)
является предоставление лицам, принимающим решения, необходимого для
осуществления их профессиональной деятельности объема информации.

Фрагмент текста работы:

Организация работы с документами Организация работы с документами,
несомненно, является необходимым и важным элементом процесса в системе
государственного управления и принятия управленческих решений, значительно
влияющим на эффективность и продуктивность управления.

Термины «документационное
обеспечение управления» и «делопроизводство» 
могут использоваться как синонимы, тем не менее между ними есть
определенные различия[1].  Термин «делопроизводство» используется для
описания организационной стороны работы компании и связан с традиционными
способами обращения с документами, а «документационное обеспечение управления»
используется больше, когда речь идет об информационно-технологической
составляющей в современной организации делопроизводства[2].
Его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с
документами. ДОУ включает в себя не только операции по созданию документов и
организации работы с ними, но и их хранению как текущему, так и долгосрочному.

Принятие управленческого решения в
системе государственного управления связано с получением информации, ее
обработкой, анализом, подготовкой и собственно самим принятием решения. Данный
процесс тесным образом связан с ДОУ.

Для достижения желаемого
экономического эффекта важным фактором является качество информации, ее сложность,
стоимость, оперативность получения и обработки. И если в организации нет четко
налаженного процесса работы с документами, то в результате страдает управление
компанией, ведь оно зависит от скорости, качества и достоверности информации,
отраженной в документах.

Можно выделить три основные задачи,
которые решает документационное обеспечение в системе государственного
управления. Первая задача заключается в документировании, а именно, в
составлении, оформлении согласовании и изготовлении документов. Вторая задача
заключается в организации работы с документами в процессе осуществления
управления. И третья задача заключается в систематизации архива документов[3].

Для организации ДОУ создается
специальная служба, которая имеет права самостоятельного структурного
подразделения. Данная служба должна решать несколько основных комплексов задач.
Она должна обеспечить документирование управленческой деятельности,
организовать работу с документами в учреждении и постоянно совершенствовать
методы работы с документами и их формы. В соответствии с этим можно определить
функции службы ДОУ. Она занимается разработкой, оформлением и изготовлением
бланков; обеспечивает тиражирование и копирование документов; а также
контролирует качество подготовки и проектирования всех бланков, бумаг и
документов, соблюдая при этом все установленные этапы их согласования и
заверения. [1] Соколова, О. Н. Документационное
обеспечение управления в организации : учеб. пособие / О. Н. Соколова, Т. А.
Акимочкина. – 2-е изд., стер. – М. : КНОРУС, 2018. – С. 45. [2] Сокова, А. Н. Разработка концепции
документационного обеспечения управления / А. Н. Сокова // Использование
принципов Единой государ-ственной системы документационного обеспечения
управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности
в ведомственных архивах. — СПб: Питер, 2019. — С. 123. [3] Сокова, А. Н. Архивы и управление
документацией за рубежом: основные проблемы. Аналитический обзор / А. Н.
Сокова. — М.: Зарубежиздат, 2018. – С. 65.