Курсовая с практикой на тему Анализ работы с входящей документацией

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ.. 2

ГЛАВА 1.
ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 4

1.1 Понятие
и сущность документооборота. 4

1.2 Особенности
документооборота. 6

1.3 Этапы
документооборота. 7

ГЛАВА 2.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ.. 12

2.1 Суть электронного документооборота. 12

2.2 Плюсы и минусы электронного документооборота. 16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.. 19

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 20

Введение:

В настоящее время, в условиях высокого
технологического прогресса, ни одна организация не может нормально
функционировать без необходимой документации. Функцией каждого предприятия
является работа с документами.

Более того, государственные органы и учреждения
базируются на работе с документацией. С ее помощью осуществляется передача
информации. Для создания действующего документа необходимо иметь представление
об общих аспектах документа, например, его форме, структуре и т.п. Документ
является одним из важнейших видов носителей информации,  это обуславливает актуальность выбранной
темы.

Основной целью данной работы является проведение
анализа работы с входящей документацией.

Так, предметом работы является входящая документация.

Объект – специфика работы с ней.

Для выполнения поставленной цели необходимо выполнить
следующие задачи:

— выявить понятие и сущность документооборота,

— определить особенности документооборота,

— рассмотреть этапы документооборота,

— изучить электронный документооборот,

— обосновать его положительные и отрицательные
стороны.

Данная работа состоит из введения, двух глав и
заключения.

Первая глава состоит из трех пунктов и посвящена
теоретическим аспектам документооборота. В ней раскрывается сущность, функции и
особенности данного процесса, а также рассматривается последовательность работы
с входящей документацией и основные нюансы, возникающие на каждом этапе.

Вторая глава состоит из двух пунктов и содержит
положения об электронном документообороте. Данная информация должна быть изучена,
поскольку в настоящее время активно внедряются информатиизация и цифровизация.
Электронных документов становится все больше и больше и, следовательно, они
меняют сущность работы с документами, упрощают процедуру приемки документации.
Данные аспекты более подробно описаны в работе.

Методологической основой исследования являются как
теоретические, так и практические методы, а именно анализ, изучение научной
литературы, моделирование.

 В процессе
написания данной работы использовалась такая литература, как: учебные пособия,
статистические данные, монографии, статьи журналов.

Заключение:

Так, в данной работе был поставлен ряд
задач, необходимых для достижения главной цели.

Обратимся к результатам:

1. Выявлено понятие и сущность
документооборота. Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур,
которые обеспечивают движение документации в организации с этапа их
формирования или получения и до завершения или их отправки. Выявлено, что
документооборот является важнейшей составляющей, оказывающей влияние на
функционирование компании/организации/предприятия.

2. Определены особенности документооборота. В
работе их выделено достаточно много, например, расширение применения
электронных документов, рост требований к защите документов, необходимость
нормативной регламентации и другие.

3. Рассмотрены этапы документооборота. К ним
относятся прием обработка и регистрация в канцелярии, принятие решения об
исполнении, передача исполнителям, исполнение документа, контроль исполнения и
формирование дела.

4. Изучен
электронный документооборот. Электронный документооборот необходим
для организации работы с различными документами в электронном формате. Он
полагает хранение, обработку и движение документов. Его основная цель –
избавить человека от работы с бумажными носителями.

5. Обоснованы положительные и отрицательные
стороны электронного документооборота.

Таким
образом, все поставленные задачи были успешно выполнены и,, следовательно, цель
работы достигнута.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.1 Понятие и сущность документооборота

Понятие
«документ» считается образующим в структуре делопроизводства, с его помощью отображаются
признаки существующих предметов, служащие объектами практической деятельности
по сбору, поиску, хранению, обработке, распространению и использованию
документной информации в обществе. Вся информация,  использующаяся в деятельности организаций, в
основном представлена в форме документов.

Документ
появляется в итоге записи информации на конкретный носитель, данный процесс носит
название “документирование информации”.

Документирование
представляет собой процесс создания и оформления документа. В аппарате управления
оно может реализоваться на естественном и на искусственном языках посредством
использования определенных носителей для каждого способа. В современных
организациях в управленческой практике ведущим способом документирования
считается компьютерная печать.

В
основе управленческой деятельности лежит работа с документацией. Интерпретация
традиционных документоведческих понятий «делопроизводство и «документооборот»
весьма близко расположена к формальным процессам создания и оборота документов
в организации. В привычной интерпретации под делопроизводством подразумевают
канцелярские функции учёта документов, а под документооборотом –
бизнес-процессы, которые связаны с функциональной деятельностью организации. В
нормативных актах и методических пособиях дают различные трактовки понятий:

 1. Делопроизводство — деятельность, которая
обеспечивает документирование, документооборот, оперативное хранение и использование
документов.[1]

2.
Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур, которые
обеспечивают движение документации в организации с этапа их формирования или
получения и до завершения или их отправки.[2]

Для
того, чтобы принять любое управленческое решение требуется  информация. Для этого ее нужно сначала
переработать, затем провести анализ, подготовить, а после уже принять решение
на базе данной информации. Данные части тесно связаны с документационным
обеспечением управления. В случае, если на предприятии не будет реализовываться
четкая работа с документами, то итоги могут быть достаточно неожиданными для
него, исходя из этого может ухудшится управление, поскольку оно напрямую зависит
от качества, достоверности, быстрого приема и передачи информации, от слаженной
организации поиска, осуществления хранения и использования документов.

Сам
документооборот — это движение документов в организации с этапа их формирования
или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на
хранение. В Единой государственной системе делопроизводства(ЕГСД) все организации
в зависимости от объема документооборота подразделяют на четыре категории:

1-я
категория – имеют объем свыше 100 тыс. документов в год;

2-я
категория – от 25 до 100 тыс. документов в год;

3-я
категория – от 10 до 25 тыс. документов в год;

4-я
категория – до 10 тыс. документов в год.

Поступающие
на предприятие документы формируют поток входящей документации, которые, пройдя
стадию обработки, разбиваются на потоки в виде конкретных поручений, которые
попадают к персоналу и начальству для ознакомления, подписания и исполнения.

В
подразделениях из документации, которая формируется сотрудниками в основном как
ответ на входящие документы, также формируются документопотоки, которые в итоге
объединяются в поток исходящей информации. А документы, которые созданы в
организации и не предназначенные для отправления за ее пределы, составляют
поток внутренней документации. 1.2 Особенности
документооборота

Для проведения анализа современных особенностей
документооборота большую роль имеет исторический опыт организации
делопроизводства в нашей стране, в исследование которого внесли
основополагающий вклад К.Г. Митяев, Т.В. Кузнецова, М.П. Илюшенко, М.И.
Додонова, М.В. Ларин. Эволюция форм документооборота происходит под влиянием
множества факторов, основными из которых можно считать следующие:

– развитие государственности и аппарата
государственного управления;

– развитие форм организации коллективного
производства, создания и укрупнения предприятий, развитие менеджмента как науки
и практики управления;

 – появление
новых средств документирования и коммуникаций, информационные революции;

– развитие культуры и образования.

В условиях широкого применения современных
информационных технологий документооборот модифицируется и, в сравнении с
традиционным бумажным делопроизводством, приобретает ряд новых черт.

В первую очередь следует назвать:

– расширение применения электронных документов; [1]
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение [текст]: учебник / В. И.
Андреева. – М.: Издательство КНОРУС, 2017. – 256 с. [2]
Барихин А.Б Делопроизводство и документооборот / А.Б. Барихин. — М.: Книжный
мир, 2008.- 416 с