Курсовая с практикой на тему Анализ порядка составления и назначения номенклатура дел

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ И НАЗНАЧЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ 5

1.1 Понятие, сущность и основные виды номенклатуры дел в организации 5

1.2 Общий порядок и требования разработки номенклатуры дел 8

2 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В ФКУ СИЗО-1 УФСИН РОССИИ ПО КУРСКОЙ ОБЛАСТИ 11

2.1 Анализ порядка составления номенклатуры дел в ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области 11

2.2 Состав номенклатуры дел в ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области 14

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 20

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 22

ПРИЛОЖЕНИЕ 25

Введение:

На сегодняшний день, практически все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Организацию процесса хранения документов, проведение своевременной и качественной передачи документов в архив позволяет выполнить составление номенклатуры. Номенклатура является систематизированным перечнем наименований дел, заведенных в организации или в ее структурных подразделениях с указанием сроков их хранения. Для многих организаций составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Номенклатура дел как многофункциональный документ является схемой систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела; дело, включенное в номенклатуру, имеет определенный срок хранения, установленный в нормативных документах, следовательно, играет важнейшую роль при проведении экспертизы ценности документов. Немаловажное значение номенклатура дел играет в построении информационно-поисковой системы организации, имеющей важнейшее значение в формировании документного фонда организации.

Актуальность темы курсовой работы заключается в важности обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы имеют не только юридическое значение, они также являются носителями ценнейшей ретроспективной информации, т.е. сведений обо всей предыдущей деятельности организации и ее взаимоотношениях с другими организациями, их использование значительно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторное оформление однотипных документов. Упорядоченное хранение, обеспечивающее быстрый поиск документов, требует их четкой классификации.

Объектом исследования в курсовой работе является номенклатура дел.

База исследования — ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области.

Предметом – порядок составления и назначения номенклатуры дел в организации (на примере ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области).

Целью в курсовой работе является теоретическое и практическое рассмотрение порядка составления и назначения номенклатуры дел в организации (на примере ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области).

На основании цели, в курсовой работе поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, сущность и основные виды номенклатуры дел в организации;

2. Рассмотреть общий порядок разработки номенклатуры дел;

3. Изучить основные требования к составлению номенклатуры дел;

4. Провести анализ порядка составления и назначения номенклатуры дел в ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области.

Структура курсовой работы включает в себя введение, две главы, заключение и список использованных источников.

Заключение:

По результатам написания курсовой работы можно сделать следующие выводы:

Номенклатура дел – утвержденный систематизированный перечень дел, находящихся в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура как схема распределения и группировки исполняемых документов и дел, сроков хранения, а также схема построения справочного дела неиспользованных документов. Кроме того, он является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения по делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Основным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т. е. она служит планом распределения документов после их оформления по делам и тем самым определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумажных носителях по физическим делам, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (дел) в организации на уровне файловой системы или базы данных.

Составление и назначение номенклатуры дел рассмотрено примере ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области.

Следственный изолятор является юридическим лицом, имеет гербовые печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим полным наименованием, другие необходимые для своей деятельности печати, штампы и бланки, а также текущий, расчетный, валютный и иные счета в банках и других кредитных организациях, открываемые в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В 2021 году в данном отделе было сформировано 26 дел, среди которых, следующие:

Переписка с органами и учреждениями уголовно-исполнительной системы, УФСИН;

Переписка с органами государственной власти;

Приказы по основной деятельности;

Должностные инструкции сотрудников отдела специального учета;

Положение об отделе;

Внутренние документы, рапорта, докладные записки.

Наибольшее количество документов включают в себя номенклатурные дела: «Переписка с органами и учреждениями уголовно-исполнительной системы, УФСИН», которые включают в себя 16 томов. Объем номенклатурного дела включает в себя документы объемом не более 250 листов, в каждом номенклатурном деле находится от 50 до 100 документов.

Номенклатурные дела, подготовленные сотрудниками отдела специального учета ФКУ СИЗО-1 УФСИН России по Курской области включают в себя обложку дела, опись документов, лист-заверитель. После подготовки всех составляющих компонентов номенклатурного дела, дело прошивается

Фрагмент текста работы:

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОРЯДКА СОСТАВЛЕНИЯ И НАЗНАЧЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

1.1 Понятие, сущность и основные виды номенклатуры дел в организации

Порядок систематизации документов закреплен в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их стоимости, передаче на архивное хранение и является обязательным документом для любой организации.

Существует общепринятое определение термина номенклатура дел – утвержденный систематизированный перечень дел, находящихся в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура как схема распределения и группировки исполняемых документов и дел, сроков хранения, а также схема построения справочного дела неиспользованных документов. Кроме того, он является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения по делам временного (до 10 лет включительно) хранения .

Также есть следующее определение номенклатуры дел – простейший классификатор, позволяющий быстро сортировать документы по папкам (делам) для быстрого их поиска в случае необходимости. От того, насколько качественно он составлен, зависит эффективность работы с документами и их сохранность.

Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводство учреждения: делопроизводство, канцелярия, общий или административно-хозяйственный отдел и т.п. с участием архива организации. В небольших организациях, не имеющих