Курсовая с практикой на тему Анализ основных принципов описания дел. Особенности составления заголовков дел.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1 НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕГУЛИРОВАНИЯ ОПИСАНИЯ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЯ ЗАГОЛОВКОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 7
1.1 Нормативно-правовое и методическое регулирование описания дел и составления заголовков 7
1.2 Основные принципы описания дел 10
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ОПИСАНИЯ ДЕЛ В ПАО «ГАЗПРОМ» 13
2.1 Организация документооборота 13
2.2 Особенности составления заголовков дел в ПАО «Газпром» 16
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 23

Введение:

Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в третьих — эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Личное дело работника служит показателем успешности преодоления им всех этапов рабочего процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, достижений и проблем. Перечень документов личных дел учащихся учреждения российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник учреждения вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.
Степень изученности. В ходе работы были использованы источники, которые можно разделить на несколько групп.
Первая группа представлена основными законами России, такими как Конституция, Федеральные законы, постановления и приказы, указы и распоряжения относительно ведения архивного дела. Вторая группа источников представлена методическими рекомендациями, ГОСТами, положениями по архивному делу и документообороту в организациях и архивах.
Согласно Закону об АО правила ведения архивного дела акционерных обществ определяются отнюдь не архивным ведомством. В этом проявляется специфика регулирования архивов коммерческих организаций в нашей стране. Подробнее содержание ст. 89 раскрывается в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03–33/пс. В Положении отсутствует указание на обязательность создания архива организации, тем не менее выполнение требований этого документа без создания отдельного структурного подразделения или выделения сотрудников, основной должностной функцией которых является работа с архивными документами, довольно затруднительно. Характерно, что ответственность за организацию хранения документов возлагается на единоличный исполнительный орган, а сама организация хранения документов до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества (п. 3.1). При этом подлежащие хранению документы до передачи их в архив хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества (п. 3.6). Таким образом, если организация размещается в нескольких зданиях, то архивные документы должны находиться в помещении, занимаемом руководством, и хотя в документе не говорится о необходимости создания архива, из его текста следует, что он должен быть.
В соответствии с законодательством находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. В числе таких документов законом названы юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи и др.
Архивный фонд Российской Федерации состоит из двух частей: документов, находящихся в государственной собственности, и документов, находящихся в частной собственности.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.
Целью данной работы является анализ основных принципов описания дел. Особенности составления заголовков дел.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
— Рассмотреть нормативно-правовое и методическое регулирование архивного дела.
— Изучить основные принципы описания дел.
— Изучить организацию документооборота.
— Проаналиировать особенности составления заголовков дел в ПАО «Газпром».
Объект исследования – личные дела организации.
Предмет исследования — документооборот, основные принципы описания дел, особенности составления заголовков дел
Методология и методы выпускной квалификационной работы. При исследовании нормативно-методического обеспечения архивного дела использовались общенаучные методы исследования. Изучались и анализировались нормативные документы, законы по архивному делу РФ. Систематизировалась изучаемая информация.

Заключение:

Формирование и ведение личных дел организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для всех работников.
В организациях личные дела формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работника, может служить основанием для привлечения к ответственности.
Принимая решение о необходимости ведения личных дел, директор организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.
Правовым основанием ведения личного дела работника организации будет выступать локальный нормативный акт. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.
Учитывая специфику деятельности организации, полагаем целесообразно введение электронного формирования личного дела работника.
В личном деле целесообразно консолидировать следующие документы:
— согласие на обработку персональных данных;
— документ, подтверждающий факт ознакомления с локальными нормативными актами;
— копию приказа о зачислении;
— документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
— итоги аттестации (действующей).
Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, организация вправе хранить копии документов в личном деле.

Фрагмент текста работы:

Методические рекомендации по работе с документами по личному составу 2018 г. Методические рекомендации раскрывают методику работы по организации хранения, учета, организации использования документов по личному составу (в том числе в рамках оказания государственных и муниципальных услуг), включая методику организации доступа к документам по личному составу, в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций.
В настоящее время не существует каких-либо нормативных правовых актов, устанавливающих обязательные требования к содержанию оформления заголовков и описи дел организации, его структуре, наличию реквизитов.
Поскольку вопросы оформления заголовков дел организации не урегулированы на законодательном уровне, порядок его оформления остается на усмотрение организации.
Вместе с тем наличие фирменного бланка унифицирует делопроизводство как внутри организации, так и при документообороте со сторонними лицами. Адресаты корреспонденции получат необходимую информацию об организации, ее реквизитах и контактных данных.
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк и бланк для письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов различаются между собой набором реквизитов (п. 6.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Бланк письма содержит в себе следующие реквизиты:
— герб (эмблему организации или товарный знак);
— наименование организации;
— справочные данные об организации;
— дату и регистрационный номер документа;
— ссылку на регистрационный номер и дату документа (если это ответ на какой-либо документ).
А также ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07 (разд. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит схемы расположения реквизитов на бланке документа, как при использовании традиционного углового бланка, так и при продольном расположении реквизитов (приложение Б к ГОСТу Р 7.0.97-2016).ГОСТом Р 7.0.97-2016 рекомендовано бланки документов организации изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов (п. 6.2).
Макеты бланков, как на бумаге, так и в электронной форме, утверждаются руководителем организации.
Поскольку ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает диспозитивное право организации на такой бланк, применять ли вышеуказанные ГОСТы при оформлении фирменного бланка, организация решает самостоятельно (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).
Принимая во внимание отсутствие каких-либо императивных норм в отношении содержания описи дел, исходя из обычаев делового оборота, при оформлении такого бланка рекомендуем включать:
— фирменный логотип (товарный знак) организации (при его наличии);
— наименование хозяйственного общества и его организационно-правовую форму;
— местонахождение фирмы (юридический и фактический адреса);
— индивидуализирующие признаки организации (ОГРН, ИНН);
— контактные данные (телефон, факс, адрес электронной почты и др.);
— банковские реквизиты юридического лица;
— дату и регистрационный номер документа.
Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения». В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет.
В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных. Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации.
Если дела сдают в архив в электронном виде, нужно также их описать. Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.
Утверждены формы списков дел, которые направляются в архивы государственных музеев, РАН, библиотек, муниципальных архивов. Они есть в Приказе Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273.
Перед тем как составить опись документов, образец можно скачать и свериться с ним либо заполнить его же и использовать в работе. Это возможно в случае, если в компании не используются фирменные бланки.