Курсовая с практикой на тему Анализ деятельности архивов организаций

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………….. 3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АРХИВНОГО ДЕЛА В ОРГАНИЗАЦИЯХ   4

1.1. Специфика подготовки документов к архивному хранению…………. 4

1.2. Особенности оформления документоов в ходе архивного хранения 6

1.3. Характеристика хранения документов………………………………………. 10

2. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ООО «РОЗА ВЕТРОВ»……………………………………………………………………………… 13

2.1. Характеристика деятельности организации……………………………….. 13

2.2. Особенности архивного дела и документооборота в организации. 15

2.3. Особенности деятельности секретаря в области архивного дела…. 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………………… 23

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………………. 24

Введение:

Документация управленческой
деятельности охватывает все процессы, связанные с регистрацией (фиксацией) в
различных средствах и регистрацией в соответствии с установленными стандартами
информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав
документов управления определяется компетенцией и функциями организации,
процедуры для решения вопросов, объемом и характером связей с другими
организациями и закрепляется в табеле документов. Единство стандартов
документирования управленческих действий на всех уровнях управления
обеспечивается за счет использования государственной системы документационного
обеспечения для управления и систем единой документации.

Правильная организация офисной
работы на предприятии — одно из важнейших условий правильной организации
работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений,
постановлений, четкого и культурного обслуживания.

Объект исследования: архивное
дело в компании ООО «Роза ветров»

Предмет исследования: архивовведение

Цель исследования: провести
анаализ деятельности архивов организаций на примере компании ООО «Роза ветров»

Основные задачи:

— охарактеризовать специфику
подготовки документов к архивному хранению;

— определить особенности
оформления документоов в ходе архивного хранения;

— охарактеризовать процесс
хранения документов;

— провести анализ деятельности
архива организации на примере ООО «Роза ветров».

Заключение:

Правильно построенная система
обработки и хранения документации обеспечивает быстрый и эффективный обмен
информацией между всеми частями производственного процесса, сокращает время,
необходимое для подготовки конкретных задач, устраняет возможные ошибки при
подготовке отчетной документации.

В настоящее время наличие
успешной системы автоматизации делопроизводства и рабочего процесса указывает
на благополучие учреждения и его управления. Это означает полную управленческую
способность подчиненных руководству аппарата, их компетентность, солидарность,
дисциплину и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного
дела.

Автоматизация и повышение
прозрачности бизнес-процессов позволяют повысить конкурентоспособность компании
в условиях активного развития российского рынка. Компания ООО "Роза
ветров" является одной из крупнейших на российском рынке туроператоров. Крупнейшими
рынками для компании являются российские региональные рынки. В силу этого
возникает необходимость аналитического сопровождения принятых управленческих
решений в области организации бизнес-процессов в компании.

В современной экономике
организационные структуры вынуждены гибко адаптироваться к меняющейся среде. В
этой связи системы поддержки принятия решений должны позволять гибко и быстро
изменять организационную структуру в соответствии с меняющимися условиями
внешней среды. То есть контроль должен осуществляться не только с точки зрения
контроля конкретных показателей, но и с точки зрения эффективности работы
подразделений и причин их эффективности.

Фрагмент текста работы:

1. Теоретические аспекты
архивного дела в организациях 1.1. Специфика
подготовки документов к архивному хранению Важным этапом процесса офисной
работы является подготовка исполненных документов к хранению и использованию.
Основная цель организации и хранения выполненных документов-создание условий
для их использования в справочной работе.

Подготовка выполненных
документов для хранения и использования включает в себя:

 — рассмотрение (оценка) научно-практической
ценности документов;

 — оформление дел;

 — описание документов для постоянного и
длительного хранения;

 — обеспечить вашу безопасность;

— передача дел в архив компании.

Экспертиза ценности документов в
офисной работе проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании.
Для организации и проведения экспертизы стоимости документов, их отбора и
подготовки к передаче в государственное хранилище, а также для контроля
правильности распределения документов по различным случаям и оказания
методической помощи в экспертизе стоимости документа создаются постоянные
экспертные комиссии (Епа). В настоящее время разрабатывается положение,
определяющее их функции, права и процедуры работы[1].

Комиссии экспертов организуют
ежегодно выбирать документов, они, осуществляющие хранение: обзор секций в год
дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), в том числе по
личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не должны
храниться более, о вреде, неисправимый документов постоянного хранения и о не
обнаружении дел, которые должны быть переданы на хранение государственной;
вопросы о получении из ведомственного хранилища документов личного
происхождения; подготовка и представление предложений для экспертизы EPA по
установлению и изменению сроков хранения документов; изучение перечней документов,
номенклатуры дел, инструкций по ведению учета и т. д[2].

Оформление дела представляет
собой комплекс работ по его переподготовке, нумерации листов, составлению
удостоверяющей регистрации, внутренней регистрации документов; оно начинается с
момента удостоверения дела в процессе регистрации и заканчивается процессом
подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года,
в течение которого было возбуждено дело. Оформление дел осуществляется
сотрудниками службы ведения дел. В зависимости от периодов хранения выполняется
полная или частичная обработка дел. Полное оформление подлежит постоянному,
долгосрочному (более 10 лет) и личному хранению. Случаи временного хранения (до
10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, им разрешено хранить в
папках, без внутренней устойчивости документов, без нумерации листов, а также
без написания сертификационной надписи.

При оформлении обложек дел
постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу
должны указываться следующие реквизиты: наименование Учреждения и его
подчиненность прямой; наименование структурного подразделения, индекс дела;
Аннотация по документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо
ценные); Дата дела (тома, части); количество листов в случае, Длительность
случая; код файла случая[3].

Следует особо отметить, что
шифрование файлов на обложках дел постоянного хранения помещается в чернила в
файле ведомственной только после включения дел в годовые разделы
соответствующих консолидированных журналов дел, утвержденных ЭПК Учреждения
соответствующего файлов государства (до этого помещается в ручки).
Зашифрованных файлов на обложках дел долговременного хранения (свыше 10 лет) и
помещаются чернилами после включения дел в годовые разделы резюме случаях.

После выполнения требований
чехол, необходимо соблюдать следующие требования: название Учреждения пишется
полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывает на их
сокращенное название официально приняты; заголовок и номер дела переносят на
обложку из номенклатуры (последний должен быть помещен в корневой случае для
облегчения поиска случаях и вертикально хранить их). [1]
Богданов В.В., Бондаренко Р.В. Организация электронного архива для
технологических процессов // Научно-технический вестник информационных
технологий, механики и оптики. 2019. №33. С. 200 [2]
Боева А.А. Документооборот в организациях// Вопросы экономики, организации и
управления в хозяйствующих субъектах Межвузовский сборник научных трудов. Э.Б.
Дорофеев — ответственный редактор. Воронеж, 2019. С. 10 [3]
Богданов В.В., Бондаренко Р.В. Организация электронного архива для
технологических процессов // Научно-технический вестник информационных
технологий, механики и оптики. 2019. №33. С. 199