Контрольная работа на тему Виды номенклатурных дел

Содержание:

Введение 3
1. Общее понятие номенклатуры дел 4
2. Виды номенклатур 7
3. Содержание номенклатуры дел 9
Заключение 17
Список использованной источников 18

Введение:

Под номенклатурой дел понимают оформленную соответствующим образом сводную ведомость (перечень) дел, ведущихся в организации на протяжении года.
Создание номенклатуры дел занимается специальный сотрудник, назначенный приказом директора учреждения. Данный сотрудник в своей деятельности руководствуется законодательными актами архивного документоведения и локальными внутренними актами учреждения.
Номенклатура дела является специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела.
Номенклатура дел является законодательно закрепленным обязательным документом для составления и ведения архивного дела в организации для систематизации и правильного установления сроков хранения документов, полученных в результате работы учреждения.
Номенклатура дел выполняет следующие функциональные предназначения:
1. Классифицирует документы по важности;
2. Определяет верный порядок формирования дел;
3. Контролирует учет документопроизводства;
4. Определяет правила формирования дел по группам;
5. Определяет правильную систематизацию дел;
6. Вводит индексацию дел в зависимости от подразделений;
7. Определяет сроки хранения составленных дел в зависимости от из значимости на постоянные и временные;
8. Является основанием для составления акта об уничтожении дел с вышедшим сроком хранения.
Номенклатура дел как мы можем видеть является основополагающим документом для формирования архивного фонда как предприятия.

Заключение:

Номенклатура дел в учреждении важный документ, на его основе ведутся и составляются все документарные дела и определяются сроки их хранения.
Правильное и качественное составление и ведение номенклатуры является залогом оперативного и верного принятия управленческих решений, а также работы с входящими запросами, требующими обращения к архиву учреждения.
Через номенклатуру дел можно проследить все этапы и направления работы учреждения, именно поэтому ведение номенклатуры дел и формирование архива учреждения является законодательно утвержденным вопросом.
Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения сохранности документов.
Из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что составление, ведение и контроль за правильностью ведения и исполнения номенклатуры дел является основой качественного архивного дела учреждения и документооборота в целом.
В рамках современного течения делопроизводства стоит учитывать применение электронных технологий и электронных носителей. В рамках данного вопроса целесообразно разработать правила формирования и хранения электронного фонда документооборота, для их большей сохранности.

Фрагмент текста работы:

1. Общий принцип номенклатуры дел

< p > Номенклатура дел — это регулярно систематизированный перечень дел, заводимых в учреждениях, с указанием срока их хранения в установленном порядке [4, с. 15]. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки выполнения документов в делах, указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполняемых документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для временного (до 10 лет ограниченного) хранения. < бр /> Номенклатура дел является простым классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае необходимости. От того, насколько она качественно собрана, обеспечивается оперативность работы с документами и их сохранность. Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на ответственного застройки архива учреждения (как правило, на практике ) .
Руководитель объединенной службы с ответственным архивом организации совещаний с участием представителей всех структурных подразделений . < бр /> На таких совещаниях, которые обычно проводятся в IV квартале, подводятся итоги по формированию дел в ожидаемом году и даются указания о порядке составления и сроках представления номенклатур дел на будущий год структурными подразделениями организации.
< p >< br /> Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна использовать требования, соблюдение требований [8, с. 64]: < br /> — полное включение всех документов; < br /> — разделение дел на группы по сроку хранения; < br /> — правильное формулирование назначенных ему дел для полного и четкого изложения конституции и требуемого срока хранения; < br /> — правильное собрание дел по выделенным номенклатурам по выделению ресурсов.

.rTable { display: table; width: 100%;}
.rTableRow { display: table-row; }
.rTableHeading { background-color: #ddd; display: table-header-group; }
.rTableCell, .rTableHead { display: table-cell; padding: 3px 10px; border: 1px solid #999999; }
.rTableHeading { display: table-header-group; background-color: #ddd; font-weight: bold; }
.rTableFoot { display: table-footer-group; font-weight: bold; background-color: #ddd; }
.rTableBody { display: table-row-group; }