Контрольная работа на тему Управление контентом организации

Содержание:

Введение:

В современную высокотехнологичную
эпоху системы управления предприятием стали стандартом для компаний,
стремящихся к интенсивному развитию, и необходимым компонентом для ведения
эффективного бизнеса. Эти системы предназначены для автоматизации
управленческих процессов и предоставления топ -менеджерам ключевой информации
для многопартийного анализа состояния компании, а также для оказания им помощи
в принятии решений.

Важным элементом
системы управления организацией является информационная система управления,
которая, в свою очередь, делится на две ветви в соответствии с решаемыми
задачами: управление структурированными (СД) и неструктурированными данными
(НД).

Эти системы
предназначены для автоматизации обработки, хранения и предоставления свободного
доступа к данным, которые случайным образом поступают и вращаются в
корпоративной структуре, а также служат аналитическим инструментом для
менеджеров..

Компании успешно
решают задачи обработки структурированного контента с помощью систем
документооборота (судов) и бизнес-процессов, позволяющих им организовывать и
поддерживать информационные потоки, связанные с документацией.
Неструктурированная обработка данных может быть частично решена с помощью ECM
(Enterprise Content Management) и CMS (Content Management System)

Заключение:

Таким образом,
управление жизненным циклом можно рассматривать как поддержку контента при
переходе от одного этапа к другому, помощь в присвоении деталей,
символизирующих переход, и оптимизацию затрат на его хранение с учетом ценности
и актуальности для бизнеса. Оценить качество системы управления контентом в
компании можно, оценив скорость и эффективность прохождения документов через
этапы системы управления контентом. Как правило, за решение таких задач
отвечают решения ILM (Information Lifecycle Management). Но на данный момент
многие информационные системы класса ECM имеют собственные средства обеспечения
качественного управления жизненным циклом хранящегося в них контента.[2, с. 6]

Функциональные
требования, которым должна соответствовать система структурирования документов
в компании:

— пользователь
должен иметь возможность искать нужные ему документы либо по всему набору
доступных баз данных, либо по определенному их подмножеству.

— создание единого
массива электронных документов и создание удобной поисковой системы;

— ускорение
формирования инструкций и приказов, а также контроль за их выполнением;
планирование распределения рабочего времени персонала, контроль за
деятельностью сотрудников;;

— разработка
технологии передачи сервисной документации через внешние системы; приведение
схемы документооборота к единому алгоритму;

— Система должна
обеспечивать централизованный доступ всем сотрудникам отдела, а также
актуализацию и персонифицированный доступа.

Фрагмент текста работы:

Управление
контентом организации

Вариант
7

Проанализировав
основные задачи сотрудников отдела по работе с клиентами сервисной компании,
руководством были определены общие задачи по автоматизации процесса работы со
структурированным и неструктурированным контентом. Сотрудниками подобраны
основные виды внутренних документов; договора, сгруппированные документы,
отражающие специфику работы с внутренними документами и клиентами, а также
используемые документальные и операционные базы, необходимые для решения
сотрудниками отдела ежедневных бизнес-задач, требуют централизованного доступа
всем сотрудникам отдела, актуализации и персонифицированного доступа.
Необходимо для выбранного вида контента разработать модель жизненного цикла,
определить, внеся дополнительные характеристики, уровень зрелости выбранного
контента. Исходя из описания организации и ее информационного ландшафта
(предположите, какой набор ИТ-решений компания может иметь на текущий момент),
предложить инструмент реализации задачи по автоматизации и сформулировать
основные функциональные требования.

Описание
технологии выполнения задания

Жизненный цикл —
период создания и использования информационных систем, охватывающий ее
различные состояния, начиная с момента возникновения необходимости в данной
информационной системе и заканчивая моментом ее полного выхода из эксплуатации.

Жизненный цикл
контента состоит из сбора, накопления, хранения и доставки информации. Процессы
управления осуществляются на всех этапах. Об этом свидетельствует"
дорожная карта " контента от некоммерческой организации AIIM (Association
for information and image management), показанная на Рис.1.

Захват информации.
На этом этапе жизненного цикла информация создается или импортируется в систему
извне. Информация может быть создана человеком. Это бумажные и электронные
документы, всевозможные заполненные формы, мультимедийная информация.
Информация также может быть создана различными приложениями и импортирована в
систему, например из ERP или CRM систем, или получена по электронным каналам
обмена в виде электронных данных или форм.

На этапе захвата
или ввода информации в систему используются следующие технологии: сканирование
документов, распознавание отсканированных изображений документов, оцифровка
изображений, обработка форм, агрегирование (обобщение) информации, интеграция
(интегрирование) из различных источников, классификация.

Хранение контента.
Для хранения данных могут использоваться базы данных, хранилища данных,
файловые системы, различные библиотеки и носители информации. Выбор той или
иной технологии хранения определяется объемом информации, сроком хранения,
параметрами доступа пользователей, требуемым уровнем надежности и безопасности,
а также политикой предприятия.