Контрольная работа на тему Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации

Содержание:

Оглавление

Введение 2
Основная часть 4
Заключение 13
Список литературы 15

Введение:

Актуальность нашей работы заключается в том, что на сегодняшний день проблема стандартизации и унификации документов стоит достаточ-но остро. Некоторые компании до сих пор пытаются использовать совет-ские бланки и образцы, другие пользуются своими персонально разрабо-танными документами, не обращая внимания на общегосударственные об-разцы.
Унификация документов заключается в установлении единообразия в составе и формах документов управления, которые фиксируют реализа-цию однотипных функций и задач управления.
Под объединением понимается «приведение чего-либо к единой си-стеме, форме, единообразию». Согласно официальному определению, унификация — это выбор оптимального количества разновидностей това-ров, процессов и услуг, их параметров и размеров. Исходя из этого, сле-дует, что, во-первых, в процессе унификации следует проводить рацио-нальное сокращение элементов исходного набора объектов (например, форм или типов документов, их показателей и деталей). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимальной (в течение некоторого довольно длительного времени) однородности в любой сфере деятельности, включая документацию. Управленческие документы, ис-пользуемые в различных областях и руководящих органах, должны со-ставляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую канцелярскую систему для страны, способствует их эффективной обработ-ке и оформлению, сокращает время, затрачиваемое на работу с докумен-тами не только канцелярского персонала, но и всех сотрудников админи-стративного аппарата — от менеджеров до рядовых сотрудников.
Стандартизация документов — форма юридического закрепления унификации и уровень ее обязательности.
Стандартизация — это процесс установления и применения стандар-тов, которые понимаются как «образец, стандарт, модель, взятая в каче-стве отправной точки для сравнения с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает набор норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается ком-петентным органом. Применение стандартов помогает улучшить качество создаваемого продукта (в данном случае это документ). В России дея-тельность по стандартизации координируется государственными органами по стандартизации.
Стандартизация — сложный процесс. В его состав входят такие эле-менты, как типизация, унификация, агрегация. С одной стороны, это ме-тоды стандартизации, с другой — виды работ, которые можно выполнять как самостоятельные.
Унификация документов осуществляется с целью сокращения коли-чества используемых документов, типизации их форм, повышения каче-ства, снижения сложности их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации для одних и тех же и свя-занных функций управления и повышения эффективности. использование компьютерных технологий.

Заключение:

Основополагающими моментами в процессе оптимизации официаль-ной административной, хозяйственной и любой другой деятельности яв-ляются унификация и стандартизация документов. Вкратце, эту концеп-цию можно объяснить, как приведение рабочего процесса к общей унифи-цированной форме, унифицированной системе.
Этот процесс оказывает огромное влияние на непосредственную под-готовку любой документации. Принципы стандартизации и унификации документов следующие:
Единая типизация форм.
Установление одинаковых требований к оформлению данных, воз-никающих при принятии однотипных управленческих решений.
Значительное снижение затрат различного характера на подготовку и оформление материалов.
Совместимость нескольких унифицированных баз данных независи-мо от отрасли или вида деятельности.
Следует понимать, что любая деятельность по управлению органи-зацией, предприятием, страной, в конце концов, представляет собой систе-му, каждый элемент которой становится той или иной функцией. Среди них есть общие (или типичные) — те, которые характерны для деятельности любого учреждения: организационные, административные, исполнитель-ные, плановые, учетные функции и т. Д. Между тем, деятельность отдель-ных организаций имеет специальные функции. Например, задачи и цели, основанные на реализации образовательной деятельности, характерны только для субъектов этой сферы.
Системная документация может быть общей и отраслевой. Что каса-ется первого типа, здесь не должно быть вопросов. Отраслевые системы включают документооборот, отражающий специфику предприятия или организации. Например, стандартизация и унификация таможенных до-кументов будут содержать материалы, регламентирующие порядок про-верки и прохождения на государственной границе вывозимых, ввозимых товаров.
Насколько взаимосвязаны материалы и как документы обеих систем, функциональных и отраслевых, связаны друг с другом, зависят от многих факторов. В частности, их ценность определяется характером деятельно-сти организации. Кроме того, унификация и стандартизация управленче-ских документов не всегда подразумевают создание нормативных актов по организационной, исполнительной или административной деятельности. Между тем, документация организационно-административного плана, ко-торая содержит основные положения управления, администрирования, взаимодействия и регулирования работы государственных органов, пред-приятий, подразделений и должностных лиц, основана на отраслевых и функциональных структурах.
Проблемы стандартизации и унификации внешнеторговых докумен-тов часто возникают из-за несвоевременного разделения блока организа-ционной и административной документации, который для таких систем служит юридической помощью.
Проведение своевременной унификации в документообороте ком-мерческого предприятия предполагает:
В рамках структуры единых документарных форм происходит уста-новление соответствующей номенклатуры.
Общая модель построения системы документов основана на исполь-зовании формы, взятой в качестве модели.
Особое внимание уделено правилам синтаксического конструирова-ния документации.
До этого унификация и стандартизация первичных документов про-водилась с учетом всех материальных требований на всех этапах создания, заполнения, обработки и сохранения. Были учтены психофизиологические возможности человека и параметры машинно-технических устройств.

Фрагмент текста работы:

Основная часть

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под объединением понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов проводится с целью сокращения количества документов, используемых в управленческой деятельности, для типизации их форм, установления единых требований к оформлению документов, со-здаваемых при решении однотипных управленческих задач, для сокраще-ния трудозатрат, времени и затрат, материальные затраты на подготовку и обработку документов, на достижение информационной совместимости баз данных, созданных в различных отраслях промышленности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая функция управления реализуется через комплекс (систему) документов, относящихся только к этой функции. Совокупность документов, взаимосвязанных на основе прохождения, цели, типа, сферы деятельности, общих требований к оформлению, называется системой документации [5].
Системы документации могут быть функциональными и отраслевы-ми. Системы функциональной документации — это те, которые так или иначе присущи всем организациям, например, бухгалтерскому учету, ста-тистической отчетности, организационной и внешней торговле. В системах отраслевой документации происходит документирование соответствую-щих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функ-циональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.
Единство решаемых задач, единая технология их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволи-ли выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать для них единый набор требований.
С 1971 года в стране систематически ведется работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, включенных в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (ЭККТЭСИ), в качестве основы информационной поддержки компьютерных технологий и унифицированных систем документации (DDC) оптимизировать ввод и вывод информации из компьютерных ин-формационных систем.
Унификация и стандартизация управленческих документов должны рассматриваться как один из факторов повышения производительности управленческой работы. Унификация документов — это выбор рациональ-ных структур для их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального числа их форм и типизации их по-строения. Это относится не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.