Контрольная работа на тему Требования к изготовлению документов. Составление документов.

Содержание:

1. Требования к изготовлению документов 3
2. Составление документов 10
Список использованной литературы 23

Фрагмент текста работы:

1. Требование к составлению документов.
Документ, его роль и место в управленческой деятельности
В процессе деятельности человека, любого объекта, субъекта, предприятия создаются документы, отражающие эту деятельность, и показывают информационные связи человека и субъекта. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи во времени и пространстве» – так определяет документ ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .
Документы используются во всех сферах деятельности человека, отражают факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Информация в документе может быть зафиксирована любым способом: письменно, в виде чертежа, рисунка, фотографии, с помощью звукозаписи. Таким образом, документ, прежде всего, выполняет информационную функцию. Но он выполняет и другие функции: передачу информации на расстоянии, накопления и хранения информации, доказательства, учета.
Один отдельный документ – это единичный акт документирования. Деятельность субъекта отражает совокупность документов, взаимосвязанных и взаимодействующих, которые составляют системы документации. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» определяет систему документации как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Рассматривая документы как форму отражения деятельности объектов и их субъектов, можно обнаружить значительное количество систем документации, взаимосвязанных и подчиненных.
Наиболее общей и целостной системой, что занимает высшую ступень на иерархической лестнице документного создания, можно рассматривать общегосударственную систему документации, включая все виды систем документации, возникающих и взаимодействующих в государстве. Она делится на ряд подсистем, которые можно классифицировать по различным признакам (территориальным, функциональным, по уровню управления и т. п.).
В литературе и практической деятельности в первую очередь выделяют функциональные, имеющие межотраслевое значение, и отраслевые системы документации. Функциональные системы документации: плановая, отчетно-статистическая, материально-технического снабжения, финансирования и др. В том или ином объеме они свойственны органам управления.
Отраслевыми принято считать системы документации, функционирующих и, соответственно, отражают деятельность органов отраслевого назначения (объекты и их субъекты, отделы, управления, исполкомы местных советов).
Функциональные и отраслевые системы документации, в свою очередь, можно разделить на подсистемы по направлениям деятельности. Можно распределить системы документации по уровню управления, например, системы документации по министерству образования, вуза, школе и др.
Между системами иногда трудно провести четкие границы, поскольку виды документов очень тесно взаимосвязаны. Развитие электронно-вычислительной техники и внедрение автоматизированных систем управления требовали приведения документов к однородности, как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 1960-х годов в бывшем Советском Союзе получила распространение деятельность по разработке унифицированных систем документации, которые содержат информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Создание унифицированных систем документации – одно из важнейших направлений разработки АСУ.
В настоящее время действует более двадцати общегосударственных унифицированных систем документации, каждая из которых определяется государственным стандартом. Такой государственный стандарт выдается на каждую систему. Но документы, разработанные в различных системах, используемых в управлении на различных уровнях, которые должны иметь единые унифицированные формы.
Однако для унифицированной системы организационно-распорядительной документации формы документов разрабатываются на основе государственного стандарта по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» .
Сам процесс создания документа называется документированием. Под системой документирования понимают совокупность процессов по созданию и обработке всех документов в субъекте. Система документирования предполагает наличие определенных норм и требований не только по составлению и оформлению документа, но и о порядке работы с ним, обработке, движению, хранению документа. Эти нормы закрепляются, в свою очередь, законотворческими и нормативно-методическими документами.
С использованием ЭВМ, когда информация, которая находится в документах, закладывается в память машины, когда стало возможным быстро получить любую часть этой информации и в любых комбинациях, более оправданным стало понятие информационно-документационного обеспечения управления, включающее всю совокупность процессов по получению, обработке, хранению и выдаче потребителю информации и документов как ее носителей.
Вся управленческая деятельность тесно связана с работой над документами, поскольку для принятия любого решения необходима информация по рассматриваемому вопросу, носителем которой является документ – объект труда в сфере управления. Поэтому совершенствование процесса работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда в сфере управления. Роль управления постоянно растет вследствие развития общества, его политических, экономических, культурных, социальных связей, роста объемов документационного информации.
Работники управленческого аппарата большую часть рабочего времени используют на составление, согласование, обработку документов и информации, содержащейся в них. Эта работа занимает 60%, а в отдельных случаях – до 80% их рабочего времени. Для значительной части работников сферы управления, таких, как статисты, экономисты, бухгалтера, секретари, операторы и др., работа с документами и их анализ, обработка информации в них составляют основное содержание работы.
Понятие «документ» широко применяется во всех сферах деятельности. Его понимают по-разному, в зависимости от специфики тех объектов, которым предоставляется статус документа.
На международном уровне наиболее общепризнано определение документа как запись информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
Информация, зафиксированная в документе, имеет свою специфику, которая проявляется образом:
1) документ – носитель социальной информации, то есть информации, которая создана человеком;
2) документальная информация должна быть содержательной, поскольку является результатом интеллектуальной деятельности человека;
3) информация передается дискретно, то есть в виде отдельных сообщений, преимущественно завершенный характер;
4) сообщение представляет собой закодированный текст в определенной знаковой системе;
5) информация, зафиксированная на материальном носителе способом, созданным человеком (письменно, графически, звукозаписью и т.д.).
Для документа является характеристикой также стабильная материальная форма.
Таким образом, документ представляет собой единство материальной формы и информации, что в нем зафиксирована. Двуединая природа документа – одна из его особенностей, отсутствие какой-либо из этих двух составляющих уничтожает документ как таковой.
Документ также можно разделить на свои простейшие составные части (реквизиты) и к каждой части есть правила наиболее правильного ее написания и оформления. Эти правила закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Требования к оформлению документов также достаточно подробно описаны в системе документационного обеспечения, поскольку во всех документах можно выделить одинаковые составные части (реквизиты), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адреса, даты, грифов согласования, утверждения, порядок заключения и др.).
Исходя из определений документа, которые зафиксированы в государственных стандартах, основными признаками документа являются:
> Наличие информации, которая имеет определенный смысл;
> Стабильная материальная форма, которая обеспечивает длительное использование и хранение документа;
> Функциональная определенность для передачи информации в пространстве и времени есть для использования в социальных коммуникационных каналах (например, управленческий документ);
Документ должен соответствовать следующим требованиям:
— Выдаваться уполномоченным органом или лицом в соответствии с его компетенцией;
— Не противоречить действующему законодательству и директивным указаниям высших органов власти;
— Содержать конкретные и содержательные указания и предложения;
— Быть пригодным для длительного хранения.
Поскольку документы являются средством удостоверения, доведение определенных фактов, то документы имеют большое правовое значение, то есть юридическую силу.
Юридическая сила – это свойство документа, которое предоставляется ему действующим законодательством, компетенцией органа, который его выдал, установленным порядком оформления.
Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как способность к длительному хранению, максимальная точность.
Документы используются в соответствии с функциями, которые они призваны выполнять. Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
К общим функциям документов следует отнести:
— Информационную (документ создается для хранения информации);
— Социальную (документ – социально значимый объект, поскольку он удовлетворяет определенную социальную потребность);
— Коммуникативную (документ – это средство связи между организациями и другими общественными структурами);
— Культурную (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития).
К специальным функциям документа относятся:
— Управленческая (документ играет большую роль в управлении);
— Правовая (документ имеет юридическую силу);
— Историческая (документ является достоянием истории, материальным подтверждением событий, явлений, происходивших в мире).
Одним документом оформляется только одноразовое действие. Документы выступают в тесном взаимодействии друг с другом и образуют систему документации. Государственный стандарт дает определение системы документации как совокупности взаимосвязанных документов в определенной сфере деятельности.
Существуют системы финансовой, первичной и учетной бухгалтерской документации бюджетных объектов и субъектов, учетно-денежной документации, организационно-распорядительной и др.
Таким образом, каждый управленец должен уметь извлекать и знать ту систему документации, с которой он работает. Например, работник отдела кадров должен знать и уметь составлять и оформлять все кадровые документы, а также контракты и трудовые соглашения. Но наиболее общими являются организационно-распорядительные документы, с которыми приходится иметь дело любому управленцу.
Сюда относятся:
— организационные документы – устав, положение, инструкции;
— распорядительные документы – приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;
— информационно-справочные – акты, справки, докладные и объяснительные записки, а также наиболее массовые виды служебных документов – письма, телеграммы, телефонограммы.
Каждый вид названных документов имеет свои особенности в оформлении и изложении текста, которые нетрудно изучить.