Контрольная работа на тему Стандартизация обеспечения сохранности архивных документов на традиционных носителях (нормативные документы, стандарты, методические разработки, объекты стандартизации, требования к организации хранения, режимы хранения, мероприятия по обеспечению сохранности).

Содержание:

Введение. 3

1. Архивы: понятие и создание. 4

2. Основные функции архивов.. 7

3. Обеспечение сохранности архивных документов.. 8

Заключение. 13

Список источников и литературы.. 14

Введение:

Актуальность темы. Изменения, происходящие в России в
социально-экономической, политической и общественной жизни страны, не смогли не
сказаться на развитии сферы документационного и архивного дела. Они коснулись в
первую очередь области хранения документов.

Актуальность выбранной темы обуславливается тем фактом,
что документоведение является вспомогательной дисциплиной, которая осуществляет
регулирование информационных потребностей общества, поэтому научно-техническая
база, и практические рекомендации по определению и хранению документов до сих
пор разрабатываются и совершенствуются уже имеющиеся.

Нам представляется важным определить принципы
отнесения документов к разряду ценных для последующего их особого хранения.

Основными методами исследования являются описательный
и историко-сравнительный, а также функциональный.

Итак, целью данной работы является изучение правовых
основ комплектования хранения и учета документов архивного фонда РФ.

Исходя из заявленной цели были поставлены следующие
задачи:

— рассмотреть условия создания архива, его нормативное
регулирование;

— изучить основные функции архивов;

— охарактеризовать обеспечение сохранности архивных
документов.

Структура работы. Данная работа состоит из введения, в
котором раскрывается актуальность выбранной темы, ставятся цели и задачи, трех
параграфов, в которых раскрывается сущность рассматриваемого  в данной работе вопроса, заключения, в
котором делаются выводы и списка использованных источников и литературы,
который содержит перечень материалов, использованных при написании данной
работы.

Заключение:

В зависимости от ценности документа, его
информативности, культурной и духовной значимости для последующих поколений
закрепляется срок и условия хранения, а также доступность, иными словами,
публичность данного документа, так как под определение «ценный документ»
подпадает и ряд правительственно важных бумаг, что составляют государственную
тайну, либо же подлежат разглашению по истечению определенного срока хранения.

Таким образом, для экспертизы ценности документов мы
видим два базовых вопроса, подлежащих решению:

1) Какие документы являются ценными либо уникальными;

2) Какие документы подлежат уничтожению.

Следует отметить, что данная проблема находится до сих
пор в процессе проработки, обсуждается в современной РФ, и ряде зарубежных
стран, заботящихся о своем культурном и информационном достоянии.

Принципы, критерии, методы составляют основу теории
экспертизы ценности документов и комплектования архивов. На этой основе
методически и организационно строится вся практическая работа архивных
учреждений.

Основные критерии отбора документов установлены и на
данном этапе работы с информацией не подлежат расширению, однако интерпретация
документов, а также работа с новыми типами продукции, в том числе электронной,
требует особого внимания.

Кроме
того, отдельно располагаются документы личного происхождения, которые могут
представлять уникальную историко-культурную ценность, или являться
вспомогательными источниками при работе с биографией определенной личности.

Фрагмент текста работы:

1. Архивы: понятие и создание Богатая история существования архивов исчисляется не
только веками, но и даже тысячелетиями. Во все времена в архивах хранились
документы различных эпох, различного содержания и происхождения. С течением
времени основная функция архивов – сохранение документов дополняется, а именно,
в развитии ставится цель – достижения более значимых культурно-просветительских
задач. Важность существования и развития архивов в современном мире проявляется
в реализации важной социальной функции – обеспечении долговременной памяти
общества с целью сохранения и использования в будущем накопленного
общественного опыта. В настоящее время актуальным будет рассмотрение проблемы
эффективной организации и хранения документов в целях дальнейшего использования
информации, содержащейся в них.

Архив является неотъемлемой частью организации, ее
необходимостью. Федеральный закон от 22 октября 2004 «Об архивном деле в
Российской Федерации» предъявляет требования по организации архивов к
организациям всех форм собственности[1]. Под
действие закона попадают все организации, деятельность которых связана с
осуществлением юридически значимых действий, закрепленных в документах, включая
электронные.

Данный Федеральный закон закрепляет за
государственными органами и органами местного самоуправления обязанность
создания и поддержания архивного отдела, коммерческие организации имеют право
выбора, решение принимает руководство организации. Требование закона
заключается не только в том, чтобы обеспечивать сохранность архивных
документов, но и предоставлять необходимые знания по управлению архивом
(архивохранилищем) на постоянной основе. Это позволит повысить эффективность
работы организации любого уровня и всех форм собственности[2].

Обязательное хранение архивных документов неизбежно и
закреплено как в положениях архивного закона, так и в требованиях отдельных
нормативных актов, например, на уровне отраслевого законодательства и законов,
регламентирующих коммерческую деятельность, также имеет отношение к гражданам,
ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность.

Многие имеют неполные представления об архиве, и часто
слово «архив» ассоциируется с подвальным и пыльным помещением. Что на самом
деле не отражает полного содержания данного понятия. Полисемантичный термин
«архив» как основная категория в архивоведении находит отражение в нескольких
значениях. Необходимо рассмотреть архив как организацию или ее структурное
подразделение, созданное с целью хранения документов и организации их
дальнейшего использования, а также комплекс множества документов, находящихся
на хранении в организации или у лица. Даже если руководитель организации
исключает необходимость создания архива как структурного подразделения, то это
не означает, что в организации его нет. Архив есть, но пока не имеет четкой
формы, строго закрепленной функциональной нагрузки, отличается полным
отсутствием какого-либо единого порядка и системы. Гораздо легче приступить к
формированию архива в момент создания организации, когда количество бумаг не
так велико и обеспечить их сохранность не представляет особого труда. Если
отложить эту работу на пару лет, когда возрастут объемы документооборота и
начнут исчисляться десятками тысяч единиц, осуществить задачу по формированию
архива будет намного сложнее.

Создание архива несет в себе цель приема документов от
структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения. В
зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное
структурное подразделение организации или подразделение в составе службы
документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее
прием и хранение архивных документов с целью использования. Форма зависит от
объема документов.

Виды архивов классифицируются в зависимости от
компетенции (функций) организации.

Архивы как источники аккумуляции информации хранят в
себе разнообразные комплексы документов, отражающие все стороны жизни общества.
Создание архивов как структурных единиц организации обязательно и способствует
оптимизации деятельности, эффективному развитию, в свою очередь процесс
организации архивов не должен противоречить законодательству.

В современной России деятельность, основанная на
пополнении, хранении и использовании документов Архивного фонда РФ, имеющихся в
государственных и ведомственных архивах, имеет строгое законодательное и
нормативное закрепление. 2. Основные функции архивов Федеральный закон «Об архивном деле» указывает на
главные архивные функции: экспертиза ценности документов, комплектование,
хранение, доступ и использование. До приема на государственное или
муниципальное хранение временно документы хранятся в ведомственных архивах.
Поэтому именно количество и качество документов, поступивших на государственное
хранение, являются конечной целью организации методической и практической
деятельности сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и
предприятиями.

Из этого следует, что критерий качественного
комплектования государственных и муниципальных архивов находится в прямой
зависимости от качественного хранения документов на стадии ведомственного
хранения.

Учет документов архива – это инструмент, определяющий
осуществление учета образующихся в его деятельности документов и обеспечения их
сохранности. Формируя, храня и организуя использование архивных документов,
государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении,
хранении, поиске и распространении архивной информации.

Возможность и длительность использования документов
определяется важностью, заключенной в нем информации. С целью оценки полноты
необходимой информации, обеспечивающей государство, общество и граждан,
проводится экспертиза ценности документов, организованная с учетом принципов
историзма, всесторонности и комплексности, объективности. Данная функция
призвана определить дальнейшую судьбу документа: является ли документ ценным
либо уникальным или подлежит уничтожению. Решающий фактор – оценка документа по
критериям происхождения, содержания, внешних особенностей, подлинности. 3. Обеспечение
сохранности архивных документов Организация хранения, реализованная в любой из форм,
должна отвечать требованиям по сохранности дел, их защите от пыли и света, в
запирающихся шкафах или сейфах. Следует обратить внимание, что размещение
архива не допустимо в деревянных, либо в ветхих зданиях, кроме этого в здании
не должно быть сыро, запрещается размещение архивов в здании общественного
питания, в здании не должно быть печного отопления, которое способно
спровоцировать пожар, также запрещается хранить предметы, которые могут
привести к возгоранию. Помещение, предусмотренное для организации архива,
должно быть изолированно от других.

При выборе помещения, в котором планируют хранить
архивные документы, следует учесть то, что они могут подразделяться на:

помещение, в котором будут хранить временные
документы;

помещение, в котором будут хранить документы, которые
постоянно нуждаются в использовании;

архивохранилище;

специальные отведенные комнаты для тех работников,
которым приходится работать с архивом документов.

В целях обеспечения быстрого поиска нужных дел и
документов, дела располагают на полках вертикально в последовательности, соответствующей
их расположению в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его
индекс по номенклатуре (01-01, 01-03). Номенклатура дел прикрепляется на
внутренней дверце шкафа.

Размещение фондов в хранилищах архивов – важнейшее
направление по обеспечению сохранности документов. От продуманного размещения
документов зависит рациональное использование площади стеллажных полок:
сокращение трудовых затрат на поиск дел, обеспечение лучших условий хранения
наиболее ценной документации, создание для особо ценных и ценных дел лучших
условий в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных
обстоятельств.

Предполагается обязательно организовывать размещение
документов общего и обособленного хранения в разных хранилищах. Раздельное
хранение требуется также для документов на бумажной и пленочной основе.
Определяют основные режимы, соблюдение которые необходимо для хранения
полученных архивных документов:

1. Световой режим. Заключается в том, что необходимо
учесть правильное расположение освещения при организации архивного хранения
документов. А именно, исключается действие прямых солнечных лучей на документы,
возможна изоляция помещения от дневного свет, для этого рекомендуется
расположение окон на северной стороне здания, для освещения рекомендуется
использовать искусственный свет, с помощью ламп накаливания либо других ламп,
которые будут закрыты специальными плафонами с гладкой поверхностью.

2. Температурно-влажностный режим. Резкие изменения
температуры, а также влажности пагубно влияют на бумагу. Эти показатели должны
находиться под постоянным контролем, около 2 раз в неделю необходимо
осуществлять проверку с помощью специальных приборов. Для контроля температуры
допустима установка кондиционера.

3. Санитарно-гигиенический режим. Архивное помещение
должно отличатся особой чистотой, недопустимо появление грызунов плесени, а
также грибка. Необходимо обеспечивать герметичность хранилища, раз в год
осуществлять уборку пыли, образовавшейся на полках, периодически проводить
влажную уборку внутри помещения, проветривать помещение.

4. Охранный режим. Обязательно нужно организовывать
обеспечение безопасности помещения, в котором хранятся архивные документы.

Использование документов архива обеспечивает
информационные потребности общества в документальной информации. Эта работа
характеризуется сложностью и ответственностью, основывается на высоком
профессионализме, знании научно-справочного аппарата данного архива.

Использование документов может быть организовано с
целью: управленческой, политической, экономической, научной,
культурно-просветительской, социально-правовой (обеспечение прав граждан).

Различают следующие основные формы использования
документов: исполнение тематических запросов и запросов в целях
обеспечения прав граждан;

инициативное информирование учреждений о документах
архива по профилю их деятельности;

предоставление документов пользователям через
читальный зал для исследовательской работы;

выдача дел во временное пользование на определенных
условиях;

публикация документов;

информационные мероприятия в научных и
культурно-просветительских целях.

Значительный объем работ по использованию документов в
ведомственных архивах приходится на наведение справок по запросам граждан, на
выдачу дел в читальный зал и на предоставление дел во временное пользование
структурным подразделениям или другим учреждениям.

Изучение документов архива проходит в читальном зале
архива, а там, где возникают трудности в организации читального зала, создаются
условия для занятий посетителей в одной из рабочих комнат или просто за
отдельным столом в рабочем помещении. В архивохранилище занятия посетителей
проводить запрещено. Основанием для работы посетителей других организаций
является официальное письмо, с указанием конкретной темы и хронологических рамок
необходимых материалов. Разрешение дает руководитель учреждения. При
необходимости работы структурного подразделения с делами на некоторый срок,
предположено оформление выдачи дел во временное пользование, такого права
другие учреждения не имеют. Руководитель учреждения принимает и оформляет
запросы о выдаче дел по акту. Строго запрещается выдавать дела для занятий на
дом[3].

Организация работы по использованию документов
предусматривает соблюдение некоторых требований:

1. документы могут использоваться с разрешения
руководства;

2. должна обеспечиваться их физическая сохранность;

3. дела, выдаваемые для изучения (в помещении архива
или во временное пользование), должны быть полностью обработаны и оформлены;

4. запрещается в процессе использования дел подчеркивать
текст документов, делать на них пометки, загибать листы, закладывать в дела
ручки, карандаши и другие предметы, курить и принимать пищу, просматривая дела.

5. подлинные документы постоянного хранения, как
правило, не экспонируются, для этого используются фото- или другие копии. В
исключительных случаях демонстрация происходит с разрешения руководителя для
короткой экспозиции в застекленной витрине. В течение всего периода экспозиции
рядом с витриной находится работник архива или другое лицо, которому поручено
охранять документы.

6. при выемке дела на его место надо подкладывать
специальный лист-заместитель, в котором указываются архивный шифр (номера
фонда, описи, единицы хранения), дата выдачи, кому выдано, а по возвращении в
хранилище – дата возвращения дела на место.

Принимая во внимание важность ведения архивов
организаций, их персонал на основе действующих нормативно-правовых актов в
области архивного дела, обеспечивает сохранность документов, упорядочивает и
определяет сроки их хранения; проводит отбор и уничтожение не подлежащих
дальнейшему хранению; выдает при необходимости копии и подлинники.
Продолжительное хранение документов в бумажной форме весьма затруднительно
из-за необходимости постоянного расширения площадей и снижения качества воспроизведения
информации, вызванного разрушением бумаги. Кроме того, довольно сложно вести
учет бумажного архива с помощью картотек и журналов. В конечном счете,
поддержание такого архива в надлежащем состоянии требует немалых средств.
Сегодня проблема архивного хранения документов может решаться иначе, ведь
современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать
электронный архив. Он, в сравнении с традиционным архивом, сокращает затраты
времени на управление, снижает потребность обращения к бумажным документам за
счет предоставления доступа к их электронным образам, а также значительно
сокращает площади архивохранилищ. При этом электронный архив не заменяет, а
дополняет традиционный, позволяя организовать хранение не имеющих бумажного аналога
документов.

Исследование многообразий форм и направлений
использования документальных богатств позволяет оценить необходимость и
значимость всестороннего использования бесценного комплекса архивных документов
в целях обеспечения интересов не только общества и государства, в целом, но и
отдельного гражданина, в частности. [1] Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ
"Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и
дополнениями от 30 апреля 2021 г.
N 114-ФЗ) // Собрание
законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. N 43 ст. 4169 [2] Бузунова В.И.
Теоретический аспект архива организации и механизм учета и использования
документов архива // Молодежь и наука. 2017. № 4-1. С. 95-98. [3] Приказ Росархива
от 06.071998 г. №51 «Об утверждении Правил работы пользователей в читальных
залах государственных архивов Российской Федерации» (в ред. от 3 июня 2013 г. N 635) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов
исполнительной власти от 28 декабря 1998 г., N 37-38