Контрольная работа на тему Средства автоматизации создания и обработки текстовых электронных документов. Понятие и классификация фактографических автоматизированных информационных систем.

Содержание:

Введение 3
Средства автоматизации создания и обработки текстовых электронных документов 4
Понятие и классификация фактографических автоматизированных информационных систем 10
Заключение 22
Список использованной литературы 24

Введение:

Распространенные сегодня компьютерные технологии принесли большие изменения в сферу документационного обеспечения управления. До автоматизации делопроизводства работа с документами занимала большую часть времени сотрудников организаций. Низкие показатели эффективности обусловливались технологиями ручной обработки документов. Распространение автоматизации позволяет выстраивать работу с документированной информацией на новых основаниях, используя возможности коллективной обработки с текстов, таблиц, изображений, организуя движения электронных документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль. Современные системы электронного документооборота способны автоматизировать весь цикл работы с документами, что, несомненно, положительно влияет на сферу управления в целом. В тоже время сам процесс перехода на новые автоматизированные технологии зачастую сопряжен с явными трудностями, связанными со сложностью внедрения систем электронного документооборота в повседневную деятельность организаций. В этой связи критическое рассмотрение существующих методик и реальных проектов внедрения автоматизированных технологий в сферу управления документами представляется весьма актуальным.
Целью работы явилось рассмотрение средств автоматизации создания и обработки текстовых электронных документов и классификация фактографических автоматизированных информационных систем.
Научная и учебная основа.использованы российские интернет – ресурсы, содержащие материалы о внедрении СЭД в разных организациях. Источником информации о компаниях – разработчиках СЭД были их сайты: «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»), компания, специализирующаяся на разработке и внедрении ECM-решений собственной разработки, TAdviser, КРОК, Портал об автоматизации процессов документооборота и делопроизводства и тд.

Фрагмент текста работы:

Средства автоматизации создания и обработки текстовых электронных документов

Текстовый электронный документ представляет собой текстовые данные в электронном виде, пригодные для воспроизведения посредством компьютера, для передачи по сетям и обработки в информационных системах. В системе данных электронные текстовые документы имеют вид файла и набора атрибутов, которые обозначают свойства документа и необходимых для решения ряда задач автоматически, а именно поиск, подготовка отчётов, обработка, разделение на группы и т.д.
Существуют два вида обработки электронных документов, общий и специальный. Под общими видами обработки понимается создание документов и редактирование, переименование и сохранение, перемещение документов и определение в папку, наконец, индексирование и удаление. Специальные виды обработки электронных документов включают согласование и подписание, контроль и регистрацию, классификацию и связывание документов в группу, поиск и другие операции.
В системах электронных данных трансформация документов может осуществляться только теми сотрудниками, которые наделены соответствующими правами доступа, при этом все изменения в документах будут отражены в журнале событий.
Актуальность автоматизации обработки электронных текстовых документов возрастает с увеличением количества документов и числом сотрудников, которым необходим к ним доступ. Так, система электронных данных позволяет вести учёт документов и автоматизировать коллективную работу с текстовым документом: поиск, редактирование, перемещение по маршруту и др. Кроме того, электронный документооборот повышает исполнительскую дисциплину в организации.
При подготовке текстовых документов на компьютере используются следующие основные группы операций.
В современных условиях повсеместного внедрения и исполь­зования информационных технологий все сталкиваются с задачей подготовки многостраничных текстовых документов, напри­мер, рефератов, пояснительных записок к дипломным проектам, учебных пособий, диссертаций, монографий и т.п. Подобные документы имеют ряд схожих признаков, и к их оформлению предъявляются определенные требования. За­частую все они обладают сложной структурой: текст в таких до­кументах разбивается на разделы и подразделы (или главы, па­раграфы, пункты). Подобные документы могут включать сноски и перекрестные ссылки, иметь сложные колонтитулы, содержать множество иллюстраций (рисунков, диаграмм, таблиц, формул и пр.), которые принято нумеровать в рамках отдельных разделов или документа в целом. Обязательным компонентом таких доку­ментов является оглавление с перечнем заголовков структурных частей и указанием номеров страниц, на которых они располо­жены. В качестве дополнения документы также могут содер­жать списки используемых иллюстраций, предметный указатель с перечнем рассматриваемых терминов и номерами страниц, на которых они упоминаются.