Контрольная работа на тему Расскажите о структуре и содержании Единой государственной системы делопроизводства.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 4
2. СТРУКТУРА ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 8
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 12
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 13

Введение:

Управленческая информация в огромных массивах закреплена в виде различных документов. Во всем мире процесс документооборота во многом имеет схожие признаки, которые имеют свойства многократной повторяемости. Этим характеризуется весь процесс управления. Рабочие ситуации уже имеют свою систему по разрешению конфликтных ситуаций. Поэтому предпринимаемые действия фиксируются в документальной форме. Иногда количество подобных документов имеет неоправданно раздутые размеры. Для того, чтобы избежать негативной тенденции, активно стали использовать возможности по стандартизации и унификации документов.
Усложнение государственной организации и необходимость структурирования потоков информации были основными предпосылками создания Единой государственной системы делопроизводства в Российской Федерации.
Многие зарубежные страны, в том числе и Россия, уделяют огромное внимание развитию информатики в государственных программах, принимают меры по организации информации и документации в разных отраслях народного хозяйства. В этом им помогает система по упорядочению управленческой документации – Единая государственная система делопроизводства.
Целью работы является рассмотрение структуры и содержания Единой государственной системы делопроизводства.
Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:
1. Рассмотреть понятие и основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
2. Описать структуру Единой государственной системы делопроизводства.

Заключение:

ЕГСД – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, которая определяет типовые процессы документирования и организации работы с документами на всех уровнях управления и на всех стадиях жизненного цикла самих документов, т.е. их подготовка, оформление, хранение.
В ней содержится вся информация, которая необходима для процесса управления в конкретной области деятельности. Такую систему разрабатывают обычно высшие органы исполнительной власти государства (министерства и ведомства).
Структура ЕГСД содержит общую часть из 9 тематических разделов, которая подразделена на три части, и приложения.
Представленные в ЕГСД основные положения – организующая основа, необходимая для усовершенствования делопроизводства многих учреждений, предприятий и организаций, призванных упорядочить работу с документами и обеспечить ее простую механизацию.
ЕГСД дает ощутимую эффективность на экономическом уровне. С помощью этой системы можно:
— снизить затраты на составление, изготовление и оформление документов;
— снизить затраты на обработку документов;
— получить повышение уровня оперативности за счет сокращения времени на составление документов.
Косвенный экономический успех выражается в приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам за счет повышения качественного уровня документов.
 

Фрагмент текста работы:

1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) представляет собой систему документационного обеспечения управленческой деятельности, которая определяет типовые процессы документирования и организации работы с документами.
ЕГСД – это также научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, которые определяют и регламентируют делопроизводственные процессы .
Основная цель ЕГСД заключается в упорядочении документооборота, сокращении количества и улучшении качества документов, формировании условий для действенного использования прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, а также совершенствовании работы аппарата управления .
Основная задача ЕГСД, связанная с ее содержанием, заключается в способствовании рационализации и унификации документационных процессов в работе государственного аппарата на различных уровнях управления.
Характерной особенностью ЕГСД является то, что она основывается на обобщении передовой теории и практики использования самых прогрессивных форм и методов организации работы с документами.
Построение ЕГСД основано на принципах централизации, стандартизации и унификации.
Нормативное закрепление видов документов, применяемых в управленческой деятельности, стало началом серьезной работы, связанной с классификацией документов, которая началась в 1970-е гг.
Основные положения ЕГСД представлены в качестве первого этапа совершенствования делопроизводства, которое основывается на разработанных нормативно-методических требованиях.
Последующее научное развитие ЕГСД в Российской Федерации связывают с созданием систем информационного обеспечения автоматизированных систем управления в народном хозяйстве, в которое включают необходимое условие формирования унифицированных документальных систем и процессов документирования управленческой деятельности и рационализации документооборота, которые содействуют росту эффективности управления .
Основные положения ЕГСД были разработаны:
— Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела;
— Институтом государства и права Академии наук СССР;
— Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации;
— Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации;
— Научно-исследовательским институтом труда;
— Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.
Положение Единой государственной системы делопроизводства, правила их применения определены в инструкциях по делопроизводству. Создана система нормативной документации по делопроизводству на разных уровнях:
— общегосударственном;
— отраслевом;
— на уровне отдельного учреждения.