Контрольная работа на тему Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 5

ПОРЯДОК ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 5

ПРИНЦИПЫ И КРИТЕРИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 7

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Введение:

Экспертиза ценности документов – процесс, при котором происходит изучение документов на основании критериев их ценности, с помощью чего определяется срок хранения документов и происходит отбор в состав Архивного фона Российской Федерации.

Эта экспертиза относится ко всем документам исполнительного органа независимо от видов носителей и способа записи документа.

Документы, у которых заканчивается срок хранения, либо они под вопросом уничтожения, не должны уничтожаться до проведения данной экспертизы. Соответственно целью экспертизы ценности документа является поиск документов, пригодных к уничтожению, а также отбор тех документов, которые могут быть отданы в Архивный фонд РФ.

Эта экспертизы может проводиться как в делопроизводстве, так и в архиве любого исполнительного органа. В первом случае – при составлении номенклатуры дел, формировании дел, при подготовке дел к передачи в архив на дальнейшее хранение. Во втором случае – при составлении описей на дела постоянного хранения, также по личному составу, либо временного хранения (более десяти лет), при уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Для проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается специальная комиссия – экспертная комиссия ЦЭК (ЭК). Она создается правовым актом исполнительного органа.

Цель создания архива проста. В будущем любой владелец документов даже после окончания срока хранения документа может обратиться в архив и взять этот документ. Поэтому следует устанавливать ценность документов. А уже после установления определять, оставить этот документ или уничтожить.

Проблемы экспертизы ценности – это проблемы новейшего времени, потому что в нашей стране вид такой экспертизы начал практиковаться с 1920-х годов. В 1950-х вопрос об отборе документов стоял остро, поэтому начинаются сборы команд архивистов страны для решения проблем и разработки «Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах» (1957). Этому поспособствовал рост документов, то есть так называемый «бумажный поток». С тех пор по наши дни эта проблема остается актуальной, потому что год от года такие потоки только вырастали и еще больше затапливали государственные учреждения и архивы. Этим и обуславливается актуальность темы.

Объект исследования – экспертизы ценности документов, предмет исследования – ее принципы и критерии.

Целью исследования является выявление принципов и критериев экспертизы ценности документов. Исходя из поставленной нами цели, мы можем определить следующие задачи:

1. Определить порядок экспертизы ценности документов;

2. Выявить принципы экспертизы ценности документов;

3. Определить критерии экспертизы ценности документов.

В данном исследовании мы обратимся к таким документам, как «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». Также в работе будет использован материал трудов В. И. Андреева «Делопроизводство», Кирсановой М. В. «Современное делопроизводство», а также Быковой Т. А. «Порядок хранения документов в делопроизводстве и их подготовка к передаче в архив общества».

Заключение:

В современном мире необходимо совершенствовать систему работ с документами. Это поможет повысить эффективность управления, а также качество работы аппарата управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

К сожалению, многие работники не знают, как нужно оформлять, вести документацию на предприятии. Тем не менее, это все еще остается их важной обязанностью, которую они должны выполнять. Этот процесс должен быть отработан на столько, чтобы работники в дальнейшем не отвлекались от своих основных обязанностей.

В данном случае наибольшее значение в делопроизводственном процессе имеют правила хранения документов и операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий имеют длительный или вечный срок хранения, в дальнейшем проводятся определенные процедуры по проверке документов, их определение на уничтожение или дальнейшее хранение.

Таким образом, главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов в организациях, их проверка, определение срока хранения и их дальнейшей судьбы (уничтожение или дальнейшее хранение). А также важно заинтересовать держателей (владельцев) документов в передаче их в архив. Далее эти документы вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного архива. И данные документы оформляются актом приема-передачи на постоянное хранение.

Фрагмент текста работы:

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

ПОРЯДОК ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения .[1]

Как уже было сказано ранее, для экспертизы создается специальная комиссия ЦЭК (ЭК). Она является совещательным органом, а решения этой комиссии вступают в силу только после утверждения руководителем или заместителем руководителя организации. Однако у такой комиссии есть свои задачи, к которым относится, во-первых, решение об отборе документации, уничтожении или определении сроков хранения; во-вторых, решение об определении этих документов в Архивный фонд Российской Федерации; в-третьих, организовывается отбор и передача документации на хранение в этот или иные архивы. [3]

Экспертиза проводится для отбора документов постоянного или временного хранения. При временном хранении определяется, какой документ подлежит уничтожению.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Обращается внимание и на отметки дел. Например, если на документе есть отметка ЭПК, значит, данный документ исследуется полистно с целью определения постоянного хранения или нет.

Если такая пометка есть, то документы должны переформироваться. Следовательно, выделенные из их состава документы либо присоединяются к однородным делам, либо подлежат оформлению в самостоятельные дела.

Сроки хранения определяются по перечню документов, на которых указан срок хранения. Подшивка новых дел производится только после завершения самой экспертизы.

Есть обязательные случаи, благодаря которым проводится экспертиза. К ним относят: составление номенклатуры дел; формирование дел и проверка правильности отнесения документов к делам; подготовка дел к последующему хранению в архиве; процесс подготовки дел к передаче из организации на хранение в гос. архив.

Существуют определенные этапы подготовки и передачи документов в архив:

1. Проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

2. Запись экспертизы документов на машинные носители;

3. Проверка качества записи экспертизы;

4. Описание экспертизы документов;

5. Проставление архивных шифров на единицах хранения;

Подготовка комплектов сопроводительной документации. [2]