Контрольная работа на тему Правила передачи дел на архивное хранение

Содержание:

Введение. 3

1.   Экспертиза ценности
документов. 4

2.   Состав учетных документов
архива. 10

3.   Использование документов
архива. 18

Заключение. 20

Список
использованной литературы.. 22

Введение:

У каждого документа на предприятии есть жизненный цикл, в
соответствии с которым он должен пройти от создания до доставки в архив.
Конечным пунктом может быть как ведомственный, так и государственный
(муниципальный) архив. Передача документов на архивное хранение, выполненная в
соответствии с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые
условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок
социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать
в передаче документов, если они не были заполнены должным образом.

Процедуру передачи дел на хранение следует начинать с
проверки стоимости документов. Проверка стоимости позволяет обнаружить ошибки,
допущенные при хранении документов с короткими сроками хранения. Кроме того,
экспертиза стоимости подразумевает анализ документации, в ходе которого
происходит отбор документов для уничтожения. Те документы, которые необходимо
сохранить, необходимо связать и передать в архив для хранения.

Цель работы — рассказать, как дела передаются в архив,
что для этого требуется. Поэтому опишите все процессы, методы и процедуры
подготовки к передаче дел. Для раскрытия поставленной цели поставлены следующие
задачи: — охарактеризовать процесс подготовки дел к последующему хранению,
рассказать об организации, порядке и оформлении результатов экспертизы ценности
документов, — охарактеризовать, как порядок происходит формирование, оформление
и рассмотрение дела. —  рассмотреть
обеспечении качества экспертизы ценности, сохранности, учете и использовании
документов, временно хранящихся в архиве организации — источники комплектования
архива организации.

Заключение:

Документы, созданные в процессе деятельности организации,
содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов
несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой
документы больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая
может потребоваться в течение нескольких лет. Наконец, очень небольшая группа
документов содержит информацию, ценную для научных и практических целей. Такие
документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все
документы нецелесообразно, так как для этого требуются большие помещения,
оборудование и штат специальных работников. И найти нужный ценный документ в
таком количестве ценных бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически
проводится проверка ценности документов. Экспертиза ценности документов — это
определение ценности документов с целью их отбора для хранения и установления
сроков хранения.

В процессе экспертизы ценности документов решаются
следующие задачи: 1) отбор на постоянное хранение ценных документов; 2) защита
архивов от документооборота временного, оперативного или справочного характера.
Экспертиза проводится на основании общих критериев оценки происхождения,
содержания, внешних признаков документов. Критериями оценки происхождения являются
роль и место организации, ученого, культуры или политики в системе
государственного управления, социальной жизни общества, время и место
формирования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость
события, явления, предмета и фактов, отраженных в документе, повторение
информации в других документах, целевое назначение документа, его вид. К
критериям оценки внешних характеристик документа относятся: юридическая
надежность, особенности передачи текста, материальная основа носителя информации,
его физическое состояние. По результатам комплексной оценки документов
формируется состав экспертной комиссии. Члены комиссии должны хорошо знать
функции, структуру своей организации, систему документации.

Экспертизу следует начинать с рассмотрения документов
офиса или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных
подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В каждом
отделе документы сначала сканируются для постоянного хранения. Это документы,
наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения,
приказы, перспективные планы, отчеты, отчеты. В бухгалтерском учете это могут
быть сводные годовые отчеты, годовые бухгалтерские отчеты и балансы с
документами к ним (пояснительные записки, жалобы), аналитические таблицы для
разработки и анализа годовых отчетов и балансов, лицевые счета основных средств.

Фрагмент текста работы:

1. Экспертиза ценности документов Деятельность любого предприятия в первую очередь связана
с формированием огромного количества документов, разных по содержанию и виду.
Но не вся документация ценна. Некоторые из них могут стать источником для
изучения экономической, культурной и политической жизни, поскольку несут ценную
информацию. Остальные документы имеют узкое практическое значение.
Следовательно, роль всех документов нельзя считать одинаковой. Основная задача
экспертизы — определить документацию, имеющую историческую ценность, и выбрать
ее для хранения. Ценность определяется информационными возможностями документов
в силу их научного, исторического, экономического, социального, культурного или
политического значения [2].

Экспертиза ценности документов — определение
социально-культурной, научно-исторической ценности документа и его практической
значимости на основе принципов и критериев ценности для выбора для хранения и
установления сроков хранения [4].

Экспертиза документов проводится, как правило,
специальной экспертной комиссией, созданной на предприятии [1].
Комиссия создается из числа более квалифицированных сотрудников приказом
руководителя организации в количестве четырех-пяти человек. Обязательными
членами комиссии являются главный бухгалтер, начальник архива и начальник
отдела документации.

В процессе работы комиссия строится на принципах,
выработанных практикой и теорией архивного дела. Это принципы комплексности,
историзма, социально-политического нейтралитета и сложности [9].

С учетом этих принципов, критерии проверки документа.
Критерии — это набор характеристик, которым должна соответствовать
документация. В