Контрольная работа на тему Правила обработки входящих документов

Содержание:

Введение……………………………………………………………………………………………. 3

1. Характеристика электронного документооборота……………………………… 4

2. Особенности обработки входящих документов…………………………………. 6

3. Перспективы развития делопроизводства в области обработки входящих
документов………………………………………………………………………………………. 15

Заключение………………………………………………………………………………………. 17

Список литературы…………………………………………………………………………… 19

Введение:

Актуальность. Организация работы
с документами влияет на качество службы аппарата управления, организацию и
культуру труда управленческих сотрудников. От того, как профессионально ведется
документация, находится в зависимости успех административной деятельности в
целом.

Теоретическая значимость
определяется тем, что принцип работы по справочно-документационному
сопровождению сводится к набору одних и тех же операций. Лишь в одних
организациях они производятся вручную, в остальных – с помощью средств
механизации, кроме того, данные процессы могут быть полностью автоматизированы.
Однако все данные этапы делопроизводственного цикла работы с бумагами
аналогичны. Потому грамотный сотрудник административного аппарата обязан уметь
не только верно составлять и оформлять сами бумаги, однако и знать, какие виды
работ производятся с данными бумагами.

Практическая значимость
определяется недостаточной проработкой вопроса проблемы документационного
снабжения управления в организациях.

Объект исследования: правила
обработки входящих документов

Предмет исследования:
документооборот

Цель исследования: изучить
особенности обработки входящих документов

Основные задачи исследования:

— изучить особенности
электронного документооборота;

 — охарактеризовать специфику проведения
обработки входящих документов;

 — определить перспективы развития
делопроизводства в области обработки входящих документов.

Заключение:

Необходимо отметить, что
обеспечение эффективной деятельности коммерческого предприятия в существенной
степени зависит от качества управления, которое основывается на эффективном
осуществлении документооборота в части обработки входящей документации. Применение
системы электронного документооборота дает возможность в существенной степени
сократить издержки на ведение документооборота, что увеличивает эффективность
функционирования организации и позволяет принимать более оперативно
управленческие решения.

Автоматизация и повышение
прозрачности бизнес-процессов позволяют повысить конкурентоспособность компании
в условиях активного развития российского рынка. Возникает необходимость
аналитического сопровождения принимаемых управленческих решений в области организации
бизнес-процессов в компании.

В условиях современной
экономики, организационные структуры вынуждены гибко приспосабливаться к
изменяющейся среде. В этой связи системы поддержки принятия решений должны
позволять гибко и оперативно изменять организационную структуру в соответствии
с изменившимися условиями внешней среды. То есть мониторинг должен
производиться не только с точки зрения контроля конкретных показателей, но и с
точки эффективности работы подразделений и причин их эффективности.

Работа секретаря в области
работы с архивом связана с документирование, то есть составлением, оформлением,
согласованием и формированием документов; организацией работы с документами при
осуществлении управления, то есть обеспечение процесса движения, контроля исполнения,
хранения и использования документов, а также систематизацией документов,
которые подлежат сдаче в архив.

Предприятие в процессе внедрения
системы электронного документооборота получает определенные тактические выгоды,
которые заключаются в сокращении расходов на внедрение системы электронного
документооборота в силу освобождения физического места для хранения документов,
снижение затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде, а также
снижение уровня расходов на персонал и оборудование.

Предприятие получает также
стратегические выгоды, в частности организация коллективной работы над
документами, существенное ускорение поиска и выборки документов в соответствии
с различными атрибутами, увеличение уровня безопасности информации, повышение уровня
сохранности документов и удобства их хранения, улучшение контроля за
исполнением документов, сокращение процесса согласования, увеличение объема
исполняемой работы, сокращение ошибок в работе, в том числе с документами,
которые имеют юридические обязательства.

Несмотря на некоторые проблемы использования
системы электронного документооборота, такие как человеческий фактор,
консервативность сотрудников, неэффективное управление предприятием,
недостаточный уровень квалификации управленческого персонала, недостаточный
уровень технического обеспечения, все же обозначенные проблемы решаемы и
внедрение системы электронного документооборота открывает новые возможности и
перспективы развития перед предприятием.

Прежде всего, становится
возможным оптимизировать контроль исполнения поручений по документам,
обеспечить эффективную систему уведомлений, формировать сводные отчеты и
журналы по деятельности организации, оценивать работу сотрудника в режиме
реального времени, причем как непосредственным руководителем подразделения
компании, так и высоким начальством, для чего достаточно задачи в поиске
определенных параметров. В результате сотрудник будет более дисциплинированным,
будет более качественно и ответственно подходить к исполнению своих
обязанностей.

Фрагмент текста работы:

1. Характеристика электронного документооборота

Электронный документооборот
представляет собой движение документов, отражающих хозяйственные и прочие
операции организации. Это важное звено абсолютно любого предприятия, без
которого предоставить реальную информацию руководству компании практически невозможно,
это необходимый элемент для осуществления принятия верного управленческого
решения. Правда нужно сказать о том, что управленческое решение не всегда может
быть верным, даже в случае использования документации, отражающей реальное
экономическое состояние предприятия. Здесь также играет важную роль и
личностный фактор [10, c.20].

Основное правило, которое
существует в электронном документообороте — это обеспечение оперативного
движения документов по перспективному пути с минимальными затратами средств. В
основе документооборота лежат уставные документы:

 — положения о структурных подразделениях;

 — приказы о распределении обязанностей;

 — схемы документопотоков;

 — положения о службе муниципального органа
управления;

 — различного вида инструкции по работе с
документами [7, c.205].

Таким образом, электронный
документооборот — важный технологический процесс перемещения документации,
непосредственно организующий связь с управлением [15, c.2].

По отношению в объекте управления
возникают различного вида потоки документооборота: входящие (поступающая
документация), исходящие (отправляемая документация), внутренние (документация,
созданная в пределах одной организации) [12, c.64].

Основные задачи службы:

 — организация формирования достоверной
информации об операциях, осуществляющихся в организации, такая информация может
оказаться полезной для осуществления оперативного управления, а также для
использования в инвестиционных, финансовых и прочих целях;

 — осуществление контроля за движением
имущества, особенностями использования материальных, трудовых и прочих ресурсов
в соответствии с принятыми в организации регламентами, постановлениями и
прочими видами распорядительной документации;

 — предупреждение негативных явлений в деятельности
компании для формирования действий по их предотвращению и создания условий для
выхода из кризисных ситуаций, а также оказание информационной помощи
руководству организации для преодоления проблемных ситуаций в деятельности
предприятия [14, c.157].

Таким образом, предоставление
документации является важнейшей частью информационного обеспечения компании.
При поступлении информации о каких — либо операциях в организации, учитываются
оригиналы документов, а также заверенные копии. Как уже было сказано,
документооборот позволяет руководству на основе реальных данных компании
принять то решение, которое будет согласовываться с действительными фактами
деятельности муниципального органа управления.

Одной из проблем систем
электронного документооборота (СЭД) является человеческий фактор. В организации
могут быть достаточно консервативные сотрудники, которые сложно воспринимают
новое, в силу чего возникает сложность применения системы электронного
документооборота, особенно в условиях постоянной модернизации и обновления
системы. Система электронного документооборота внедряется на рабочих местах
сотрудников и связано с формированием, обработкой и редактированием информации,
ее хранением.