Контрольная работа на тему Порядок передачи дел на архивное хранение

Содержание:

Введение 3
1.Особенности передачи дел в архив таможенного органа 5
2. Комплектование архива таможенного органа 11
3. Хранение документов в электронной форме 13
Заключение 16
Список литературы 18

Введение:

Завершающим этапом процесса оформления документов является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основной целью упорядочения и хранения исполненных документов является создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнения государственного архивного фонда Российской Федерации.
Система хранения информации начала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Архивы могут отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. С появлением первых документов задача сохранения этих документов и ларца, отвечающего за сохранность документов и «скрепляющего» их, оказалась у первого архивариуса.
С появлением системы государственных учреждений-заказов значительно улучшилась система хранения документов, их учета и использования. 16 июля 1712 года — особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании первого в государстве архива из дел и «приговоров» Правительствующего Сената.
В течение XVIII-XIX вв. количество исторических архивов росло, велся поиск наилучшей схемы их систематизации — архивы появлялись, объединялись, переназначались, иногда ликвидировались.
Главное архивное управление при Совете Министров СССР и все центральные государственные архивы СССР были включены в систему российских государственных архивов. Документы предприятий, отложенные в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся непродолжительное время и затем выделяются на уничтожение.
В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт общества, ответственный за сохранность документации и своевременную ее доставку в Государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами предполагается осуществлять на договорной основе.
Договор устанавливает обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и др.
Предприятие может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в следующих случаях: прекращение деятельности, нестабильность деятельности, отсутствие условий для хранения документов, желание самого предприятия.

Заключение:

конце канцелярского года производится сортировка по делам всей базы документов учреждения, сформированной в течение года в процессе оформления документов. Данные по документам организации за прошедший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по кейсам.
Внутри корпуса документы расположены в порядке поступления. Для случаев постоянного и длительного хранения такой перечень документов дела печатается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела. Архивные правила предусматривают составление описей дел о постоянных и длительных сроках хранения.
Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять документальные описи, которые ранее были невозможны при традиционной бумажной технологии из-за их сложности. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе документальных описей легко формируются обобщенные описания случаев постоянного и длительного хранения.
Передача документов на архивное хранение является заключительной частью рабочего цикла офиса в организации. Эта операция проводится в соответствии с установленными правилами.
В конце канцелярского года производится сортировка по делам всей базы документов учреждения, сформированной в течение года в процессе оформления документов.
Данные по документам организации за прошедший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по кейсам. Внутри корпуса документы расположены в порядке поступления.
Для случаев постоянного и длительного хранения такой перечень документов дела печатается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.
Архивные правила предусматривают составление описей дел о постоянных и длительных сроках хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять документальные описи, которые ранее были невозможны при традиционной бумажной технологии из-за их сложности. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.
В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе документальных описей легко формируются обобщенные описания случаев постоянного и длительного хранения.

Фрагмент текста работы:

1. Особенности передачи дел в архив таможенного органа
Документы, возникающие и формируемые во время работы таможенного органа, Таможенного поста, таможенного поста со статусом юридического лица, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вне зависимости от времени происхождения, метода закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение. Файлы с оформленными документами регулярного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава передаются в архив через два года после их оформления в бумажном виде.
Передача документов в архив таможенного органа совершается только лишь по материалам дела. Случаи временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения уничтожаются в некотором порядке. Исключение составляет документация, формируемая по ходу следственных и других процессуальных действий (дел об административных правонарушениях).
Передача дел в архив совершается по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, которые передают документы в архив, и утвержденному руководителем таможенного органа1.
Сотрудник архива заранее проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие числа дел, которые включены в опись, числу дел, которые заявлены согласно с номенклатурой таможенного органа. Выявленные по ходу проверки недостатки в исполнении и создании дел обязаны быть устранены должностными лицами структурного подразделения.