Контрольная работа на тему Порядок хранения документов. Основные этапы работы по подготовке документов к архивному хранению.

Содержание:

Введение 3
1.Порядок хранения документов 4
2. Основные этапы работы по подготовке документов к архивному хранению 9
Заключение 14
Список использованной литературы 15
Приложение. 16

Введение:

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество различных видов документов.
Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними.
Для того чтобы найти нужный документ не составляло труда, была разработана примерная система организации хранения документов в организации после окончания работы с ними, но до поступления в архив.
Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.
Все вышесказанное свидетельствует об актуальности выбранной темы исследования.
Целью данной работы является определение порядка хранения документов, а также основных этапов подготовки документов к сдаче в архив.
В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:
1. Определить сущностные характеристики хранения документов в организации.
2. Рассмотреть основные этапы работы по подготовке документов к сдаче в архив.
Структура работы состоит из введения, двух параграфов, заключения и списка использованной литературы.

Заключение:

Быстрый поиск и использование документов на хранении возможны лишь при четкой их классификации и четкой организации системы хранения документов в организации.
Для каждой группы документов в организации установлены определенные сроки хранения документов, которые содержатся в нормах действующего законодательства.
Сроки хранения документов различные, наиболее распространенными сроками хранения документов являются 1 год, 5 лет, 10 лет, 50 лет, 75 лет.
Законодательством РФ также закреплена обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных нормами действующего законодательства.
На сегодняшний день не установлено четких требований к организации архивов в негосударственных компаниях, однако, введены в действие «Основные правила работы архивов организаций», которые носят рекомендательный характер.
Основными этапами работы по подготовке документов к архивному хранению являются:
1. Экспертиза ценности.
2. Оформление дел.
3. Оформление описи дел.
4. Передача дела в архив.

Фрагмент текста работы:

Порядок хранения документов

В каждой организации ведется контроль. Этот контроль заключается в ведении бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. Но также все эти документы необходимо хранить. Каждый документ имеет свой срок хранения, и каждая организации должна соблюдать определенные правила и сроки хранения документов.
Для каждой группы документов законодательством установлены определенные сроки хранения, то есть временные сроки, в течение которых документ должен храниться до своего уничтожения.
Эти сроки утверждены в таких документах, как:
1. Федеральный закон РФ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» .
2. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» .
3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения .
В таблице 1 представлены сроки хранения отдельных видов документов.

Таблица 1 – Сроки хранения отдельных видов документов
Как видно из данных таблицы 1, сроки хранения документов различные, наиболее распространенными сроками хранения документов являются 1 год, 5 лет, 10 лет, 50 лет, 75 лет.
При этом, необходимо отметить, что документы должны храниться не только в бумажном виде, но и в электронной форме. Хранение документов в электронном виде подчиняется тем же правилам, что и хранение на бумажном носителе .
Статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» закреплена обязанность организаций и индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков, установленных нормами действующего законодательства .
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность — предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.; на должностных лиц — от 300 до 500 руб.
На сегодняшний день отсутствуют обязательные правила создания и действия архивов в организациях, однако, решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г. были одобрены «Основные правила работы архивов организаций», которые по сути являются нормативно-методическим документом для негосударственных учреждений, который определяет правила, но не обязует организации в точности их соблюдать .
Основными правилами размещения архива можно считать:
1. Архив должен быть размещен в помещении, отвечающим требованиям огнестойкости, прочности конструкции, наличия отопительных и вентиляционных систем.
2. В помещении архива запрещается применение огня, нагревательных приборов или размещение посторонних предметов.
3. Помещение архива должно иметь запасный выход.
4. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Естественное освещение допускается рассеянным светом. Для искусственного освещения применяются лампы в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
5. В помещении архива должна поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим:
1) для бумажных документов – влажность воздуха – 50-55%, температура – 17-19 ºС.
2) для черно-белых пленочных материалов – влажность воздуха -40-55%, температура -15 ºС.
3) для цветных пленочных материалов – влажность воздуха -40-55%, температура -2-5 ºС.
4) для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – влажность воздуха – 50-60%, температура – 15-20 ºС .
6. Дважды в год помещение архива обследуется на предмет наличия биологических вредителей и плесневых грибов. При обнаружении – в срочном порядке принимаются меры по дезинфекции и дезинсекции помещения.