Контрольная работа на тему Порядок формирования и ведения личных дел работников

Содержание:

Введение 3

1. Понятие и значение личного дела работника 5

2. Порядок формирования и состав личного дела 7

3. Ведение, хранение и учёт личных дел работников. 9

4. Оформление личных дел работников при передаче в архив. 11

Заключение 13

Список использованной литературы 14

Введение:

Существует всем известная поговорка о том, что кадры решают все». Кад-ровый ресурс является важнейшей частью любой организации, поэтому такое большое значение имеет доступность и полнота информационной ба-зы о каждом сотруднике. Кадровая служба формирует эту информацию в виде личного дела. Личное дело, а точнее кадровые документы, хранящие-ся в нем, фиксируют все сведения, необходимые для осуществления прав на труд, отдых, пенсионное обеспечение и т.д.

Личное дело как самостоятельный вид документа появился более 150 лет назад. В соответствии с Указом Александра I, с 1858 г. стало вестись одно личное дело о службе чиновника с момента его назначения до выхода в отставку или смерти .

Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязан-ности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в со-временных условиях.

В современных условиях развития рыночных отношений, с увеличе-нием количества юридических лиц остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и со-хранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. Из-за неправильного ведения и хранения личных дел, сотрудники пред-приятия могут столкнуться с рядом проблем по оформлению социальных льгот, пенсионного обеспечения и т.д. Таким образом, ошибки при веде-нии кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудни-кам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

На сегодняшний день специального законодательного регламента, обуславливающего порядок формирования и хранения личных дел, не существует, возможны путаница и разночтения в этом вопросе. Постара-емся внести ясность в эту область ведения кадровой документации.

Заключение:

Личное дело – это полезный инструмент кадровой работы и удобный источник информации о сотруднике. Все копии документов, приказов и других бумаг, касающихся данного работника, собраны и структурирова-ны в одной папке. Личное дело ведется в течение всей трудовой деятельно-сти работника в данной организации.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и без-ошибочного поиска личных дел, а также обеспечения сохранности конфи-денциальности сведений, содержащихся в документах личных дел.

Кадровая служба предприятия несет ответственность за формирова-ние дел, подготовку документов к последующему архивному хранению. Поэтому работодателю необходимо установить порядок формирования личных дел, их хранения и использования, защиты утвержденным локаль-ным актом. Также не следует забывать, что работник кадровой службы, осуществляющий обработку персональных данных и ответственный за их хранение, несет административную ответственность за их разглашение.

Персональные данные работника — это информация, которая необ-ходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Персональными называют сведения, относящиеся к определенному человеку или событиям, которые происходят в его лич-ной жизни. И одной из важных проблем при формировании, ведении и хранении личных дел на предприятии является отсутствие законодательно закрепленного перечня документов, входящих в личное дело сотрудника, соответствующий нормам федерального Закона №152-ФЗ.

Таким образом, знание вопросов кадрового делопроизводства по-могает упорядочить процесс работы кадровой службы на предприятии, облегчить поиск нужным материалов о работнике, а также избежать в дальнейшем проблем с работником и контролирующими органами.

Фрагмент текста работы:

1. Понятие и значение личного дела работника

Среди задач специалистов по кадрам существует одна самая важная – это сведение, систематизация и аккуратное содержание личных данных сотрудников организации. Сведения о специалистах, их персональные данные, которые не подлежат разглашению, обычно хранятся в личных делах, в бумажном или электронном виде.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содер-жащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельно-сти в конкретной организации. Обычно личное дело формируется по принципу досье и содержит: оригиналы и копии документов; документы с разными нормативными сроками хранения; документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации. Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Порядок работы с личными делами сотрудников является обязатель-ным не для всех работодателей. В обязательном порядке личные дела за-водятся только на гражданских служащих, что регламентируется нормами статьи 44 Федерального Закона «О государственной гражданской службе в РФ» . Такие личные дела содержат персональные данные и иные сведе-ния, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения дея-тельности соответствующего государственного органа. Порядок его веде-ния определен Положением о персональных данных государственного служащего .

Так как, порядок работы с личными делами не имеют общегосудар-ственных стандартов и универсальных правил, то организации самостоя-тельно решают вопросы о формировании и ведении кадрового делопроиз-водства. Обычно издается внутренний документ (приказ, распоряжение и пр.), содержащий конкретные правила и регламентацию состава докумен-тов личного дела в зависимости от категории работающих с целью сбора, учета и формирования комплексов документов и информации о работни-ках для управления кадрами, доказательства законности трудовых отно-шений, а также с целью защиты социальных прав работников.

Таким образом, специалисты по кадрам могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включаются:

руководящее звено — руководящие работники и их заместители, по-мощники;

ключевые специалисты: ведущие специалисты и специалисты с пер-спективой повышения в должности (кадровый резерв) и пр.;

материально ответственные работники – главный бухгалтер и со-трудники бухгалтерии, заведующий складом и пр.

Но на практике ведется учет всех сотрудников вне зависимости от за-нимаемой ими должности и количества, ранга и статуса занимаемых долж-ностей, так как данный пакет документов — это удобный источник сведе-ний о каждом специалисте, доступный в любое время.

Личное дело считается заведенным с момента включения в него пер-вого исполненного документа.

Но какие же документы должно содержать личное дело? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потреб-ностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной ком-пании.