Контрольная работа на тему Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

ПОНЯТИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА» И «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА» 4

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 12

Введение:

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что организация документооборота является важной составляющей функционирования любой организации.

Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик.

Грамотно построенная и отлаженная система документооборота объективно и полно отражает производственную деятельность предприятия и предоставляет возможность руководству своевременно влиять на нее.

Целью данной работы является анализ понятий «электронного документа» и «электронного документооборота».

При написании работы использованы методы анализа, синтеза, сравнения, абстрагирования, дедукции и индукции.

Данная работа структурирована на введение, основную часть, заключение, список источников и литературы.

Заключение:

В ходе работы были проанализированы следующие вопросы:

— определены основные понятия, используемые в системах электронного документооборота;

— установлены главные принципы электронного документооборота, заключающиеся в однократной регистрации документа, возможности параллельного выполнения операций, непрерывности движения документа;

— произведена классификация систем электронного документооборота на универсальные «коробочные» СЭД, индивидуально разрабатываемые СЭД и комбинированные СЭД;

— обозначена растущая потребность в системах электронного документооборота, которые провозглашены ключевым элементом концепции «электронного правительства»;

— обозначена потребность в разработке защищенных систем электронного документооборота на базе тиражируемых программных продуктов;

— отмечено, что во многих отечественных СЭД реализованы многие компоненты систем класса ECM (Enterprise content management – управление корпоративной информацией или управление информационными ресурсами предприятия), такие как долговременное хранение документов, управление документами и их образами, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами;

— произведено исследование систем электронного документооборота на российском рынке, пользующихся наибольшим спросом. К ним относятся: Directum, DocsVision, Globus Professional от компании «Проминфосистемы», PayDox от компании «Paybot», 1С:Документооборот, Босс-референт от «ГК АйТи», ДЕЛО от компании «ЭОС», ЕВФРАТ от компании «Cognitive Technologies», МОТИВ;

— обозначены государственные инициативы в области систем электронного документооборота;

— установлены ГОСТы, Федеральные Законы, Постановления Правительства РФ в области систем электронного документооборота, на которые ориентируются разработчики отечественных СЭД;

— установлено, что на текущий момент не существует единого нормативно-правового документа, который в полной мере регулировал бы деятельность разработчиков отечественных СЭД;

— произведен анализ пользующихся наибольшим спросом систем электронного документооборота на российском рынке;

— выявлено, что СЭД ЕВФРАТ от компании «Cognitive Technologies» имеет более высокую суммарную оценку среди остальных рассматриваемых систем, однако, исходя из результатов анализа, по некоторым позициям СЭД ЕВФРАТ уступает другим рассматриваемым системам.

Однако, в ООО «ИЛМиТ» как и на всех предприятиях входящих в объединенную корпорацию РУСАЛ, внедрен PayDox от компании «Paybot».

Фрагмент текста работы:

ПОНЯТИЯ «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА» И «ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Документ, в сущности, является информацией, которая зафиксирована на материальном носителе с реквизитами для облегчения идентификации. Такое определение содержится в ГОСТ Р 5114198 и ISO 154899 .

На сегодняшний день документ представляет собой основной способ представления необходимой информации в любой современной организации. Из этого следует, что документацию необходимо каким-то образом хранить, перерабатывать, рассортировывать и классифицировать.

Работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Можно говорить о важном требовании к документообороту, представленном в виде приспособленности к новым информационным технологиям.

Прежде всего, должен быть регламентирован состав автоматизированных пунктов, при помощи которых осуществляется обработка информации. Также детальной регламентации подлежат автоматизированные рабочие места и технологические операции, которые проводятся с их помощью. Необходимо регламентировать и способы передачи информации между автоматизированными пунктами, где указанная информация обрабатывается .

В процессе исследования был сделан вывод о сохранении традиционным документооборотом собственных позиций в некоторых специфических делопроизводственных отраслях. В частности, это характерно для предприятий различных форм собственности, работа которых связана с конфиденциальными документами.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ
ДОКУМЕНТ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. 5

2 ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ. 6

3 СУЩЕСТВУЮЩИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 7

4 МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ
ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.. 10

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 12
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.. 13

Введение:

Начиная с
1980-х годов, ряд поставщиков начали разрабатывать программные системы для
управления бумажными документами. Эти системы обрабатывали не только текстовые
документы, но и фотографии, и другие виды изображений.

Позднее
разработчики начали писать более совершенную систему работы с документами,
которая могла бы управлять электронными документами, то есть всеми этими
документами или файлами, созданными на компьютерах и часто хранящимися в
локальных файловых системах пользователей. Самые ранние системы электронного
управления документами (СЭУД) управляли либо собственными типами файлов, либо
ограниченным числом форматов файлов. Многие из этих систем позже стали известны
как системы обработки файловых документов, поскольку они были сосредоточены на
захвате, хранении, индексировании и поиске форматов файлов изображений. Системы
СЭУД эволюционировали до такого момента, в котором они могли управлять любым
типом файлового формата, который может храниться в сети. Приложения выросли и
стали включать в себя электронные документы, инструменты для совместной работы,
средства безопасности, рабочего процесса и аудита.

Эти системы
позволили организации захватывать факсы и формы, сохранять копии документов в
виде изображений и хранить файлы изображений в репозитории для обеспечения
безопасности и быстрого поиска.  Поиск
стал возможным, поскольку система обрабатывала извлечение текста из документа в
процессе захвата, а функция индексатора текста обеспечивала возможность
извлечения текста.

В то время
как многие системы СЭУД хранят документы в их собственном файловом формате
(Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые системы управления документами на
базе Интернета сохраняют контент в форме HTML. Эти системы управления требуют,
чтобы контент был импортирован в систему. Однако после импорта контента
программное обеспечение действует как поисковая система, поэтому пользователи
могут быстрее находить то, что они ищут. Формат HTML позволяет лучше применять
возможности поиска, такие как полнотекстовый поиск и поиск по краям.

Заключение:

Таким
образом, удалось установить, что любые документы можно хранить как на бумажном
носителе, так и в электронном виде.

Документы на
бумажном носителе и в электронном виде имеют равную юридическую силу.
Исключения имеют только определенные документы, которые имеют повышенный
уровень безопасности данных и особые условия хранения.

Самое главное
требование для документов в электронном виде – это электронная цифровая
подпись.

На сегодня в
России применяется 7 основных систем электронного документооборота.

Многие
организации в России публикуют свои собственные стандарты обработки документов,
однако все они основаны на международных стандартах электронного
документооборота.

Фрагмент текста работы:

1 ПОНЯТИЯ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В Федеральном
законе [1] сказано, что документ это
– «материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в
виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет
реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во
времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».

Разделяют
документы на бумажные и электронные по принципу носителя, на котором храниться
данный документ.

Определение электронного
документа закреплено в[2] информационных технологиях
и о защите информации» и звучит так:

«Электронный
документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то
есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных
вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах».

Из
вышеприведенных определений можно сделать вывод о том, что документ и
электронный документ – это разные вещи.

Просто
документ изначально создается на бумажном носителе, и, в последствии
преобразуется в электронный. Таким образом, получается электронная копия
документа. Электронный же документ, наоборот, создается первоначально в
электронном виде, а потом уже, преобразуется в бумажный или просто документ.

Понятие
электронного документооборота сводится к следующему определению: электронный документооборот — это
совокупность автоматизированных процессов в работе с документами,
осуществляемая в электронном виде, несущая в себе концепцию «безбумажного
делопроизводства».

В электронном
документообороте используются как образы документов, так и электронные
документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно
использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов
зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Документы на
бумажном носителе и в электронном виде имеют равную юридическую силу.
Исключения имеют только определенные документы, которые имеют повышенный
уровень безопасности данных и особые условия хранения[3]. 2 ТРЕБОВАНИЯ К
ДОКУМЕНТАМ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ К документам в
электронном виде предъявляются определенные требования. Они делятся на три
категории:

Общие
требования. Носят равный характер с документами на бумажном носителе. Данное
требование относится к форме содержания.

Требования,
которые предъявляются к документам в электронном виде. Самое главное требование
– это требование к электронной подписи. Электронная подпись придает
электронному документу юридическую силу.

 Эти требования всегда индивидуальны по
отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных
нормативных актах или инструкциях.

Для каждого
конкретного вида электронных документов есть свои требования. Поэтому, при
создании и передачи документа в электронном виде, необходимо учитывать данные
требования[4]. [1] Федеральный закон "Об
обязательном экземпляре документов" от 29.12.1994 N 77-ФЗ [2] Федеральный закон "Об
информации, информационных технологиях и о защите информации" от
27.07.2006 N 149-ФЗ [3] ГОСТ Р 6.30—2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов [4] ГОСТ 6.10.5—87. Унифицированные
системы документации. Требования к построению формуляра-образца