Контрольная работа на тему Понятия «документ», «запись», «документированная информация» в стандартах.

Содержание:

Введение. 3

Основная часть. 4

Заключение. 11

Список источников и литературы.. 12

Введение:

Нормативную базу
делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они
регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности
организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной
базы делопроизводства:

– Законодательные и
правовые акты РФ;

– ГОСТы – государственные
стандарты;

– Нормативные документы;

– Классификаторы;

– ГСДОУ – государственная
система документационного обеспечения управления.

В соответствии с версией Международной организации по
стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые
нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере
подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на
котором этот материал и хранится.

Цель работы: рассмотреть понятия «документ»,
«запись», «документированная информация» в стандартах.

Заключение:

Исходя из всего вышеизложенного, стоит отметить, что в общей
сложности документы и документированная информация – это важнейшие элементы
государственной безопасности и общественного благополучия. Она зачастую
является хранилищем стратегически важных для государства сведений. Именно
поэтому такого рода информация должна тщательным образом храниться с учетом
обусловленных государственным законодательством требований.

Таким образом, в
международных стандартах в области СМК «запись» рассматривается как документ,
наиболее существенной функцией которого является функция свидетельства, которая
означает, что документ служит средством доказательства, подтверждения
каких-либо фактов, их реального существования в действительности, запись может
быть непосредственным результатом этой деятельности.

Представленный анализ
понятий свидетельствует о том, что закрепленные в нормативных актах определения
данных понятий, которыми в настоящее время пользуются специалисты, не отражают
сущностных характеристик соответствующих информационных объектов. Вместе с тем,
в национальных стандартах различных серий (информационная технология, поддержка
жизненного цикла продукции, СИБИД, система менеджмента качества и др.), научной
литературе накоплен достаточно большой материал, расширяющий наше представление
о природе названных информационных объектов.

Фрагмент текста работы:

Основная часть Понятия «документ», «запись»,
«документированная информация» прописаны в следующих стандартах:

– ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов[1];

– Отраслевые стандарты;

– Стандарт предприятия
«Инструкция о порядке делопроизводства»;

– Должностные инструкции[2].

Документ является
зафиксированной на материальном носителе информацией с обязательными реквизитами,
которые дают возможность ее идентифицировать.

В документе содержатся
сведения, которые должны отражать состояние системы или принятое решение,
причем это делается в строго установленном содержании и форме.

Документ обладает следующими
отличительными свойствами:

– полифункциональность;

– наличие юридической силы.

С помощью документа
реализуются следующие функции:

– регистрация первичной
информации или принятого решения,

– передача,

– обработка,

– хранение информации.

Реквизит – информационный
элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ). Поскольку
документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций
управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии,
организации и фирме создается свой документооборот.

Документы оформляются в
основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие
таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3. Каждый документ, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Поле – пространство по краям
листа бумаги, свободное от размещения информации. В таблице 1 приведены размеры
полей по ГОСТ. [1] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. [Электронный ресурс]. – Режим
доступа: https://docs.cntd.ru/document/1200031361 (дата обращения: 01.06.2021). [2] Вопросы
совершенствования системы государственного управления в современной России:
международный сборник научных статей / Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего образования Российская академия народного
хозяйства и государственной
службы при президенте Российской Федерации, Институт государственной службы и управления, Кафедра государственной
службы и кадровой политики; под
общей редакцией Л. В. Фотиной. –
М.: МАКС Пресс, 2018. – 405 с. С. 119.