Контрольная работа на тему Понятие документ. Электронный документ. Система электронного управления документами. Основные задачи электронного документооборота

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 4

1. ДОКУМЕНТ. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ. ПОНЯТИЕ И СПЕЦИФИКА 5

2. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ: ВИДЫ, АРХЕТИКТУРА И ФУНКЦИИ 10

3. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ПОНЯТИЕ, ЗАДАЧИ, ПРЕИМУЩЕСТВА, НЕДОСТАТКИ 13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 19

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 21

 

Введение:

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время понятие «электронный документооборот» все чаще и чаще встречается в повседневной жизни. Такова реальность современного мира, с которой сталкивается практически каждый человек. Сюда относятся и компьютерные сети, и электронная почта, и информационные ресурсы – и это отнюдь не весь список технических средств, участвующих в электронном процессе обмена данными. Сейчас электронный документооборот вошел в бизнес-сферу и получил большое распространение, новейшие технические инструменты помогают быстро и эффективно осуществлять управленческий процесс. Появление электронных документов вызвало необходимость создания новых технологий и нормативной базы работы с этими документами в управлении, делопроизводстве, архивном деле. Очевидно, что решению практических вопросов должно предшествовать теоретическое осмысление этого нового типа документов, определение понятия «электронный документ», изучение и описание свойств этих документов с позиций документоведения.

Также для этого процесса было создано программное обеспечение, для обработки управленческих документов. Наиболее подходящее программное обеспечение для электронного обмена данными – это обеспечение класса «системы управления деловыми процессами» и «система управления документами».

Цель работы – рассмотреть понятие документа и электронного документа, систему электронного управления документами, задачи электронного документооборота.

Задачи работы:

1. Изучить теоретические основы документа и электронного документа.

2. Описать виды, архитектуру и функции системы электронного управления документами.

3. Привести понятие, задачи, преимущества и недостатки электронного документооборота.

Заключение:

Электронный документ – это информация, изначально созданная и представленная в электронном виде в формате, который позволяет обработать ее с помощью компьютера или других электронно-вычислительных систем.

Электронные документы имеют одинаковую юридическую силу с бумажными аналогами, фактически приравниваются к ним.

Любой электронный документ должен соответствовать следующим условиям: быть созданным, обрабатываться, храниться и передаваться с использованием программных и технических средств; иметь установленную законом структуру и включать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать; иметь понятную для восприятия человеком форму представления.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Электронный документооборот представляет собой совокупность автоматизированных процессов по работе с электронными документами, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Современные технологии дают возможность сократить процесс приема, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организациями вводится электронный документооборот. Для этого необходимо программное обеспечение и наличие электронной подписи.

В СУЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СУЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов.

Фрагмент текста работы:

ДОКУМЕНТ. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ. ПОНЯТИЕ И СПЕЦИФИКА

В буквальном смысле слово «документ» является производным от латинского «documentum», означавшего в Древнем Риме все, что может служить свидетельством, уроком, примером. В русском языке первоначальное значение данного термина определялось как «письменное удостоверительное свидетельство», что подчеркивало его юридический смысл. Документ нужен был для определения какого-либо правового факта, а также для подтверждения чего-либо.

Впервые термин «документ» был введен Петром I, который определил его как «письменное свидетельство» [9].

В ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» приводится понятие документа: «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения» [3].

Документ в электронном виде – это информационный файл, который используется для обработки и передачи данных с использованием ИТ-систем.

Термин электронного документа (ЭД) представлен в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [4].

В п. 1 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 N 57 «О некоторых вопросах применения законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов» дается следующее определение