Контрольная работа на тему Подготовка и оформление научного оформления докладов и презентаций.

Содержание:

Введение 3
Этапы создания электронного архива 4
Электронный архив в контексте предприятия 5
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 7

Введение:

Электронный архив документов – это система хранения любой значимой документации (бухгалтерской, кадровой, технической и т.п.), позволяющая значительно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы современного предприятия. Сотрудники смогут найти, обработать или передать коллегам необходимые документы за несколько минут, не отходя от рабочего места. Хранение данных не традиционным, бумажным способом, а с использованием современных информационных технологий позволит максимально оптимизировать рабочий процесс.
В традиционном делопроизводстве и архивном деле к документам длительного срока хранения относятся те, которым установлены сроки хранения свыше 10 лет [1].
В эпоху динамично меняющихся информационных технологий представления о времени также изменились [2]:
Если пригодность документа к использованию невозможно обеспечить в течение всего срока хранения путем сохранения его в первоначальном виде, и приходится проводить его преобразование в новые форматы (или перенос в новые системы), такое хранение можно считать долговременным
Обычно долговременное хранение начинается с момента смены информационных технологий (5-7 лет), но в некоторых случаях – практически сразу после создания документов/
Особенности электронного архива:
• хранилище не просто информации, а юридически значимых документов, требования к хранению которых установлены законами и нормативно-правовыми актами
• обеспечивает долговременную (более 5-7 лет) сохранность, пригодность к использованию и доступность документов и информации без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы
• подпадает под законодательство об архивном деле [1]. В организациях-источниках комплектования государственных и муниципальных архивов обеспечивает сохранность и передачу на государственное архивное хранение электронных документов Архивного фонда РФ.
Проблемы электронного архива [2]:
• принципиальная невозможность сохранить на длительном интервале времени в работоспособном состоянии подлинник электронного документа – нужно обеспечить создание и юридическое признание заверенных копий
• правовая неопределённость, быстрое изменение законодательства и судебной практики
• быстрое изменение и устаревание информационных технологий, постоянно обостряющиеся проблемы информационной безопасности
• проблемы обеспечения доступа к документам и информации
• необходимость влиять на процессы создания и управления документами, начиная от момента планирования новых информационных систем – иначе архиву придётся иметь дело с «зоопарком» разношёрстных электронных объектов

Фрагмент текста работы:

Этапы создания электронного архива
Основными этапами создания электронного архива документов являются:
• подготовка к сканированию и перевод в электронный вид;
• настройка системы в соответствии с бизнес-процессами организации;
• разработка регламента использования системы;
• наладка процесса пополнения архива.
6 причин необходимости создания электронного архива:
• Удобство. Использование электронного архива документов обеспечивает эффективный и простой доступ и управление служебной информацией. Доступ к документам в многопользовательском режиме в электронном вид — не проблема.
• Скорость. Внедрение электронного архива решает проблему оптимизации документооборота. Главное предназначение — сократить время поиска необходимых бумаг. В большинстве случаев необходимые документы удается найти в автоматическом режиме поиска.
• Сохранность. Электронный архив решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Распределенные хранилища электронных данных с налаженными процедурами резервирования надежно защищают электронные документы от потери.
• Безопасность. Возможность обеспечить контроль доступа к информации в электронном архиве, исключается потеря важных документов и их несанкционированное изменение. Механизмы ограничения прав доступа, протоколирование действий пользователей и автоматическое резервное копирование позволяют обеспечить высокий уровень информационной безопасности.
• Логическая целостность. Продуманная структура электронного архива документов позволит систематизировать документацию, распределив ее относительно вида и срока хранения, а также структурировав данные согласно любым другим критериям.
• Масштабируемость. Разработка стандартов классификации документов и введение регламентаций позволит в дальнейшем выработать подход к созданию единой базы документации компании любого уровня. Масштабируемое решение до отраслевого уровня.
Расходы и трудозатраты на электронный архив крупной корпорации, государства или региона:
• Сроки реализации:
o 2-4 года занимает разработка концепции проекта; и процедур работы
o 1-2 года уходит на реализацию «в железе»
o На проектирование и ввод электронного архива в строй уходит 5 лет
• Цена вопроса – 4-8 миллионов долларов за решение «эконом-класса»
• Численность персонала – от 5 человек