Контрольная работа на тему Первые формы документов и первые средства защиты документов

Содержание:

Введение 3
1. Первые формы документов 4
2. Первые средства защиты документов 10
Заключение 15
Список литературы 17

Введение:

Актуальность работы. Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное количество внутренних, исходящих и входящих документов организации за некоторый период времени.
Документооборот делится на централизованный и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.
Документооборот является деятельностью по организации передвижения документов в организации от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.
Цель работы – описать первые формы документов и первые средства защиты документов.
Задачи:
— рассмотреть первые формы документов;
— описать первые средства защиты документов .
Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Заключение:

В результате проделанной работы решены следующие задачи: рассмотрены первые формы документов; описаны первые средства защиты документов .
Проект документа становится документом не после его подписания, а после совершенно независимой от подписания процедуры — регистрации, при которой проекту присваивается номер, появляется возможность документ идентифицировать, таким образом, все признаки документа оказываются соблюдены. Юридическая же значимость может быть придана и проекту документа, таковой может быть, к примеру, доверенность без номера, но подписанная руководителем: она является правомочной и действительной, однако при этом не является документом. Сходная ситуация наблюдается при проставлении резолюции на входящем документе. Сама по себе резолюция документом не является несмотря на наличие подписи руководителя и имеющуюся распорядительною функцию.
Кроме общего документооборота, который присущ всем организациям вне зависимости от размеров и форм собственности существует еще большая группа систем документооборота, предназначенная для поддержания отдельных видов деятельности, которые могут, как составлять неотъемлемую часть ландшафта процессов организации, так и полностью отсутствовать. Детально останавливаться на всем многообразии систем частного документооборота не имеет смысла, остановлюсь на перечислении отдельных из них:
— архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);
— кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);
— секретное и конфиденциальное делопроизводство;
— технический и технологический документооборот;
— документооборот системы менеджмента качества.
И многие другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости, так как такой подход удовлетворяет обеспечивает интересы значительной части целевой аудитории и обеспечивает максимальные продажи. К недостаткам можно отнести сравнительно высокую конкуренцию в этом секторе рынка.

Фрагмент текста работы:

 
1. Первые формы документов

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело [6].
Различают три главных потока документации:
1) документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
2) документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
3) документы, которые поступают из других организаций (входящие).
Документооборот – это, прежде всего механизм поддержки системы управления организацией. Отсюда происходит и другой определяющий документооборот термин — документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — совокупность процедур документооборота, обеспечивающих надлежащее функционирование системы управления организацией. От того, насколько эффективна система ДОУ организации, настолько эффективна и система управления.
В классическом представлении документооборот является теми информационными потоками, которыми, с одной стороны, организация взаимодействует с окружающей средой (государством, обществом, гражданами, иными хозяйствующими субъектами), с другой, — с помощью документооборота организация как единая централизованная сущность осуществляет внутреннее взаимодействие между ее исполнительными органами, структурными подразделениями, отдельными работниками (рисунок 1).