Содержание:

1. Информационно-справочная работа. Отправка документов.
Систематизация и текущее хранение дел. 3

2. Реквизит
организационно-распорядительных документов (ОРД) 25 отметка об исполнителе. 5

3. Составление служебного письма с
угловым расположением реквизитов. 6

Фрагмент текста работы:

. Информационно-справочная работа. Отправка документов. Систематизация и
текущее хранение дел.

Информационно-справочная
работа.

Одна из главных целей регистрации ‒ создание банка данных о документах
учреждения. Секретарь-референт (в крупном учреждении служба
информационно-документационного обеспечения управления) на основе этого банка
данных обязан в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

1) у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

2) в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может
вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в
автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки
нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от
сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год.
Общий срок хранения карточек ‒ 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и
распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с
введением автоматизированной системы регистрации.

При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно
задаваться номер документа.

Отправка документов.

Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка
входящих, проводятся централизованно или секретарем, или в экспедиции
(экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего проверяют
правильность его оформления:

‒ наличие подписи;

‒ наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);

‒ наличие заголовка;

‒ наличие
отметки об исполнителе;

‒
правильность адресования;

‒ если
документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;

‒ наличие всех страниц в
документе и всех указанных приложений.

При отправке документа по
почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются
вместе, в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Передача документов с
использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу
информации и повышает надежность доставки. Вместе с тем не следует забывать,
что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения
достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной
программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об
авторизации с каждым корреспондентом.

Систематизация и текущее хранение дел.

Номенклатуры дел.
Номенклатура дел ‒ систематизированный перечень наименований дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке. Номенклатуры дел бывают
трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации,
фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. Индивидуальная
номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для
каждого структурного подразделения. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный
состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры
дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.