Содержание:

Введение. 3

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА И
ПРАВИЛА ЕГО УЧЕТА.. 5

Заключение. 15

Список
источников и литературы   16  

Введение:

Актуальность проблемы
обусловлена тем, что в настоящее время в мире не найдется
организации, которая бы не работала с документами. Документооборот пронизывает
всю структуру любого предприятия и непосредственно связан с ее деятельностью. в
настоящее время деловая переписка играет значительную роль в деятельности любой
организации. С ее помощью устанавливаются деловые отношения, решаются самые
сложные и противоречивые проблемы, создается атмосфера взаимного доверия и
сотрудничества. Поэтому компиляция деловых писем требует знания их
композиционных и стилистических особенностей. Для бизнесмена, для
административного менеджера, секретаря-референта, умение и талант написания
служебного текста, точного и убедительного и в то же время короткого и емкого,
являются профессиональными, критически значимыми качествами. Только грамотно и
четко оформленные документы могут стать компонентами успеха в любой сфере
деятельности.

Повышение качества управленческих решений, с одной
стороны, выступает в качестве важного фактора обеспечения конкурентоспособности
организации, а с другой стороны — зависит от уровня организации
документационного обеспечения управления. Управляемые объекты зачастую
представлены именно в документах, что ставит в зависимость возможность
эффективного функционирования системы от качества определения порядка
документирования и работы с документами[1].

Основы работы в офисе используются в организации
юридического лица любого типа. Это довольно трудоемкий процесс, в котором
принимают участие абсолютно все сотрудники административного аппарата. В конце
концов, один отдел занимается заполнением и подачей документации, другой
отвечает за своевременное перемещение этих документов, а для третьих отделов
эта информация является наглядным руководством в повседневной работе.

При составлении документов важно придерживаться норм
особого делового стиля. Официально-деловым стилем называется функциональный
стиль речи, который выступает в качестве средства общения, преимущественно в
письменной форме в сфере деловых отношений, как правило — в области права и
менеджмента.

Организация документооборота осуществляется в
соответствии с общепринятыми общероссийскими нормами: федеральным законом от
27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», а также Правилами делопроизводства, в том числе в
соответствии с образцовой инструкцией по ведению документации в органах
местного самоуправления. На основе этой инструкции каждое местное правительство
разрабатывает индивидуальную инструкцию.

В качестве основного определяющего признака
официально-делового текста выступает предельная точность, которая не допускает
инотолкований. Этот факт обуславливает необходимость соблюдения стилистических
норм русского литературного языка. Особенно это касается распорядительных
документов, от качества проработки которых зависит деятельность организации в
целом.

Заключение:

 Все сказанное
позволяет сделать выводы, что документооборот — это сложный технологический
процесс, присущий любой организации. От того, насколько грамотно он
организован, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации.
Итак, рассмотрев организацию документооборота на предприятии можно выделить
следующее:

— прохождение документов
на предприятии должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально
осуществляться;

-следует исключать
инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой
необходимостью;

-в порядке прохождения и
в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться
максимальной однообразия;

-движение документации
должен быть максимально прямоточным, то есть проходить по кратчайшему пути от
места ее возникновения к местам выполнения или использования;

— упорядочение
документооборота на предприятии способствует разработка схем движения документов.
При построении схем документооборота необходимо учитывать основные
документопотоки предприятия: входящие, исходящие и внутренние.

Полный цикл прохождения
входящих документов включает: прием и первичную обработку входящей
корреспонденции, предварительное рассмотрение и распределение документов, их
регистрации; процесс движения документов, исходящих, должен быть организован
так, чтобы документу проводился строго необходимый минимум операций, а каждое
перемещение было обусловлено сугубо деловой необходимостью и осуществлялось
наиболее рациональным способом.

Фрагмент текста работы:

ОСНОВНЫЕ
ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПРАВИЛА ЕГО УЧЕТА

Понятие «документооборот»
впервые появилось в литературе 1920-х годов в трудах ведущих специалистов в
области управленческого труда и делопроизводства. Были сформулированы основные
положения его рациональной организации. В 1960-х гг. термин «документооборот»
практически не употреблялся, понятие, обозначаемое им, заменял термин
«организация переписки». На современном этапе существует много подходов к
трактовке термина «документооборот», но базовым является понятие, закрепленное
в стандарте на терминологию. Организация документооборота является важнейшей
задачей управления, поскольку нечеткая организация движения документов
порождает много недостатков в деятельности аппарата управления.

Правильная организация
документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате
управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, надежности
функционирования предприятия, оказывает большое положительное влияние на
управленческий процесс в целом[1] .

Виноградова О.Б. считает,
что модель делопроизводства на предприятии, которая организована в соответствии
с действующим законодательством, требует изучения таких аспектов:

1. Организация системы
рационального документооборота и делового технологического цикла на
предприятии.

2. Определение наиболее
эффективных форм и методов документирования управленческой деятельности.

3. Обеспечение системы
организации и ведения служебной документации в учреждениях, организациях
различных типов и видов.

Котдиева Я.И. определяет,
что правильная организация документооборота, достаточно важна для становления
имиджа современной организации.

Существует четкая система
последовательных операций с документами: прием и регистрация; рассмотрение
руководителем; порядок прохождения в организации; выполнение; контроль
исполнения; формирование дел; подготовка и передача дел в архив. Таким образом,
эффективная организация документооборота предусматривает: прохождение
документов в учреждении кратчайшим путем; сокращение количества инстанций, в
которые должны поступать документы (например, при согласовании)
единовременность операций по обработке документов, избежать дублирования при
работе с ними; централизацию, сосредоточение осуществления однотипных операций
с документами в одном месте; рациональное расположение в учреждении структурных
подразделений и рабочих мест. Передача документов на всех этапах прохождения
(на рассмотрение, исполнение, от одного исполнителя к другому) осуществляется
только через работника, который отвечает за делопроизводство, по резолюции
руководителя предприятия.

Документооборот включает
следующие основные этапы работы с документами, как прием, обработка,
распределение корреспонденции, передача и доставка документов, учет объема
документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов[2] . Перемещение документов в
учреждении не может быть хаотичным и случайным. Оно должно быть управляемым, то
есть выполнение творческих операций с документами (управленческой информации)
должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических
(сравнительных) операций по учету документов и справочно-информационной работы,
регулирования распределения документов между руководителями и специалистами,
контроля по рассмотрению и исполнению документов их оперативного и архивного
хранения. Эти и другие нормативы должны стабилизировать документооборот в
стране во всем технологическом цикле, создать оптимальную технологию ведения
документального хозяйства каждой управленческой единицы. Совершенствовать
документооборот можно только при наличии строго документированного разделения
функций между руководителями организации. Средствами регулирования
документооборота служат общегосударственные стандарты, классификаторы,
унифицированные системы документации, положения о структурных подразделениях,
должностные инструкции для исполнителей, фиксирующие разделение труда в
управлении[3] .

На основе многолетней
практики в обществе выработан ряд правил рационального прохождения документов в
предприятиях. Главный принцип правильной организации документооборота
предусматривает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути,
с минимальными затратами времени и труда. Исследователи отмечают, что
необходимо исключать прохождения документами инстанции, не обусловленных
деловой необходимостью и устранять дублирование операций одинакового целевого
назначения с одним и тем же документом. Конкретным проявлением этого правила
является требование одноразовой регистрации документов[4]. Движение документации
должен быть максимально прямоточным, то есть проходить по кратчайшему пути от
места ее возникновения к местам выполнения или использования. Поворотные
перемещения документов должны исключаться или ограничиваться. Это во многом
зависит от расположения структурных подразделений и отдельных рабочих мест.
Однако и при правильном размещении служебных помещений могут возникнуть
определенные задержки в прохождении документов. Пропускная способность всей
цепи определяется пропускной способностью слабого звена. Такой звеном в цепочке
документооборота нередко является этап рассмотрения документов, если эта работа
выполняется только руководителем предприятия. Иногда возникают задержки и на
других этапах прохождения документов. В целях укрепления слабого звена
необходимо найти пути для увеличения производительности труда на данном
участке, лучше организовав работу и механизировать ее.