Контрольная работа на тему Организация и технология документационного обеспечения

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ 5
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВЕДА, СЕКРЕТАРЯ И РУКОВОДИТЕЛЯ СЛУЖБЫ ДОУ 10
Секретарь: 10
Документовед 14
Руководитель ДОУ : 17
3. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ДЛЯ СЛУЖБЫ ДОУ 21
4.НАЗНАЧЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ И РАЗДЕЛЫ, КОТОРЫЕ ДОЛЖНЫ БЫТЬ В ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 26

Введение:

Актуальность исследования: на разных этапах учета организация движения документов имеет определенные особенности. Основными задачами организации движения документов на этапе первичного учета является разработка оптимального процесса их создания и минимизация затрат времени на этот процесс.
При полностью автоматизированном первичном учете сбор учетной информации происходит в месте ее возникновения. После этого она передается информационным потоком в бухгалтерию (может находиться территориально удалено от места осуществления фактов хозяйственной деятельности), где происходит регистрация (создается учетная фраза, которая в дальнейшем заносится в электронный хронологический массив данных), обработка и передача информации без участия человека. Такой механизм полностью автоматизированного без документного учета может применяться для всех сфер человеческой деятельности, где сбор, регистрация, передача и обработка информации возможна без привлечения человека.
Общество становится информативным, когда оно достигает такой степени развития и сложности социальных и экономических процессов, которые требуют использования новых методов сбора, обработки, передачи и использования огромной массы информации, генерируемой этими процессами. Информация и полученные в результате знания и технологии являются основным фактором производства. Использование теле-информатики является универсальным фактором развития. Информационные технологии сегодня определяют условия труда, а также условия жизни и развития.
Объектом исследования служба документооборота АО «Элис».
Предмет исследования – процесс исследования основных аспектов организации структуры документооборота службой ДОУ в АО «Элис».
Цель работы – изучение особенностей организации документооборота службой ДОУ в АО «Элис».
Поставленной цели соответствуют следующие задачи:
— привести положение о службе ДОУ;
— рассмотреть должностные инструкции для документоведа, секретаря и руководителя службы ДОУ;
— охарактеризовать номенклатуру дел для службы ДОУ;
— определить назначение инструкции по делопроизводству и разделы, которые должны быть в инструкции по делопроизводству.
Теоретической базой исследования послужили российские и иностранные издания, касающиеся документооборота и организации управления на предприятии. Наиболее полно тема освещается в работах Сатиновой О.В., Федюнина Д.В., Хапенкова В.Н. — Организация кадрового менеджмента; Толкачева А. Н. – Управление кадрами на государственном предприятии и некоторые другие.
Для реализации поставленных задач в работе использовались следующие методы и приемы исследования: анализ теоретических аспектов правового регулирования документирования, сравнение различных компонентов исследуемых вопросов, синтез полученных результатов для формирования выводов по проведенному исследованию.
Работа состоит из введения, основной части, заключения, списка использованной литературы.

Заключение:

Таким образом, в ходе данного проекта были рассмотрены следующие аспекты:
Документооборот — это основа всего учета, ведь без наличия документа не происходит никаких записей в данной системе. Вопросы, связанные с организацией документооборота на предприятии, всегда будут актуальными, ведь большая часть работы бухгалтеров связана с созданием, обработкой, накоплением и хранением документов.
XXI век — эпоха высоких технологий, обусловлено процессом разработки различных передовых приложений, гаджетов и, в том числе, крупных продуктов для автоматизации делопроизводства и электронного документооборота в организациях. Одной из важных проблем в делопроизводстве является наращивание темпов документооборота на предприятиях, что связано с необходимостью совместной работы над документами, оформлением различных заявок, сбором необходимых подписей и согласований, что влечет за собой потерю большого количества времени.
Автоматизация документооборота должна обеспечивать оперативную работу всего управленческого и делопроизводственного аппарата, возможность организации и осуществления быстрого контроля за выполнением и хранением каждого документа — носителя информации. Целью автоматизации документооборота является не только ускорение движения документов, но и максимальное ограничение лиц, участвующих в создании конкретного документа, обеспечении движения или уничтожении.
Систематизируя преимущества от внедрения СЭД на предприятии, условно их можно разбить на следующие 8 групп: контроля, управления, финансовые, безопасности, информационные, методические, технические и технологические.

Фрагмент текста работы:

1. ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ
На примере предприятия АО «Элис», приведем структуру Положения о службе в ДОУ:
1. Общие положения :
1.1. Служба ДОУ действует как самостоятельное структурное подразделение и подчиняется непосредственно руководителю организации (первому заместителю руководителя).
1.2. Служба предоставляет документацию руководству организации и действует в соответствии с законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательством об архивах Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Российских федеральных архивов. руководствуясь стандартами. документация для нормативных материалов, связанных с управлением, автоматизацией информационных процессов; Устав организации (Устав), приказы и распоряжения руководителя организации, инструкции для делопроизводителя организации.
Служба ДОУ оказывает методическую помощь лицам, ответственным за документацию (документацию) в структурных подразделениях организации.
1.3. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, подготовленными службой и подписанными руководителем службы, согласованными с руководителем юридического лица, отделом кадров и утвержденными руководителем организации.
2. Структура
2.1. В состав отдела входят следующие группы: секретариат (секретари и заместители руководителя организации), офис, бюро копирования и тиражирования, архив, группа обслуживания автоматизированной офисной системы.
Должностные инструкции учитываются при изменении функций и обязанностей службы.
2.2. Службу ДОУ возглавляет менеджер, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для заполнения должности руководителя службы: высшее профессиональное образование или эквивалентное образование в области специализации государственных должностей государственной службы, дополнительное высшее профессиональное образование по специальности государственных должностей на государственной службе. Не менее двух лет опыта работы на руководящих должностях или не менее пяти лет по специальности.
3. Основные цели и задачи
Основными задачами службы являются создание единого порядка работы с документами в организациях, имеющих государственные стандарты и другие применимые стандарты.
Служба выполняет следующие функции в соответствии с основными задачами и в рамках предоставленных полномочий:
3.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документирования в организации.
3.2. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методологическую базу, регламентирующую деятельность службы работников организации по сопровождению документов.
3.3. Организует документную базу, объединяет формы документов, определяет правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к работе над документом и способы работы с ними.
3.4. Определяет порядок приема и обработки документов, применяет новые технологические приемы работы с документами, которые уменьшают объем рабочего процесса.
3.5. Разрабатывает информационно-поисковые системы для документов (автоматизированные или традиционные шкафы для документов, папки, классификаторы данных документов и кодификаторы).
3.6. Контролирует своевременное оформление документов; обобщает информацию о выполнении и результатах документов.
4. Функции
4.1. Разработка, внедрение и ведение списка и альбома единых форм документов Организации, внесение в них изменений.
4.2. Осуществление экспедиторской обработки, оформление документов и справочная работа по документам.
4.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки поступающих документов к отчету руководства, контроль правильности документов, представленных руководству для подписания.
4.4. Контроль за своевременным прохождением, оформлением и оформлением документов: сбор информации о ходе и результатах оформления документов, регулярное информирование руководства по этим вопросам.
4.5. Организация машинописи, копирования и быстрого копирования документов; разработка и дизайн форм документов.
4.6. Разработка номенклатуры дел Организации, обеспечение безопасности дел и оперативное использование документальной информации.
4.7. Организация работы над предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
4.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
4.9. Разработка форм и методов работы с документами, а также мероприятий по повышению правоприменительной дисциплины (совместно с соответствующими подразделениями Организации).
4.10. Осуществление контроля за правильной регистрацией и созданием структурных подразделений Организации, которые будут переданы в архив.
5. Права и ответственность