Контрольная работа на тему Организация деятельности секретаря высшей квалификации

Содержание:

Введение 2
1.Организация совещаний 2
2. Подготовка деловых поездок руководителя 5
3.Секретарь-помощник руководителя 7
Заключение 11
Список использованной литературы 13

Введение:

Тема моего реферата «Основные функциональные обязанности секретаря».
Цель работы — это изучение деятельности секретаря, работа с документами (составление и оформление) и обязанности секретаря.
Многие девушки, женщины хотели бы устроиться работать секретарем. Профессия эта престижная, массовая и в то же время большинству представляющаяся совсем не трудной.
Сталкиваясь с неподготовленными секретарями, руководители испытывают разочарование, у них портится настроение и меняется мнение. От непрофессионализма секретаря страдает дело, страдает руководитель, для помощи которому и введена секретарская должность.
Будучи посредником между шефом, с одной стороны, посетителями и сотрудниками — с другой, секретарь должен создать благоприятную атмосферу делового общения. Грамотно и своевременно обрабатываемая документацию, он создает необходимые условия для эффективной управленческой деятельности.
Все это требует немалых знаний и умений. Это понимают руководители и секретари, заказывающие соответствующим специалистам проведение курсов и семинаров для секретарей.
От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качеств, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. С помощью всех этих вышесказанного могу сказать, что профессия секретаря очень нелегко.

Заключение:

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Прежде всего, у секретарей руководителя, я думаю, должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе.
Важными факторами успеха в работе секретаря являются е умение вести себя с людьми и способность создавать впечатление, повышающее авторитет ее руководителя. Она должна отождествлять свою работу с жизнью и деятельностью своего руководителя и быть глубоко заинтересованной во всех его делах. Ее ответственность велика, потому что она является его личным организатором, обычно решая, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы можно переадресовывать другим.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяются качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя.
Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т. д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции. 

Фрагмент текста работы:

1.Организация совещаний
Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего, относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Сегодня большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы), и поэтому докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос, — отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
Секретарю помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор необходимой информации для выступления, которое он предполагает сделать.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием электронной почты и факса.