Контрольная работа на тему Организационно-правовые документы (Функции и особенности организационно-правовых документов, Устав организации, Положение о структурном подразделении организации, Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, Должностные инструкции): значение, структура, правила составления

Фрагмент текста работы:

Любая компания в процессе своей деятельности обязана иметь дело с различными документами, регламентирующими, описывающими, подтверждающими разные стороны ее хозяйственной жизни.
В системе документооборота документы создаются, передаются, принимаются к исполнению, согласовываются, хранятся и прочее.
Все виды документов, находящихся в обращении и на хранении в организации, можно разделить на три типа:
— организационно-правовые;
— информационно-справочные;
— распорядительные [2, C.44].
Каждый из этих видов документов выполняет свои специфические функции.
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.
Данный вид документов не имеет жестко заданного срока хранения, поэтому они считаются действующими до выхода распоряжения о принятии новой версии или отмене старой.
Как и все документы в рамках документооборота, организационно-правовые документы должны быть зарегистрированы в журналах регистрации документов.
Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
Организационно-правовые документы как часть системы документооборота выполняют организационные, информационные, правовые, коммуникативные, управленческие функции.
Управленческие и правовые функции эти документы выполняют, выступая основным источником информации для управления, одним из видов управляющих воздействий.
Правовая функция организационно-правовых документов реализуется через закрепление в них норм и правил деятельности.
В рамках выполнения организационной функции устанавливаются и регламентируются действия, их порядок субъектов взаимоотношений.
Информационная функция реализуется через документирование, хранение, предоставление информации, в том числе в справочных целях для принятия управленческих решений.
Организационно-правовые документы также являются средством коммуникации, распространения информации, поэтому данные документы выполняют коммуникативную функцию.
К организационным относятся: устав предприятия; должностные инструкции; штатное расписание; локальные нормативные акты, регламентирующие трудовые взаимоотношения между работниками компании и работодателем, в том числе, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда или о структурных подразделениях, график отпусков.
К перечню организационных, таким образом, относят:
— Устав организации;
— Положение об организации;
— Учредительный договор;
— Положения о структурных подразделениях;
— Регламент;
— Структура и штатная численность;
— Штатное расписание;
— Должностные инструкции работников [1, C.96].
Все эти документы оформляются на бланке организации или стандартном бланке, и состоят из двух частей: общей – эта часть является общей для всех документов подобного типа в организации и содержит обязательный перечень реквизитов, дату, наименование, ФИО утверждающего лица, структурное подразделение, сведения об изменении, то есть все обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать документ.
Датой организационно-правовых документов является дата утверждения.
Раздел «Общие положения» является так называемой констатирующей частью документа, он содержит информацию о причинах создания (назначении) документа, сфера распространения, ответственность и так далее [5, C.79].
Раздел «Специальная часть» содержит сведения, относящиеся непосредственно к документу и причине, по которой он создан.
В специальной части текст делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производиться арабскими цифрами.
В конце оставлено место для подписей официальных лиц, проставляются даты, когда документ прошел ту или иную стадию согласования.
Устав является первым документом, создаваемым в организации. Устав содержит все необходимые сведения об организации, размер уставного капитала, основные виды деятельности, основные положения и особенности деятельности организации, ее функционирования, ликвидации. Данный документ регистрируется в налоговом органе, при внесении изменений в устав необходимо проходить повторную регистрацию. Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистрационного номера; подписи; печати регистрирующего органа. Гриф утверждения также вноситься на титульный лист и заверяется печатью [3, C.68].
Устав утверждается общим собранием акционеров, собственников и приравненными к ним лицами.
В уставе прописываются последовательно по разделам:
1. Цель, задачи, основные виды деятельности («Общие положения»).
2. Организационная структура (из каких подразделении и филиалов состоит, как они связаны)..
3. Регламент организации (форма и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
4. Финансово-материальная база (порядок распоряжения средствами и ценностями).
5. Отчетная и ревизионная деятельность.
6. Порядок ликвидации организации.
Большое значение также имеет положение о структурном подразделении организации. В нем указывается в отношении отдельного структурного подразделения его место в структуре организации, статус, задачи, функции, права, ответственность, взаимодействие с другими подразделениями организации.