Контрольная работа на тему Необходима практическая работа по теме: Размещение документов в хранилищах, топографирование. Порядок выдачи дел из Хранилищ

Содержание:

Введение……………………………………………………………………………………. 3
1.Размещение&nbspдокументов&nbspв&nbspхранилищах,&nbspтопографирование………. 4
2.&nbspПорядок&nbspвыдачи&nbspдел&nbspиз&nbspхранилищ…………………………………………… 9
Заключение……………………………………………………………………………….. 11
Список&nbspиспользованных&nbspисточников…………………………………………… 12

Введение:

Документы являются информационной основой
деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее
информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной
мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое
изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов,
находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы
обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной
библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается
в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат
издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся
в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие
неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных
странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих
сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится
огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности
народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей
работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления
нашего правительства.

Заключение:

Для того чтобы обеспечить сохранность документов
необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности
документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет
движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и
фонда пользования; консервация документов.[1]

Существуют следующие режимы хранения: световой; температурно-влажностный;
противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте.
Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках,
коробках, шкафах. Температура и влажность – основные факторы, обеспечивающие сохранность
архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный
температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается
при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не
должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это
разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем
климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной
влажности воздуха. Для измерений используются специальные
контрольно-измерительные приборы. [1] Раскин, Д. И.  Архивоведение : учебник для академического
бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва : Издательство Юрайт,
2017. — 383 с.

Фрагмент текста работы:

1. РАЗМЕЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ХРАНИЛИЩАХ,
ТОПОГРАФИРОВАНИЕ Общие требования размещения документов в хранилищах

Общие
требования к размещению документов Документы в хранилищах располагаются в
порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных
фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.[1]

Принципы размещения документов

Размещение
фондов в хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения
сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально
использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел,
обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для
особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при
возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы
архива подразделяются на: документы общего хранения, документы обособленного
хранения,  документы на бумажной основе,  документы на пленочной основе (кинофотодокументы,
магнитные и видеозаписи).

Документы
общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах.
Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе.
Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для
научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать
лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально
использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с
обычными делами.

Особо
ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах
обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким
делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием
документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования),
которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе,
так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Порядок
размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается
распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с
учетом новых поступлений документов.

Для
того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все
помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями
в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат
самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты
нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то
нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат
используются буквенные индексы.

Нумерация
стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки
нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.[2]

Основные
правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в
картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения
— на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, на
окнах и вне хранилищ.

Порядок
размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на
применение общих принципов, различается. Это зависит от:  характера хранилищ (в первых документы
хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки),  состава хранящихся документов (в первых —
дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых — дела
разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений
определенной отрасли), хронологических рамок документов.

Обособленное хранение отдельных категорий
документов. Размещение фонда пользования

Обособленному
хранению подлежат документы: секретные, уникальные, имеющие в оформлении или
приложении к ним драгоценные металлы и камни, 
на нитрооснове, пораженные биологическими вредителями, принятые на
временное, в том числе депозитарное, хранение, не учтенные в качестве
документов Архивного фонда Российской Федерации.

Место расположения и площадь, выделяемая для
размещения документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из
реальных [1] "Основные
Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002) [2] Раскин, Д. И.  Архивоведение : учебник для академического
бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва : Издательство Юрайт,
2017. — 383 с.