Контрольная работа на тему Необходима практическая работа по теме: Нормативно-методическая база обеспечения сохранности документов. Создание оптимальных условий хранения архивных документов

Содержание:

Введение……………………………………………………………………………………….. 3 1. Нормативно-методическая база обеспечения сохранности документов………………………………………………………………………………………………. 4 2. Создание оптимальных условий хранения архивных документов 8 Заключение…………………………………………………………………………………….. 12 Список использованных источников……………………………………………….. 13

Введение:

Документы являются информационной основой
деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее
информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной
мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое
изменение свойств материалов – старение. Массовым разрушением документов,
находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы
обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной
библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается
в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат
издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся
в процессе хранения и использования. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных
факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется
интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников
культуры на бумажных носителях.

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное
количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа.
Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей
работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие
постановления нашего правительства.

Заключение:

Для того чтобы обеспечить сохранность документов
необходимо знать следующие основы: обеспечение физико-химической сохранности
документов; создание материально-технической базы хранения документов; учет
движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда и
фонда пользования; консервация документов.[1]

Существуют следующие режимы хранения: световой;
температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно
осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют хранение в
переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность – основные
факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен
поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный
микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной
влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и
влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации.
Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам:
температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для
измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы. [1] Раскин, Д. И.  Архивоведение : учебник для академического
бакалавриата / Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва : Издательство Юрайт,
2017. — 383 с.

Фрагмент текста работы:

1.
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. Режимы хранения документов

Документы
должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных
воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Световой режим.
Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ
с документами должны проводиться при ограниченных или технологически
необходимых уровнях освещения.[1]

Общие требования к зданиям и помещениям архивов

Архив
размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения
архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от
опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки,
автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух
(агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива
определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о
степени загрязненности воздуха.

Строительство
и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными
правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования
и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным
органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание
архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений,
предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке,
использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного,
технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки
помещений.

Состав,
расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать
сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение
требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и
производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений
архива. К помещениям основного назначения относятся:

— архивохранилища;

— рабочие
помещения работников архива;

— помещения для
приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

— помещения для
изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

— помещения для
обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

— помещения для
копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования,
фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля
аудиовизуальных документов;

— помещения для
хранения учетных документов;

— комплекс
читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств,
временным хранилищем);

— научно-справочная
библиотека;

— методический
кабинет;

— выставочный
зал.

Размещение
архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном
порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень
огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность
межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений
здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и
вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных,
охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных
служб. По итогам экспертизы составляется акт.[2]

Не
допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках,
зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным
отоплением.

Предназначенные
для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны
быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение
архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного
питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и
агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Технические требования к зданиям архивов

Стандарт
устанавливает: технические требования к зданиям и рабочим помещениям архивов;
температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы хранения
документов; порядок организации контроля физического состояния документов;
комплекс мер обеспечения сохранности документов при поступлении на
государственное хранение, постоянном хранении, специальной обработке,
использовании и транспортировании.[3] [1] "Основные
Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002) [2] Раскин, Д. И. Архивоведение : учебник для вузов /
Д. И. Раскин, А. Р. Соколов. — Москва :
Издательство Юрайт, 2020. — 383 с. [3] "Основные
Правила работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива
от 06.02.2002)