Контрольная работа на тему Необходим доклад по работе, задание скину в файле

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

ГЛАВА
1. Изучение информационной системы проекта и специфики формирования системы
документационного обеспечения управления проектом……………………………………………………………………………..4

1.1
Информационная система проекта…………………………….………..4

1.2
Специфика формирования системы документационного обеспечения управления
проектом………………………………….…………………………….7

ГЛАВА
2. Изучение порядка совершенствования управления документами проекта . ……………………………………………………………………………10

2.1
Формирование порядка изменения ……………………………………10

2.2
Совершенствование системы …………………………………………..11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
 …………………………………………………………….13

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ………………………

Введение:

В
настоящее время для большинства организаций характерно отсутствие упорядоченной
системы ДОУ, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное
ведение документации, определяющее документационное обеспечение управления
организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности
предприятия. Документационное обеспечение управления (далее ДОУ) является
важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений,
существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия
управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа,
подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с
документационным обеспечением управления.

Актуальность
— решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит
целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их
эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к
информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Цель
изучение документационного управления.

Задачи:

-изучение
информационной системы проекта;

-изучение
специфики формирования системы документационного обеспечения управления
проектом;

-изучение
порядка совершенствования управления документами проекта.

Были
использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических
применялись: диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа
и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные
проблемы изучались с помощью специальных методов — монографический.

Заключение:

Документационное
обеспечение управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления предприятия,
охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в
процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по
разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное
на научной организации с применением современных компьютерных технологий.

Документационное
обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы
с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию
архивного хранения документов.

Существующий
порядок организации делопроизводства имеет ряд недостатков: встречаются
нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует четкий порядок
регистрации документов; отсутствуют необходимые организационные документы по
ведению делопроизводства: инструкция по делопроизводству, график
документооборота, номенклатура дел, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя;
отсутствует схема маршрута движения документов.

Процесс
совершенствования документационного обеспечения системы управления, как правило,
включает: унификацию документов учреждения; рациональную организацию
технологического процесса обработки документной информации; систему построения
учетно-справочного аппарата по документам; совершенствование контроля
исполнения документов; систематизацию и хранение документов.

Для
усовершенствования системы документационного обеспечения предлагается
разработать следующие документы: проект инструкции по делопроизводству; матрица
распределения функций документационного обеспечения управления между
работниками аппарата управления; проект должностной инструкции секретаря — делопроизводителя;
график документооборота; проект схемы маршрута движения документов.

Фрагмент текста работы:

ГЛАВА 1. Изучение
информационной системы проекта и специфики формирования системы
документационного обеспечения управления проектом

1.1 Информационная
система проекта

Информационная
система управления проектами (ИСУП) представляет собой организационно-технологический
комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный
на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления
проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного
обеспечения.

Система
управления проектами включает в себя комплекс методологических, нормативных
документов, а также программно-аппаратных решений.

Внедрение
единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить
эффективность реализации проектов компании.Успешная и продуктивная проектная
деятельности организации невозможна без применения информационных технологий.

С
целью автоматизации процессов и консолидации данных управления проектами
выступает информационная система управления проектами, которая представляет
собой сбалансированный организационно-технологический комплекс программных, технических
и информационных средств и инструментов, направленный на реализацию, поддержку
и повышение эффективности процессов управления проектами.

ИСУП
является неотъемлемой частью корпоративной системы управления проектами (КСУП).
Основа информационной системы управления проектами -это единое информационное
пространство, позволяющая в разы повысить качество и эффективность управления
проектами в организации на протяжении всего жизненного цикла проекта и
программы за счет поддержки процессов управления проектом. Некоторые ИСУП
нацелены не только на проекты и программы, но и на автоматизацию процессов
управления портфелем компании, что даёт возможность управлять стратегическим
планированием.

Функционал
информационной системы управления проектами выполняет следующие задачи:

-автоматизация
процессов управления проектами (планирование, контроль исполнения, отчетность);

-консолидация
всех планов корпоративных проектов компании в единой базе данных;

-формирование
единого справочника ресурсов доступных для использования, планирование, контроль
и управление ресурсами;

-автоматизация
и сокращение затраченного времени на коммуникаций по проекту между участниками
проектной деятельности;

-автоматизация
процессов документооборота по проекту, программе, портфелю проектов и по
проектному офису;

-формирование
архива и базы знаний проектного управления.

Разнообразие
информационных систем управления проектами

На
сегодняшний день существует множество решений, начиная от локальных программ
для одного пользователя и заканчивая полномасштабными серверными решениями
уровня корпораций или альтернативные решения на основе интернет технологий. Так
или иначе, все информационные системы управления проектами можно разбить на три
части:

-Локальные
информационные системы управления проектами. В основном предназначаются для
малого бизнеса, частных предпринимателей и компаний, в которых практически нет
проектной деятельности, за исключением одного — двух небольших проектов. Плюсы
таких систем в дешевизне и доступности. В качестве примера можно привести Microsoft Project
Standart или Professional, Open Project и
д.р.

-Серверные
информационные системы управления проектами.

Глобальное
решение, ориентированное на средний и крупный бизнес, в задачи которого входит
автоматизация проектного управления на уровне проекта, программы, портфеля
проектов (или нескольких портфелей) и автоматизация процессов проектного офиса.
Данные системы сильно распространенны в мире, и большинство ведущих компаний
используют именно их, для управления проектами. Минусы в дороговизне внедрения
и сопровождения, необходимость укомплектовывать штат компании.

Лидерами таких систем являются Oracle Primavera, HP Project and Portfolio Management Center,
Enterprise Project Management Solutions. Кстати многие из этих систем уже сегодня предоставляют
решение на основе интернет технологий, как описано ниже.

-Информационные
системы управления проектами на основе интернет технологий.

Современный
подход к предоставлению услуг, по функционалу не отличающийся от серверных
решений, но позволяющий компаниям не внедрять у себя это решение, закупая много
специального оборудования (компьютеры, сервера) и формируя штат персонала
поддержки и сопровождения, а использовать современный подход — облачные
технологии на основе которых сторонняя компания удаленно предоставляет
необходимый функционал, что позволяет использовать мощности поставщика услуг и
снижает затраты на внедрение и сопровождение[1].

Минусы
заключаются в том, информация по проектной деятельности передается сторонней
компании, которая отвечает за их безопасность и эти системы на сегодняшний день
не столь функциональны, нежели серверные решения, а также они менее
настраиваемые. Как пример можно привести такие решения — IBN, COMINDWORK, МЕГАПЛАН.

Вопрос
не в том, внедрять или не внедрять информационную систему управления проектами,
а в том, какую систему использовать. Для этого необходимо понять потребности
компании в функционале информационной системы управления проектами. [1]
Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. — 4-е изд. / М.В. Кирсанов.
— М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008 — 328 с