Контрольная работа на тему назначение и состав информационно-справочной информации; составление и оформление информационно-справочных документов

Содержание:

1. Назначение и состав информационно-справочной документации 3
2. Составление и оформление информационно-справочных документов 15
Списка литературы 22

Фрагмент текста работы:

1. Назначение и состав информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
Документы этой группы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным. Информационно-справочные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.
Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация — имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.
2. Отчетно-справочная — характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая — выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.