Контрольная работа на тему Контрольная работа по предмету: «Деловая корреспонденция»

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 Что такое реквизиты. Оформление реквизитов «наименование
организации», наименование вида документа, дата документа, адресат, гриф утверждения
документа, резолюция, заголовок к тексту, текст, подпись, печать. 4

1.1 Оформление реквизитов. 6

2 Общие требования к унификации документов. 13

3 Язык и стиль служебных документов. 15

4 Телефонограмма: правила составления и оформления. 17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 18

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 19

Приложение 1. 20

Приложение 2. 21

Приложение 3. 22

Приложение 4. 23

Приложение 5. 24

Приложение 6. 25

Приложение 7. 26

Введение:

В трудовой деятельности любой
организации образуются различные виды документов.

Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы
аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.

В любой сфере общественной деятельности особое значение в управлении
имеет информация, носителем которой является документ, так как от правильного
выбора технологии работы зависит успех любой организации.

От профессионального ведения документации во многом зависит успех
управленческой деятельности в целом. Поэтому всякое повышение эффективности
работы с документами непосредственно сказывается на грамотности и быстроте
выполнения организацией своих функций: будь то улучшение обслуживания граждан
государственным либо муниципальным учреждением или повышение
конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает
документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления
документов. 1 Что такое
реквизиты. Оформление реквизитов «наименование организации», наименование вида
документа, дата документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция,
заголовок к тексту, текст, подпись, печать

В системе рыночных отношений достаточно высокое значение играет информация,
на основе которой принимается ряд управленческих решений.

При этом важнейшим источником информации является документ, в котором отражаются
факты, события, явления объективной действительности и мыслительной
деятельности человека.

Официальные документы — это документы, созданные юридическими или
физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке[1].
Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы,
которые определяются государственным стандартом как официальные документы,
используемые в текущей деятельности организации[2].

Всю совокупность создаваемых в обществе документов можно разделить на две
большие группы:

— официальные документы;

— иные документы.

Официальный документ определяется как документ, созданный организацией,
должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке с
использованием определенного набора реквизитов, используемых конкретно для
каждого вида документа.

Реквизит документа — одно из условий, которое обеспечивает юридическую
силу документа. Отсутствующий обязательный реквизит лишает бумагу юридической
значимости и делает ничтожной любую сделку и недостоверной любую информацию. То
есть, документ может подтверждать правовые обязательства или деловую деятельность
компании только в случае, если были соблюдены все установленные порядки его
оформления.

Реквизит документа — это перечень обязательных сведений, которые должны
быть представлены в зависимости от вида официальной бумаги.  При этом важен не только состав и содержание
того или иного реквизита, но и то, как он оформлен, и где расположен[3].

Реквизиты, по сути, являются информационными блоками, совокупность
которых позволяет получить полное представление, об организации в целом, о том,
каким лицом, юридическим или физическим, подготовлен документ и, в том числе, о
сведениях, идентифицирующих его. Например, наименование, ИНН, юридический
адрес, телефон, к какому виду деловой документации относится данный документ
(счет-фактура, приказ, акт, инструкция, программа работ, платежное поручение);
кто является исполнителем; кто утвердил, согласовал или подписал документ от
имени юридического лица.

Реквизит документа может относиться к одному из двух видов:

— постоянные, это те реквизиты, которые установлены для типового
формуляра данного типа документов, например, характерные для деловых писем,
приказов, актов, платежных поручений;

— переменные, реквизиты, указываемые на типовом формуляре, характерные
для конкретного распорядительного документа[4].

Кроме того, бывают основные реквизиты документа, которые в обязательном
порядке должны быть указаны на формуляре и без которых данный документ не будет
иметь юридической силы. [1] ГОСТ Р 51141-98
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт
России, 1998, с.2 [2] Там же [3] Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления и делопроизводство/И.Н. Кузнецов – Москва: Юрайт, 2010.
— 576 с. [4] Андреева, В.И.
Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практич. пособие. / В.И.
Андреева — Москва: КНОРУС, 2008. — 256 с.

Заключение:

В
работе рассмотрены некоторые моменты по оформлению реквизитов, частично рассмотрены
понятия унификации документов, стиль делового письма.

Работа
с документами – это кропотливое дело, но абсолютно необходимое. До
определенного времени некоторые организации, а некоторые и сейчас продолжают,
пренебрегали понятием «делопроизводство», «документационное обеспечение
управления». Но именно работая на одной волне с этими важными понятиями можно
грамотно управлять организации, всеми документационными потоками. Неправильно
составленный документ может принести много хлопот, его не примут в государственных
учреждениях, например, налоговых органах либо проверяющих организациях, нельзя
будет найти документ без такого реквизита как «наименование вида документа» или
«номера документа». Насколько проще работать с документом, если знаешь
заголовок или номер или вид документа.

Требования
к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время
государственным стандартом, на основе которого организации и учреждения
разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация
документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать,
искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов
позволяет говорить о них как о юридически значимых.

Фрагмент текста работы:

1.1 Оформление реквизитов

Реквизит «Наименование организации
– автора документа»

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли
которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное
подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи
документов.

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над
наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии –
полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Реквизит «Наименование
организаций» субъектов РФ, у которых наряду с государственным языком Российской
Федерации (русским) имеется государственный язык субъектов РФ, печатают на двух
языках. При этом, реквизит «Наименование организации» на государственном языке
субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на
государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно
закреплено в учредительных документах организации, помещая сокращенное наименование
(в скобках) ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства
указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже
наименования организации.

Реквизит «Наименование вида
документа»

В ходе деятельности организаций создаются различные виды документов. Для
их обозначения существует реквизит – «Наименование вида документа».

Реквизит «Наименование вида документа» должен соответствовать видам
документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой
документации (ОКУД) (класс 0200000). Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для
изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование
вида не указывается, кроме гарантийного письма. Наименование вида документа
пишется прописными буквами[1].

Расположение реквизита "Наименование вида документа" зависит от
того, каким способом оформляется документ на бланке:

— центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от
границ зоны расположения реквизита);

— флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны
расположения реквизита).

Реквизит «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания, утверждения или
согласования, дата самого события. Для грамотного оформления документа
необходимо знать следующие правила сроков фиксирования даты и способов ее
написания.

Датой документа может быть:

— дата его подписания – например, для приказа, распоряжения, служебного
письма;

—  дата утверждения или
согласования – например, для инструкции;

— дата самого события, которое зафиксировано в документе, например, для
акта или протокола.

Если авторами документа являются несколько организаций, то его датой
является наиболее поздняя дата подписания. Дата документа записывается в следующей
последовательности: день, месяца, месяц. Год может указываться одним из двух способов:

— арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

— словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г. [1] Кузнецова,
Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)/Т.В. Кузнецова
— Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под
ред. Т.В. Кузнецовой. — М.:
ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – с. 38