Контрольная работа на тему Контрольная работа по дисциплине «Документоведение»

Фрагмент текста работы:

Общие представления о документальном потоке

В основе современной информационной революции лежат гносеологически, исторически, социально детерминированы коммуникативные процессы. Функционирование документальных коммуникаций предполагает постоянное движение документов по коммуникационным каналам от коммуниканта к реципиенту. Движение документов в процессе их производства, распространения и использования в обществе образует документный поток.
Документальный поток — это совокупность распределенных во времени и пространстве документов, которые движутся по коммуникационным каналам от создателей и производителей к пользователям. По А. В. Соколову, канал — это абстрактный путь, по которому движутся документы. Он обеспечивает распространение документов в обществе, предоставляет возможность доступа к ним пользователям [4]. В отечественном документоведении весомый теоретический вклад в осмысление сущности и структуры документных потоков и массивов осуществил А.А. Соляник.
По своим функциональным характеристикам документальный поток выполняет функцию движения документов в обществе, обеспечивает возможность их распространению, пополнение и обновление документных массивов, а функция документационного массива — аккумулирование, благоустройство документов, обеспечение возможности их хранения и использования потребителями. Поток и массив отличаются преимущественно по форме их существования: потокам присуща динамика, массивам — относительная статика.
Внешняя среда, влияющая на документальные потоки и массивы как систему непосредственно или косвенно проявляется через такие основные факторы:
1.Экономические;
2. политико-правовые;
3. научно-технические;
4. социокультурные;
5. демографические;
6. природно-экологические.
По направлению различают прямые и обратные связи. Документальный поток и массив возникают в процессе установления прямых и обратных связей между создателями и пользователями документов. Общие признаки документных потоков и массивов:
1. целесообразность функционирования документальных потоков и массивов, направленность их формирования на достижение конечной цели, на обеспечение функционирования документных коммуникаций, управления, обмен документированной информации;
2. постоянное воспроизведение документальных потоков и массивов в процессе социально-коммуникационной деятельности;
3. множественность документов, из которых состоит документальный поток и массив.
Отличительными признаками потока, отличающие его от массива, являются:
1.неупорядочность документов в потоке, который не приспособлен для непосредственного использования в нем информационной составляющей документов потребителями; динамичность как способ существования потока. Функции документальных потоков и массивов — это реализация их свойств в процессе функционирования документных коммуникаций [6]. Основными функциями документальных потоков и массивов являются:
1.информативная;
2.комуникативная;
3.акумулятивная;
4.Социально-ориентировочная;
5.управленческая;
6.утилитарная.
Таким образом, документальные потоки, массивы и фонды образуют документные ресурсы. Документные ресурсы обеспечивают сбор, обработку, хранение, поиск и использование документированной информации, поэтому являются важнейшим видом ресурсов наряду с материальными и энергетическими. Документные ресурсы пополняются внешних документных потоков, возникающих благодаря созданию и распространению документов.
Документальные потоки и массивы отделяются в самостоятельные явления системы документных коммуникаций благодаря наличию собственных признаков и свойств.
С появлением новых научных направлений, носителей, средств документирования информации и др. инноваций, происходящих в инфосфере, структура документационного потока и массива меняется.
Основным условием существования документального потока является наличие семантических связей между его элементами [1]. Признано, что связь документов по содержанию, тематике является всеобщей, т. е. обязательной для всех элементов документального потока. Только в рамках семантической структуры проявляются и могут быть изучены закономерности потока.
К числу других способов организации потока относятся типо-видовая, географическая, языковая, издательская, организационно-фирменная и авторская структуры.
Слежение за изменениями структуры документационного потока и массива разрешает прогнозировать закономерности развития документных коммуникаций общества, осуществлять научно обоснованное управление документными системами.
Отношение объема книжного документального потока по социальной тематике ко всему потоку на протяжении последних лет, в известной мере, сохраняется стабильной и составляет 1 : 3.
Структура документального потока крайне неоднородна. Прежде всего, документы подразделяются на опубликованные и неопубликованные. Структура документального потока – это устойчивые содержательные