Контрольная работа на тему Факторы, тормозящие внедрение электронного документооборота.

Содержание:

Введение. 3

1. Электронный документооборот, понятие и функции. 5

2. Факторы, тормозящие внедрение электронного
документооборота. 8

Заключение. 12

Список использованной литературы.. 14

Введение:

Успех любого предприятия
зависит от многих факторов, таких как организация производственного процесса,
штат сотрудников, стиль руководства.

Важнейшая роль
принадлежит документации и управлению документами, которые можно сказать и основаны
на деятельности предприятия. Каждая организация работает для сбора, обработки,
сбора, хранения, получения и распространения информации. Более того, информация
становится все более стабильной и документальной. Документ представляет
информацию, записанную в физической среде, с документированной информацией и
идентифицируемыми деталями.

В процессе деятельности
на предприятии имеется значительное количество различных управленческих
документов. Их состав основан на компетенции и функциях организации, порядке, в
котором решаются вопросы, объеме и характере отношений с другими предприятиями.

Организация работы с
документами влияет на качество работы управленческого персонала, организацию
управления персоналом и рабочую культуру. В целом, успех руководства зависит от
того, насколько хорошо хранятся документы. Правильно созданное управление
бизнесом сокращает время, необходимое для поиска информации, повышает точность
и актуальность.

Любой документ может быть
передан в электронном виде, кроме того, почти все они изначально были созданы в
этой форме, но важно соблюдать требования. Главное при передаче документов в
электронном виде или электронных документов заключается в проверке на
несоблюдение технических требований и требований к типу электронной подписи.

Использование системы
электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить
работу.

Этим и выражена
актуальность темы работы – электронный документа и факторы, отрицательно
влияющие на его внедрение.

Цель работы —  проанализировать проблемы внедрения и
перспективы развития электронного документооборота. Поставленная цель
достигается путем решения следующих задач:

-определить назначение,
цели и задачи системы СЭД;

-выявить и
проанализировать проблемы внедрения СЭД;

-выявить проблемы
функционирования электронных технологий.

Заключение:

Для
качественного управления делопроизводством и документооборотом в названных организациях
необходимо  внедрение комплексной СЭД,
которая способна автоматизировать не только «традиционную» работу с
документами, но и прочие бизнес-процессы.

В
каждой организации возникают проблемы, связанные с хранением достаточно
большого объема информации. Возникает необходимость применения  систем цифрового документооборота. Особенно
важно присоединение крупных организаций, через которые в день проходят десятки
тысяч бит разнообразных данных. Организация электронных архивов в таком случае
просто неизбежно.

Идеальным
вариантом выступает хранилище, в котором будет расположена вся документация,
касающаяся деятельности предприятия. Оно должно вмещать не только
структурированные оцифрованные документы прошлых лет, но и те, которые были
сформированы сотрудниками компании непосредственно в самой СЭДО. Цифровое
хранилище в качестве элемента инфраструктуры юридического лица обязано
располагать различными возможностями работы для своих пользователей.

Основные
вопросы, которым нужно уделить максимум внимания:

—
полная защита электронных документов, находящихся в папках или файлах на
физических носителях;

—
создание условий для воспроизведения информации на электронных носителях по
истечении длительного периода времени с момента создания электронного
документа;

—
обеспечение возможности считывания ЭД в долгосрочной перспективе.

Пути
решения первой проблемы уже были найдены. Для физической сохранности
электронной информации ее необходимо размещать на нескольких носителях. Самыми
надежными считаются жесткие диски и сервера.

Ответы на остальные два вопроса пока остаются в
подвешенном состоянии. Этот факт связан с тем, что на данный момент еще не
создан уникальный прибор для считывания информации со всех существующих видов
носителей. Учитывая стремительное развитие компьютерных информационных
технологий, можно сказать, что на создание подобного устройства уйдет
продолжительный период времени и множество средств

Фрагмент текста работы:

1.
Электронный документооборот, понятие и функции Автоматизированная
информационная система — совокупность программных и аппаратных средств,
предназначенных для хранения и/или управления данными и информацией и
производства вычислений.

Информационная
система может быть проанализирована, построена и управляема на основе общих
принципов построения системы.

Электронный
документ – это документированная информация, которая представлена  в электронной форме, а именно в виде,
предназначенном  для восприятия человеком
с применением электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об
информации, информационных технологиях и о защите информации").

Электронный
документ установлен ГОСТом 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело»
как документ, информация которого представлена в электронной форме. В более широком
смысле под этим термином подразумевается любая информация, для обработки
которой необходимо использование техники: компьютера или другого технического
устройства. [2]

Понятие
объединяет форму представления информации и данные, отраженные в этой форме.

Действующее
законодательство представлено следующими нормативно-правовыми актами,
регулирующими сферу использования цифровых документов:

ГСДОУ
(Государственная система документационного обеспечения управления); ГОСТ
7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело».

 К этим актам также можно отнести Федеральные
законы, используемые в сфере электронного документооборота: №125-ФЗ «Об
архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г.; № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г.; №149-ФЗ
«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от
27.07.2006; № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и
муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г.; №63-ФЗ Федеральный закон «Об
электронной подписи»от 06.04.2011 г.

Согласно
определению, раскрытому в п. 3.1 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст),
электронный документ — это документ, информация которого представлена в
электронной форме.