Контрольная работа на тему Электронный офис управления проектом

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ 3

1. Управление проектами 5

2. Электронный офис 8

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 12

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 13

Введение:

Проектное управление является уникальным инструментом управления, которое получило максимальное свое распространение именно в деятельности проектных организаций. Современное управление проектом – это особый вид управления, который так или иначе может применяться к управлению любыми объектами, а не только объектами, имеющими явные характеристики проекта.

Это подтверждается результатами практического использования проектного управления в самых разнообразных областях современного российского менеджмента. Проектное управление активно применяется в производстве, банковской и инвестиционной сфере, торговле и услугах, информационных и коммуникационных системах, инжиниринге, консалтинге, НИОКР и других видах деятельности.

Однако в результате появления новых сетевых возможностей изменился характер деятельности организаций. Больше нет необходимости собирать людей в одном месте или даже в одной компании для решения задач, связанных с их совместной деятельностью. Новые инструменты и сети дают возможность предоставления информации по мере необходимости, а прикладные системы коллективного пользования дают возможность продуктивно работать пользователям, распределенным в географическом отношении.

В то же время компании изменяют свою структуру информационных технологий, распространяя свои линии связи за пределы компаний во внешние сети. Возрастающая взаимозависимость современного мира экономики и потребность в немедленном доступе к информации порождают необходимость установления связи с поставщиками, заказчиками и партнерами компании в реальном масштабе времени, а также наличия межсетевого интерфейса связи, информационных услуг и включения в глобальную сеть Интернет.

Эта тенденция к осуществлению важнейших коммерческих операций через линии связи часто называют «электронной коммерцией» — и она изменяет образ многих предприятий на рынке. В связи с этим особую актуальность приобретает тема данной работы «Электронный офис управления проектом».

Большой вклад в формирование научной базы системы управления проектами и теории офисов управления проектами внесли зарубежные исследователи Дж.Кендалл, С. Роллинз, Т. Блок, М. Пери, а также российские ученые и практики М.А. Козодаев, В.В. Ильин, И.И. Мазур и др.

Объект: электронный офис.

Предмет: Электронный офис управления проектом.

Цель данной работы – изучить структуру электронного офиса управления проектом.

Достижение данной цели предусматривает постановку ряда задач, таких как:

— изучить понятие «электронный офис».

— изучить особенности электронного офиса управления проектами.

Заключение:

Увеличение количества проектов, бурный рост диджитализации требует новых инструментов управления. Чтобы максимизировать преимущества такого инструмента управления, как офис управления проектами, представляется целесообразным сосуществование разных моделей проектных офисов в структуре. Рассмотренная специфика моделей офисов управления проектами дает возможность скомбинировать задачи, выполняемые проектными офисами, что позволяет элиминировать их разные уровни зрелости. Все вышеперечисленные мероприятия способствуют управлению рисками и неопределенностью банковских проектов, увеличивая поток успешных проектов.

Электронный офис – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве.

Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.

Фрагмент текста работы:

1. Управление проектами

Офис управления проектами или проектный офис – структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами.

Проектный офис управляет портфелем проектов, при этом учитывается:

— специфика управления портфелем проектов;

— влияние проектов друг на друга;

— специфика в подходах к планированию ресурсов для портфеля проектов;

— управление изменениями в портфеле проектов.

Проектный офис структурирует, декомпозирует и выделяет повторяемые бизнес-процессы, имея целью в будущем повысить эффективность планирования и качество выполнения проектов. Проектный офис также документирует, консультирует и пропагандирует лучшие практики проектного менеджмента в организации .

Правильно организованный проектный офис строит управление проектами на лучших практиках и подтверждённых отраслевыми методологиями стандартах, например PMBOK или PRINCE2.

С 01.07.2019 г. вступил в действие национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 58305-2018 «Система менеджмента проектной деятельности. Проектный офис» (Project management system, Project management office).

Данным документом определено, что проектный офис – это «временная или постоянная организационная единица, создающая условия для повышения эффективности проектной деятельности, обеспечения целесообразности и результативности компонентов проектной деятельности».

Выделяют следующие уровни развития (модели) офисов управления проектом, связанные в первую очередь с уровнем зрелости проектного управления :

– первый уровень – офис управления проекта (PCO – Project Control Office);

– второй уровень – проектный Центр (PMCOE – Projector Program Office Project Management Center of Excellence);

– третий уровень (корпоративный) – стратегический проектный офис (SPO – Strategic Project Office) .

Электронный проектный офис (Проектный Офис, Офис управления проектами) – способ организации проектной деятельности, сбора и предоставления консолидированной информации о текущих, планируемых и заверщенных проектах, а также способ организации взаимодействия между всеми участниками проектной деятельности, при котором максимально используются информационные технологии.

Основной целью внедрения Проектного Офиса является обеспечение информационной поддержки совместной деятельности участников проектов в рамках их проектных ролей во всех областях управления проектами, контроль соблюдения принятых методов управления проектами, управление рисками проекта.