Контрольная работа на тему Документальное обеспечение

Содержание:

1. Понятие о документах, способах документирования 3

2. Сроки исполнения документов. Понятие снятия документов с контроля 7

3. Оформление реквизита 14, 02, 05 9

4. Оформление краткого протокола 12

Список использованной литературы 14

Фрагмент текста работы:

1. Понятие о документах, способах документирования

В основе документирования деятельности лежит понятие «документ».

Однако, научно обоснованная трактовка понятия «документ» является одной из главных теоретических проблем документоведения и архивоведения, поскольку уяснение содержания данного понятия немаловажно для успешного решения широкого спектра междисциплинарных проблем информатизации общества.

Рассмотрим основные теоретические подходы к толкованию понятия «документ».

В соответствии с трактовкой Международной организацией по стандартизации (ИСО) документ – это запись информации любым способом фиксирования, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.д. Такое определение позволяет включить в данное понятие все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п., что в корне является неверным.

Н.Н. Кушнаренко считает, что документ можно получить любым способом фиксирования каких-либо сведений.

В соответствии со словарем архивной терминологии, утвержденном Международным советом архивов, под документом понимается комбинация носителя и информации, записанной на нем, которая может использоваться для освидетельствования или осведомления; обособленная единица архива, документального фонда или записи.

Отсутствие единого мнения относительно трактовки понятия «документ» ставит на первый план необходимость определения признаков документа. В их число входят:

1. Наличие смыслового содержания.

2. Стабильная материально-вещественная форма, которая обеспечивает долговременное использование и хранение документа.

3. Функциональная предназначенность для передачи информации в пространстве и времени.

4. Вещность документа.

При этом, информация является главной составляющей любого документа. Но, информация, содержащаяся в документе, имеет собственную специфику:

1. Документ выступает носителем социальной информации.

2. Документ подразумевает наличие смысловой информации в ней, которая является результатом интеллектуальной деятельности человека.

3. Передача информации осуществляется дискретно в виде сообщений.

Рассматривая особенности функционирования организации в условиях социально-экономического развития страны, необходимо отметить, что деятельность любой компании сопровождается созданием документов.

Документ в управлении организации является необходимым условие обеспечения эффективного функционирования организации, а также гарантом фиксации обстоятельств ведения бизнеса.

Значение документа в деятельности аппарата управления организации трудно переоценить.

Информация, зафиксированная в организационных документах, является отражением деятельности компании. При этом, большую часть информации работники получают посредством тех или иных документов.

Грамотно сформированные документы организации, в особенности, организационно-распорядительные документы позволяют менеджерам обеспечить оперативное информирование сотрудников компании, донесение до них актуальных целей и задач производственной деятельности и т.д.

Помимо прочего, управление документацией в организации позволяет обеспечить защиту интересов организации, а также повысить эффективность управленческого труда.

Под документированием понимается осуществление записи информации на различных носителях по установленным правилам.