Контрольная работа на тему Бизнес-процесс

Содержание:

Введение 3
1. Анализ работы с исходящей и входящей документацией: требования к организационному, информационному обеспечению 4
2. Бизнес-процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией небольшой фирмы: требования к информационному обеспечению 10
Заключение 18
Список литературы 19

Введение:

Актуальность темы работы выражена тем, что на данный момент происходит увеличение объемов и количества документов, и это приводит к необходимости более внимательно и ответственно подходить к вопросу сохранности архивных документов. Также в процессе внедрения электронной документации, архивы организаций нуждаются в изменении и усовершенствовании своей деятельности.
При организации хранения документов в любом обществе неизбежно встает вопрос о сроках хранения и порядке, правилах и методике хранения документов общества.
В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов все организации независимо от организационно-правовой формы руководствуются в работе с документами законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
Таким образом, вся система хранения документов общества регламентирована государством, которое установило и меру ответственности за нарушение установленных правил.
Цель работы – рассмотреть бизнес-процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией небольшой фирмы
Задачи:
— Анализ работы с исходящей и входящей документацией: требования к организационному, информационному обеспечению.
— Бизнес-процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией небольшой фирмы: требования к информационному обеспечению.
Структура работы представлена введением, двумя разделами, заключением и списком литературы.

Заключение:

При автоматизации деятельности ООО «Сервис компьютер» обеспечена аутентичность электронных копий документов их бумажным оригиналам.
В своих внутренних документах ПАО «Газпром» может регламентировать особый порядок хранения архивных документов, а также порядок оперативного хранения документов, не подлежащих сдаче в архив. Также оптимальным решением будет разделить оперативное и архивное хранение не только нормативно, но и физически, оборудовав архивохранилище металлическими шкафами для хранения наиболее важных документов общества.
Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:
— экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
— обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
— разграничение прав доступа к корреспонденции;
— безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
— упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Фрагмент текста работы:

1. Анализ работы с исходящей и входящей документацией: требования к организационному, информационному обеспечению

Деятельность ООО «Сервис компьютер» сопровождается созданием значительного объема документов.
Они выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, обеспечивая взаимодействие его структурных частей и отдельных сотрудников.
В управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и как результат труда. Все многообразие документов ООО «Сервис компьютер» можно разделить на четыре группы: — организационно-правовые документы; — организационно-распорядительные документы; — информационно-справочные документы; — локальные нормативные акты.
Организационная деятельность ООО «Сервис компьютер» отражается в разработке и в утверждении комплекса организационно-правовых документов, которые устанавливают статус организации, ее компетенцию и структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
В Росархиве решили, что делопроизводителям нужен отдельный документ, который бы регламентировал их работу. Несмотря на действие положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 вместо него будет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016), ГОСТ Р 54471-2011, чиновники подготовили еще примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.
После публикации этот документ станет обязательным при работе с официальными бумагами в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. В инструкции чиновники: описали документы, которые должны быть в организации; привели бланки приказов и распоряжений на разные случаи; уточнили правила заполнения официальных бумаг и состав реквизитов в них; объяснили, как писать тексты в различного рода документах — деловом письме, акте, резолюции, служебных и объяснительных записках; разъяснили случаи привлечения к ответственности делопроизводителей — за порчу и потерю официальных бумаг, разглашение их содержания без разрешения руководства.
Большой раздел инструкции посвящен организации документооборота. В нем представители Росархива предлагают делопроизводителям проверять целостность упаковки поступивших документов, оценивать вес, размер, форму, запах и цвет почтовых отправлений. При любых подозрениях о нестандартных посылках придется сообщать в службу безопасности.
Определенные требования есть и к электронным документам. В частности, их перечень должен будет определить работодатель, но получать и проверять — непосредственно делопроизводители. Так, им нужно будет убедиться в подлинности ЭЦП, заниматься первичной обработкой, в том числе сортировкой полученных по интернету копий, документов, сообщений .
Инструкция по делопроизводству Росархива к деятельности ООО «Сервис компьютер» прямого действия не имеет, но компания может применять эти правила в своем документообороте.
Согласно примерной инструкции, делопроизводители обязаны следить за сроками исполнения распоряжений. Эти сроки могут быть установлены в законе либо в решении руководителя. Например, документы (поручения) без указания конкретной даты исполнения, у которых в тексте имеется пометка «срочно», должны быть исполнены в 3-дневный срок, а если никаких пометок нет, то в срок не более 30 дней. Реагировать на парламентские запросы в организации должны в течение 15 дней со дня их получения, а предоставлять информацию или документы по межведомственным запросам в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — в течение 5 рабочих дней со дня получения запроса. Чтобы не пропустить сроки, рекомендуется наладить автоматическое напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручений. Кроме того, установлено, что в каждой госкомпании ежегодно должен готовиться отчет об объеме документооборота за год с разбивкой на группы. Его придется сдавать руководству организации.
Организационно-правовые документы реализуют нормы права и являются основой деятельности организации.
Закрепляют статус организации как юридического лица, порядок оформления организационно-правовой формы, определяют ее организационную структуру, формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц и персонала .
Данные документы содержат положения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками организации и реализуют нормы гражданского и административного права, являются правовой основой деятельности организации. К организационно-правовым документам исследуемого Общества относятся Устав, штатное расписание, должностная инструкция.
Большинство документов, которые создаются в учреждениях, являются информационно-справочными.
В документах содержится информация о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания и распорядительных документов.
Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации о фактическом состоянии дел в системе управления. Эта информация содержится в информационно-справочных документах, которые выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
Особенность этих документов в том, что они направляются снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.
Порядок и сроки хранения документов ООО «Сервис компьютер» регламентируются Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Также на документы, порядок и сроки которых не регламентируется данными законодательными и нормативными документами, распространяют действие иные законы и подзаконные акты .
В соответствии с п. 3.6. Положения документы ООО «Сервис компьютер», переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Рассмотрим, как ведется работа документооборота в ООО «Сервис компьютер».
В ООО «Сервис компьютер» есть три вида документооборота:
— входящие – поступающие извне документы;
— внутренний – документы, которые создаются внутри организации и совершают движения внутри компании;
— исходящий – созданные внутри компании документы, которые направляются внешним организациям.
За документооборотом следит отдел делопроизводства и отдел кадров.
Документооборот по входящим документам в ООО «Сервис компьютер».
В день поступления документов осуществляется обработка и передача документов исполнителям. Если документ исполняется несколькими должностными лицами, то секретарь размножает их в нужном количестве экземпляров и ведет учет обрабатываемых экземпляров. Затем результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
В журнале входящей документации фиксируются сведения о документе: регистрационный номер документа (порядковый номер и буквенный индекс), дата поступления, адресант, заголовок документа или его краткое содержание, адресат.
Документы, направляемые в другие организации, образуют поток исходящей документации. Основная часть этих документов является ответом на входящую документацию. К ним относятся ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение и инициативные письма широкой тематики, требующую ответной реакции адресата.
Исходящие документы проходят несколько этапов (рис.1.).