Контрольная работа на тему Автоматизированный контроль исполнения документов

Содержание:

Оглавление

Введение 3

Часть 1 Автоматизированный контроль исполнения документов 5

1.1 Понятие и природа автоматизации контроля исполнения документов 5

1.2 Автоматизированный контроль как система 6

1.3. Контроль текущих поручений 14

Заключение 18

Список литературы 19

Приложение 1 22

Введение:

Актуальность исследования. За время жизненного цикла документ проходит различные стадии и попадает к его исполнителям в различных качествах. В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие — к невозможности решения управленческих задач. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Но потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях. Возможность применения такой процедуры и отличает документ от простого текста на бумаге или любом другом носителе. На самом деле разговоры о необходимости создания правовой системы для придания соответствующего статуса электронному документу идут уже давно. Необходимо выработать механизмы наложения подписи и печати на электронный документ, а также механизмы их регистрации. Т.е. речь идет, собственно, о добавлении к документу информации, определяющей его аутентичность. Под аутентичностью документа понимается подтверждение того, что содержательная информация документа не претерпела изменений с момента его подписания и документ подписан определенным лицом. Аутентичность документа может быть доказана путем применения к нему электронной подписи. Поэтому, файл получает юридическую силу документа только после его подписания электронной подписью.

Объект и предмет исследования. Объектом работы является система контроля исполнения документов.

Предметом работы является автоматизированный контроль исполнения документов.

Цель и задачи исследования. Целью работы является изучение системы автоматизированного контроля исполнения документов.

В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи:

1) изучить аспекты системы автоматизированного контроля исполнения документов;

Методы исследования. Общенаучные, аналитические, а так же техники индукции – дедукции, наблюдения и мониторинга.

Структура исследования. Структура данного исследования состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Заключение:

Заключение

Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Но потому как сегодня, в национальной правовой системе процедура экспертизы подлинности, доказательства в суде, система регистрации подписей (подписи физического лица на паспорте) и печатей применима пока только к документам на бумажных носителях.

Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

• после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

• документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

• система должна защищать хранимые в ней документы от каких-либо изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица — сотрудники служб ДОУ или IТ, в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

В нашем веке уже существуют автоматизированный системы контроля такие как: Company Media, LanDocs, Optima Workflow, БОСС-Референт, ДЕЛО и АСКИД.

Фрагмент текста работы:

Часть 1 Автоматизированный контроль исполнения документов

1.1 Понятие и природа автоматизации контроля исполнения документов

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом. Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов .

Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

 после регистрации информационного материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

 документу устанавливается срок хранения, соответствующий требованиям законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);