Контрольная работа на тему Автоматизированные системы делопроизводства.

Содержание:

СОДЕРЖАНИЕ 1

ВВЕДЕНИЕ 2

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ 4

1.1 Основы автоматизации делопроизводства 4

1.2 Ключевые особенности системы автоматизации офиса 6

1.3 Системы для автоматизации современного офиса 10

2. Сравнительный анализ автоматизированных систем делопроизводства 14

2.1 Классификация автоматизированных систем делопроизводства 14

2.2 Анализ систем автоматизации документационного обеспечения управления, предлагаемых на российском рынке для органов государственной власти, организаций и предприятий 22

2.3 Сравнение систем по функциональным характеристикам 31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 36

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ 38

Введение:

Автоматизация офиса — это процесс самостоятельного наблюдения за потоком данных без вмешательства человека, неточностей и ошибок. Это процесс использования инструмента автоматизации для создания, сбора, хранения, анализа и обмена конфиденциальными офисными данными, которые необходимы для эффективного выполнения основных повседневных рутинных задач и процессов.

Технологии оказали серьезное влияние на повседневную работу офисных администраторов. Электронные письма заменили заметки, общие диски покончили с картотечными шкафами, а биометрические данные заменили штампы в табелях учета рабочего времени. Многие предприятия думают, что они достигли нирваны автоматизации делопроизводства, просто отказавшись от бумаги.

Использование онлайн-форм и отправка приглашений в Календарь Google могут означать, что офис избавился от бумаги, но это не означает, что он автоматизирован.

Выполнение работы в электронном виде не означает, что офис автоматизирован. Для этого необходимо автоматизировать процессы. Изучение данной темы актуально в настоящее время.

Система автоматизации делопроизводства — это инструмент, который позволяет данным перемещаться из одной системы в другую самостоятельно без вмешательства человека и неточностей. Эти инструменты помогают организациям безопасно собирать, управлять и анализировать данные для выполнения повседневных задач и процессов. Он оптимизирует и автоматизирует существующие бизнес-процессы и процедуры.

Цель исследования: провести анализ систем автоматизации делопроизводства.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1) Изучить основы автоматизации делопроизводства.

2) Изучить аспекты автоматизации современного офиса

3) Провести сравнительный анализ систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

Поскольку современный мир продолжает смело шагать вперед в развивающийся информационный век, автоматизация стала обычным явлением практически во всех аспектах повседневной жизни. Хотя некоторые опасаются этого изменения, опасаясь, что компьютеры и машины полностью заменят людей в ближайшем будущем, автоматизация в настоящее время играет дополнительную роль. Современное рабочее место действительно процветает благодаря новым технологическим процессам. Эта технология помогает повысить производительность сотрудников и повысить ценность, освобождая их от рутинной и трудоемкой работы.

Заключение:

Недавние технологические достижения сделали возможной автоматизацию традиционных офисных функций, таких как подготовка документов, хранение, поиск, межличностное общение и т. д. С ростом распространенности технологий офисных систем выбор соответствующих технологических компонентов может стать сложной и трудной задачей. . Существует потребность в методологии, помогающей в выборе компонентов офисных систем на основе потребностей конкретной операционной среды. В этой статье мы предлагаем структурировать проблему выбора иерархически, с верхним уровнем, представляющим единую общую цель, промежуточным уровнем (ами), представляющими потребности пользователей, и нижним уровнем, представляющим жизнеспособный набор кандидатов на альтернативную должность. системы, подлежащие оценке. Используется недавно разработанный метод, называемый аналитическими иерархиями, и представлено тематическое исследование, иллюстрирующее, как этот метод можно использовать при выборе компонентов офисных систем.

В ходе выполнения данного анализа рассмотрено 14 программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Из них отобраны три специализированные системы САДД как наиболее полно отражающие процессы отечественного делопроизводства и документооборота.

Подробный анализ программных систем Дело-96, LanDocs и Золушка проводился с точки зрения функциональной полноты (117 основных функций), программной реализации и стоимостных показателей. По характеристикам программной реализации все системы принадлежат к одной «весовой категории» и представляют собой законченные программные решения для автоматизации процессов делопроизводства включая все стадии жизненного цикла документов от регистрации до списания в дело и размещения в архив организации. Достоинствами систем являются полная универсальность и применимость в любых организациях. Основная область применения систем — делопроизводство государственных организаций.

Все системы имеют сходные характеристики, удовлетворяют основным требованиям по применяемым базовым информационным технологиям: системы принадлежат к классу систем клиент-сервер, для каждой из них реализована возможность работы по технологии Интернет / интранет. По заявлению разработчиков систем эти базовые принципы будут развиваться в необходимых направлениях, в частности, создания и ведения электронных архивов документов, использования полнотекстовых систем поиска.

Системы Дело-96 и LanDocs имеют возможности прямого доступа к информации, хранящейся в промышленных реляционных СУБД (Oracle, Informix, Sybase и др.). Система Золушка в версии корпоративной системы использует встроенные средства и форматы системы Lotus Notes для хранения информации о документе (при необходимости организации доступа к документам, находящимся в реляционных базах данных можно использовать специальные средства интеграции типа NotesPump или MQ/Series). Ориентация системы Lotus Notes на «западную» технологию процессов документооборота снижает эффективность ее применения в отечественных государственных учреждениях.

Фрагмент текста работы:

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ

1.1 Основы автоматизации делопроизводства

В сегодняшнюю цифровую эпоху системы автоматизации офиса предлагают множество преимуществ для организаций любого размера. Мощные системы автоматизации делопроизводства сокращают объем ручного труда и позволяют хранить большие объемы данных на небольшом пространстве. Они не только оптимизируют повседневные задачи, но и ускоряют поиск информации. Кроме того, эти инструменты улучшают видимость процессов и помогают компаниям легко выявлять узкие места.

Все больше организаций обращаются к автоматизации на рабочем месте, чтобы повысить производительность и снизить затраты. Многие из этих организаций знают о преимуществах автоматизации, загрузив некоторые приложения или программное обеспечение, которые автоматизируют одну или несколько офисных задач. Однако это не означает, что организация достигла автоматизации. Полномасштабная автоматизация достигается за счет внедрения системы автоматизации делопроизводства.

Система состоит как из аппаратных, так и программных решений, которые позволяют передавать данные между системами без участия или вмешательства человека. Автоматизация офиса облегчает организационную рабочую нагрузку за счет упрощения и автоматизации таких процессов, как бухгалтерский учет, управление данными, обучение, управление объектами и различные административные задачи[2].

Система автоматизации делопроизводства — это не просто отказ от бумаги. Например, ведение всех рабочих продуктов и переписки с клиентами в системе управления документами. Тем не менее, система автоматизации делопроизводства предлагает организациям гораздо больше, чем экологичность за счет сокращения бумаги. Это мощный инструмент, который можно использовать для устранения ручных процессов, выявления неэффективных рабочих процессов и облегчения принятия обоснованных решений.